紙質檔案與電子檔案的互動發展研究

文/丁曉陽

一、紙質檔案與電子檔案的互動發展

(一)紙質檔案與電子檔案的并存背景

紙質檔案是一種傳統的信息記錄方式，在檔案的記錄過程中其以紙張作為載體，具有信息與載體的依附性、存儲介質的耐久性等多個方面的特點。紙質檔案早在我國東漢年間就有出現，其在一定程度上代表了我國檔案發展的悠久歷史，在信息記錄與傳遞上發揮著不可忽視的重要作用。而電子檔案是在電子信息技術發展的推動下逐步形成的，這種檔案在信息的記錄上多是以光盤、U盤等特定的介質作為載體，相對于傳統的紙質檔案，電子檔案在儲存方式與內容、信息量上更加豐富，不僅節約了紙質資源，同時還有利于后期的管理與運用，具有紙質檔案所不可取代的優勢與特點。因此，在當今時代背景下，越來越多的組織、個人都傾向于使用電子檔案，這在一定程度上預示著紙質檔案的淘汰。

但是在檔案行業發展、檔案管理工作開展的過程中，紙質檔案與電子檔案依然處于一個并存的狀態。由于兩種類型的檔案在屬性與特點上的不同，也決定了兩者會處于一個相互依存的體系之中，既相互兼容，同時更處于一種協調推進的狀態之中。另外，在檔案管理工作中，不僅要加強對電子檔案的管理，同時更應該注重對于紙質檔案的保存，紙質檔案上往往記載著更為悠久與值得借鑒的信息資料。

(二)紙質檔案與電子檔案的互動發展

在當前社會，我們既應該鼓勵電子檔案的運用與管理，利用其在信息處理、服務、利用等多個方面的優勢。同時還應該看到電子檔案在真實性、耐久性、安全性等方面存在的問題與缺陷，在充分認知的同時，鼓勵并且推進紙質檔案與電子檔案的互動發展。

為了實現這一目標，應該推動電子檔案與紙質檔案的開發與利用，積極做好管理等相關工作，盡全力推動電子檔案、紙質檔案的共存共榮與優勢互補，這樣才能進一步提高我國檔案事業發展的水平與檔案運用的價值。

二、紙質檔案與電子檔案的共同管理建議

電子檔案與紙質檔案的活動發展不能脫離有效的管理模式、管理對策與方法。對此，可以在采取“雙套制”管理模式的基礎上，建立合理且針對的管理機制，全面推進紙質檔案與電子檔案共同管理工作的有序開展。

(一)推動“雙套制”管理模式的實行

“雙套制”管理模式指的是對電子檔案與紙質檔案實施同時性的提交、保存與歸檔工作。在紙質檔案與電子檔案共同存在、互動發展的現階段，“雙套制”的運用提高了對這兩種檔案在管理上的重視程度，以公平公正的態度與方法，在結合檔案自身特點的基礎上構建了具有針對性、實用性的管理系統，有利于開展分別操作與保管、利用等活動。

在實施“雙套制”的基礎上，還應該注重電子檔案與紙質檔案的有效銜接，構建較為暢通的渠道實現不同類型檔案的靈活轉換，使得電子檔案中一些需要長期保存與維護歸檔的檔案能夠從“電子”活躍到“紙上”；也使得紙質檔案中一些利用頻率較高、共享需求較為強烈的內容能夠移植到“電子”平臺上。

(二)對檔案保管的設施進行全面改進與調整

在紙質檔案與電子檔案保存、管理的過程中，保存管理條件與設施的優化直接影響到了兩種檔案在管理上的完整性、安全性。由于紙質檔案、電子檔案的載體、特點等多個方面的性質都有著明顯的差異，也應該對原有的設施進行全方面的優化與改進，這樣才能保證共存、互動發展的整體水平。

例如對于紙質檔案的管理，應該將“件”作為基礎管理單位，認識到其在信息量上、總體數量等方面的特點，重點解決紙質檔案在管理空間不足、管理工作繁瑣上的情況；對于電子檔案的管理則應該認識到其一般是由光盤、云空間、U盤等介質為主，需要存放的空間較小，但是需要保證設備的安全性，提高技術力量。

(三)建立混合文件管理系統實現集成管理功能

混合文件管理系統是一種融合了紙質檔案儲存管理與電子檔案儲存管理的系統，對于發揮集成化的管理功能具有重要意義。在當前電子檔案與紙質檔案并存、互動的背景下，應通過混合文件管理系統的建立、統一分配標準的確定等來保證電子檔案、紙質檔案之間的協調互動。

對此，對于電子檔案與紙質檔案(同一份文件)可以采取相同的檔案號與題名，并且在數據庫中進行較為周詳的記錄，這樣才有利于后期的搜索與運用。在構建系統的基礎上還應該構建集成服務平臺，根據用戶的不同需求來提高文件管理的效果，并建立紙質檔案與電子檔案信息積聚的綜合服務平臺，實現一體化的服務，提高對紙質檔案、電子檔案的綜合運用效果。

三、結論

在今后相當長的一段時間之內，紙質檔案與電子檔案將會長期共存、互動發展，這是由兩種檔案的特點與優劣勢決定。在開展檔案管理工作的過程中，必須要針對性地開展管理工作，在構建機制、確定模式的基礎上實現兩種檔案的長期共存與有效運用。

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