廣播電視工程檔案收集歸檔的有效策略

文/戴品

近年來，我國廣播電視事業不斷發展，節目類型、形式、播出報道的方式都有了明顯的改善。這一情況的出現，在豐富人們視野的同時也加大了檔案管理人員的工作量，相關的數據信息和資訊不斷增多，如何做好信息的收集歸檔，對資料進行立卷、保管和利用就成為了單位研究的重點。長期以來，我國的廣播電視工程不斷探索檔案管理的新辦法，以質量提高為根本，堅持自主創新和發展，逐漸建立了一整套檔案管理的新方法。

一、工程檔案的前期管理

(一)制度體系是檔案前期管理的基本保證

檔案的收集歸檔是廣播電視工程工作的基礎，要保證工程的順利完工，防止資料的丟失和信息的泄露，就必須根據規范化的制度，落實科學的管理工作。具體而言，各個部門都要履行好自身的職責，對信息和資料進行分類處理和歸檔，按照不同的活動類型進行統計，并按時開展工作，實施程序化控制，確保信息得到及時處理。

(二)前期管理歸納文件與材料

作為最重要的參考依據，廣播電視工程檔案的前期歸檔工作顯得尤為重要，它涉及到工程的建設、處理、具體的施工和設備的維修等等。因此，要做好原始檔案的記錄和歸類，定期向領導匯報工作，規范交接程序和準則，為后期管理工作提供保證。

二、工程檔案的收集歸檔的有效策略

廣播電視工程檔案數量多，各個時間段的工作重點和播出的內容側重點不同，檔案的數據資料也具有非常大的差異。要掌握完整的信息，落實制度化管控，就必須結合實際有效的做好檔案的收集和歸檔。

(一)分類組卷

分類組卷是廣播電視工程檔案收集整理的主要原則，也是對工作人員的技術能力要求非常高的一項工作。由于工程檔案信息較多，在實際管理中必須實施分類處理，解決信息繁雜引起的消息不暢通的問題，并對工程檔案管理進行全面控制，按照不同的類型和內容分類組卷。

具體而言，一是要做好立項和選項，分析當地的綜合情況后，做出簡單的項目審核，分卷進行規劃工作；二是要編制各類文件，形成初期管理圖紙；三是將整理和歸納結合起來，嚴格審查相應的資料，用多組卷的方式進行作業。

(二)案卷排列和編目

對廣播電視工程中的檔案資料進行排序和目錄的編制，能夠保證第一時間做好查詢工作，一旦需要檢索信息，也可以快速完成工作，減少工作量，縮短工作時間。當然，在案卷的排列過程中要以獨立卷為單位，按照順序統一梳理資料，頁號編寫位置和單面書寫的文字材料頁號編在右下角，方便查閱。

(三)工程檔案檢索目錄的填寫

信息技術的推廣和普及，為廣播電視工程檔案的收集歸納工作提出了新的要求，利用信息軟件填寫目錄，可以以單元為單位做好信息的管理，及時做好保存資料的工作，從而減少工作時長。對于案卷目錄的填寫，則要從不同的時期入手，制作規范化模版。模版文件是要對于信息具有專業性的格式，通常是文書格式，經過工作人員的技術性操作，最終形成了文書，讀取的時候是非常的方便，簡單。具體而言，以技術為主導的工程檔案歸檔收集保存資料信息的時間較長，能夠及時的備份信息，防止丟失現象的發生，并自動的進行檢索、核對、維護、校正，確保工作順利開展。

三、結束語

工程檔案管理是一項專業技術很強的工作，主要是保障廣播電視臺資源的保存和后期維護使用。每個階段所形成的文件和資源都是具有效益，所以做好管理和歸納的工作重視程度要不斷加強。對此，相關的工作者要立足根本，耐心、細心的進行作業，解決工程檔案收集歸檔中遇到的各類問題，按照文件的屬性和類型分類組卷，做好數據的編寫工作，及時更新目錄和信息，做好備份處理。針對重要文件，還要建立數據庫，以多重密碼的方式管理檔案，提高辦公化水平。

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