論檔案數(shù)字化管理的優(yōu)勢與弊端

陳 東

渠縣光榮院 四川達(dá)州 635200

論檔案數(shù)字化管理的優(yōu)勢與弊端

陳 東

渠縣光榮院 四川達(dá)州 635200

科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，使得我國電子信息化設(shè)備也逐漸發(fā)展起來。目前，在各個(gè)領(lǐng)域以及企業(yè)之中，數(shù)字化檔案都成為必備之物，直接影響我們的生活與工作。而檔案數(shù)字化管理也需要滿足時(shí)代的要求，通過高科技電子信息技術(shù)，再配合計(jì)算機(jī)軟件技術(shù)，就能夠?qū)崿F(xiàn)檔案數(shù)字化管理。就目前的具體情況來看，檔案數(shù)字化管理還存在其優(yōu)勢與弊端，所以，本文就檔案數(shù)字化管理的優(yōu)勢與弊端進(jìn)行探討，希望能夠?qū)n案數(shù)字化管理有一定的促進(jìn)作用。

檔案；數(shù)字化；優(yōu)勢；弊端

社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，科學(xué)技術(shù)的不斷創(chuàng)新，使得各行各業(yè)都在面臨時(shí)代競爭的挑戰(zhàn)。檔案數(shù)字化管理的出現(xiàn)，在整個(gè)發(fā)展過程中，都體現(xiàn)出數(shù)字化管理的優(yōu)勢與弊端，這需要我們逐一的研究與分析。

一、檔案數(shù)字化管理的優(yōu)勢

（一）不受時(shí)間、空間限制

傳統(tǒng)檔案管理會(huì)受到空間和時(shí)間限制，導(dǎo)致管理上存在諸多不便之處，而數(shù)字化管理模式則打破了空間與時(shí)間的約束。傳統(tǒng)的檔案管理，只有前往特定的場所才可以查看資料，找到特定的管理人員進(jìn)行檔案管理，并且還需要同意之后才可以進(jìn)行查閱。數(shù)字化管理的出現(xiàn)，通過網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，就可以進(jìn)行檔案的保管與查閱，同時(shí)也可以實(shí)現(xiàn)精細(xì)化查找。這樣不但可以節(jié)約時(shí)間，還可以縮減管理人員的工作，降低工作難度。數(shù)字化管理，能夠做好檔案袋歸類、排序以及分檔，可以滿足不同載體上的保存，確保保存的方便性，并且每一個(gè)想要使用檔案的人員，在得到允許之后，就可以直接的進(jìn)行查閱，能夠節(jié)約大量的時(shí)間，最終提高檔案的管理效率，同時(shí)還能實(shí)時(shí)更新資料。完善檔案管理系統(tǒng)，進(jìn)一步簡化操作流程，節(jié)約人力物力財(cái)力，提升工作效率，才能促進(jìn)檔案事業(yè)的發(fā)展。網(wǎng)絡(luò)時(shí)代下，數(shù)字化出現(xiàn)，能夠確保檔案的完整性，對(duì)于檔案的來龍去脈也能更加清楚的掌握[1]。

（二）提高查詢效率

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)飛速發(fā)展，出現(xiàn)大量檔案資源，如果緊緊依靠人工的方式，不但查詢費(fèi)時(shí)費(fèi)力，而且還非常的繁瑣。但是數(shù)字化檔案管理出現(xiàn)之后，查詢者只需要在相關(guān)的頁面上搜索關(guān)鍵詞，就可以獲取想要的信息，極大程度上提升了查詢效率。同時(shí)，檔案管理人員也可以擁有更多的時(shí)間來開展基礎(chǔ)性的工作。所以，數(shù)字化檔案管理的出現(xiàn)，對(duì)于查詢效率的提升才是對(duì)檔案管理事業(yè)發(fā)展的最佳促進(jìn)途徑之一。

（三）增強(qiáng)對(duì)于原始紙質(zhì)檔案的保護(hù)

在實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案數(shù)字化之后，保存原始檔案資料，在工作中需要利用檔案的時(shí)候，都可以利用數(shù)字化的副本來替代原件，這樣可以避免檔案原件的破損，同時(shí)也可以延長原件的保存時(shí)間。特別是針對(duì)歷史久遠(yuǎn)的珍貴材料，數(shù)字化之后，更方便其長久的保存[2]。

二、檔案數(shù)字化管理的弊端

（一）數(shù)字化管理檔案利用率不高

雖然數(shù)字化檔案模式提供了諸多便利，但是在我國整體的利用率依舊偏低。大部分檔案管理依舊選擇傳統(tǒng)的檔案室管理模式，對(duì)于數(shù)字化管理的優(yōu)勢認(rèn)識(shí)度不足，缺少意識(shí)，沒有看到數(shù)字化管理對(duì)于人力與物力的節(jié)約，也沒有看到使用過程中對(duì)于檔案管理的便利性，更沒有看到管理過程中網(wǎng)絡(luò)的豐富資源。歸根究底，還是因?yàn)闄n案管理人員缺少與時(shí)俱進(jìn)的觀念，沒有學(xué)習(xí)新知識(shí)的動(dòng)力。對(duì)于檔案的查詢與分類等工作，依舊選擇人工的方式進(jìn)行。人們的觀念相對(duì)陳舊，并且認(rèn)為檔案只有觸手可及的時(shí)候，才是最有用、最安全的，卻忽視了網(wǎng)絡(luò)會(huì)帶來更多的檔案資源。這樣就會(huì)影響數(shù)字化管理利用率，制約檔案管理工作的持續(xù)開展，同時(shí)也會(huì)阻礙網(wǎng)絡(luò)之中資源的共享。但是電子計(jì)算機(jī)在管理中只限制了簽字以內(nèi)的文字錄入，這樣使得檔案管理受到的阻礙更加的嚴(yán)重，需要浪費(fèi)大量的人力、物力與財(cái)力，這樣難免會(huì)造成雙重的消耗與浪費(fèi)。

（二）受載體的制約性強(qiáng)

電子文件對(duì)于軟硬件設(shè)備存在極強(qiáng)的依賴性，雖然計(jì)算機(jī)儲(chǔ)存的空間較大，但是面對(duì)幾何級(jí)數(shù)的電子文件，其本身也是無窮無盡的，再加上計(jì)算機(jī)軟件更新速度較快，很多早期文件，在當(dāng)前的新軟硬件環(huán)境下依舊無法讀取，就算是同一時(shí)期的電子文件，也可能面臨文件不兼容的現(xiàn)象，這一部分問題就會(huì)影響電子檔案的安全性，甚至?xí)绊懫溆谰玫墓芾怼?/p>

（三）數(shù)字檔案面臨的法律效力問題

檔案作為最原始的記憶，其本身具有一定法律效應(yīng)和憑證作用。但是因?yàn)閿?shù)字檔案本身的特殊性，導(dǎo)致其本身的內(nèi)容極容易被修改，再加上載體與內(nèi)容之間很容易出現(xiàn)分離，這樣就可能面臨真實(shí)性的“信任危機(jī)”。所以，數(shù)字檔案突顯固態(tài)，在法律的面前，就無法成為真正合法的證據(jù)[3]。

三、結(jié)束語

總而言之，隨著時(shí)代的不斷發(fā)展，我國檔案數(shù)字化管理依舊停留在技術(shù)開發(fā)的階段，還需要不斷的探索，才能夠解決電子文件安全方面的問題，進(jìn)行實(shí)現(xiàn)信息資源的共享，建設(shè)完成的檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)。當(dāng)然，這還需要在今后的研究中不斷深入，最終讓檔案數(shù)字化管理能夠真正的落實(shí)下去。

[1]王靜敏.檔案數(shù)字化管理理論與應(yīng)用[J].現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)信息，2017（12）：120.

[2]周潔璇.對(duì)檔案數(shù)字化管理的幾點(diǎn)思考[J].辦公室業(yè)務(wù)，2014（17）：143-144.

[3]孫寧寧.檔案數(shù)字化管理體系建設(shè)問題研究[J].黑龍江史志，2014（03）：121-122.