關于提高高校財務檔案利用率的幾點建議

新疆師范大學 晏燦業

關于提高高校財務檔案利用率的幾點建議

新疆師范大學 晏燦業

在高校的各種經濟活動開展過程中，高校的財務檔案有著一定的憑證依據作用。專業性以及技術性的財務檔案利用對于高校的發展過程有著一定的推動作用。對此，在經濟市場不斷的發展過程中，高校要完善自身的財務檔案建設，要與時俱進，要通過科學的方式及手段，不斷的增強現階段高校檔案的整體利用率，為高校的持續發展奠定基礎。對此本文主要探究了高校財務檔案的利用率相關內容，希望可以為今后的高校財務檔案的相關研究提供一定的建議。

高校 財務檔案 利用率

在現階段的發展過程中，如何提高高校檔案的利用率，增強財務檔案的自身價值與效能，是工作的重點內容之一。對此如何利用科學的方式，充分的探究財務檔案的自身價值，提高其整體的利用率是本文主要探究的內容。

一、現階段校財務檔案利用率存在的幾點問題

第一，缺乏重視的問題。在高校的發展過程中，并沒有將財務檔案管理與高校檔案管理融合起來。在進行財務檔案管理過程中缺乏專業的人才，對于財務檔案的管理缺乏系統性與銜接性，在這種管理背景之下，是無法提高整體的財務檔案資源利用率的。

第二，硬件環境的問題。首先，在現階段的高校財務檔案管理過程中，因為高校自身環境以及資金等因素的限制，導致高校的財務檔案在進行移交以及管理過程中缺乏科學性，對此財務檔案的存儲只是通過狹小的庫房開展，缺乏必要的設施，導致檔案容易受到污染、破損等問題；其次，在進行財務檔案的移交過程中，只是單純的更換庫房形式，缺乏科學性。在進行財務檔案的移交與管理過程中，缺乏系統性，并沒有對具體的信息進行詳細的記錄，導致各種財務檔案丟失問題，不利于高校財務檔案的利用。

第三，缺乏科學的財務檔案收集與整理模式。在進行高校財務檔案的整理與收集過程中過于混亂，缺乏科學性，在進行檔案的收集與整理過程中，缺乏詳細的歸納整理，并沒有對檔案進行系統的分類，對于一些具有一定利用價值的財務檔案并沒有進行合理的保管，在一定程度上降低了檔案的整體利用價值。

二、提高高校財務檔案利用率的幾點建議

第一，優化高校財務檔案的整體服務意識與能力。在現階段的社會經濟發展背景之下，要提高對高校財務檔案信息的重要認知。要提高對財務檔案管理、利用的重視，轉變自身的財務檔案管理觀念與意識，要明確財務檔案的自身作用與價值，為相關高校事業的發展與建設奠定基礎，進而有效的促進高校的持續發展。

第二，完善財務檔案管理的相關硬件設施。要想充分的提高高校財務檔案的整體資源利用率，就要增強相關檔案設施的硬件設施的完善。對此要提高對檔案的管理與儲存設施的重視，要提高對檔案管理的信息化建設，匹配相應的檔案管理硬件設施，避免因為設施問題造成的各種財務檔案的丟失、損壞以及污染問題，要全面有效的開展高校財務檔案的研究，充分的發揮財務檔案的自身價值與效能。

第三，科學的進行高校財務檔案管理，提高其整體利用率。首先，在進行相關財務檔案的管理過程中，要遵循科學的、合理的管理準則，要把現階段的高校財務部門與檔案部門整合起來，明確具體的工作內容與責任，要保證財務檔案原件的整體完整性原則；在進行相關財務檔案資源的使用過程中，要對其進行明確的管理與規定，要具有一定的保密意識，避免財務檔案的丟失與損壞等問題的出現，要充分的挖掘財務檔案的內涵與價值，充分的提高財務檔案的整體利用率。

其次，要遵循相關法律法規，綜合高校的具體狀況，構建完善的制度與規定，構建系統的高校財務檔案資源研究制度。對此要對財務檔案的借閱、財務檔案的查詢以及財務檔案的保密等制度進行完善，要明確具體的責任與義務；在進行相關財務檔案的借閱與使用過程直中，要簽字登記、避免財務檔案原件外借等問題，對于一些隸屬于財務保密范疇之內的檔案要進行嚴格管理。

再次，要對財務檔案進行電子化管理。在進行電子財務檔案的利用與管理過程中，要制定具體的財務管理規定與制度，避免隨意借閱等問題的產生。同時在進行電子財務檔案的管理過程中，要設置專門的電算化管理負責人，踐行電子檔案以及紙質共同管理模式，要根據具體的財務檔案機密程度進行適當的利用。

最后，提高對高校財務檔案管理人才的培訓與管理，通過崗位培訓等方式，增強整體的管理質量與水平，在本質上保證高校財務檔案的完整性，繼而有效的提供高校財務檔案管理的整體質量。

第四，優化高校財務檔案的整體質量與時效性。高校財務檔案的收集與管理過程中要保證其嚴謹性，避免各種混雜問題的產生：要對其具體價值進行鑒定歸納，要明確具體的負責人，有針對性的進行相關財務信息的收集與整理，要根據具體的財務項目以及相關科目進系統的整理，要保證財務檔案信息的系統性、清晰性，要避免相關財務信息整理過程中的盲目性。

第五，系統保證，全面利用。在高校的財務檔案管理過程中，因為各種客觀因素的存在導致高校的財務檔案管理與利用呈現一個消極的過程，對此在今后的使用過程中，要盡可能的提高財務檔案的保管措施、提高財務檔案的安全性以及保密性。在現階段的發展過程中，要想充分的提高高校財務檔案管理的有效性，盡可能的提高財務檔案的資源利用率，就要規范現階段的財務管理方式，構建一個具有現代化的管理系統。對此要做到以下幾點：首先，要善用信息技術以及計算機技術，通過計算機系統的檢索以及編制功能，系統的利用高效財務檔案，提高利用的整體質量以及精準性；其次，要基于高校財務部門的具體狀況以及相關經濟發展狀況，明確自身的發展方向以及目標，繼而有效的進行相關財務檔案的利用；最后，在高校進行校外經濟開展過程中，要保證其系統性，要對其進行規范，要把相關財務檔案資料進行合理的編制與管理，根據內容的區別對其進系統的歸納，把具體的合同、協議以及相關原始憑證等進行統一管理與歸檔，實現高效財務檔案管理的資源共享，為高校自身的財務管理提供一定的參考與決策作用。

三、結束語

在現階段的高校財務檔案管理過程中，要正視存在的問題，通過科學的方式對其進行系統的規范，有效的促進高校的經濟活動開展，為相關財務決策提供各種信息支持。對此要通過相關管理制度的完善與優化，對現有高校的財務檔案的硬件設施進行完善，通過各種現代的財務管理與利用方式，全面的提高整體的財務檔案利用率，進而為高校的持續發展奠定基礎。

[1]原源,鄧菀菁,李昕.對高校財務檔案管理工作的思考[J].經濟師,2016,01：247-248+251

[2]溫曉云.關于提高高校財務檔案利用率的幾點建議[J].經濟師,2009,04：110-111