醫(yī)院信息設(shè)備管理審計(jì)探索

浙江省新昌縣人民醫(yī)院 毛曉文

醫(yī)院信息設(shè)備管理審計(jì)探索

浙江省新昌縣人民醫(yī)院 毛曉文

當(dāng)前，在社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展下，信息技術(shù)成為了推動(dòng)醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展的關(guān)鍵所在，并且在諸多國(guó)家政策與引導(dǎo)下，越來(lái)越多的醫(yī)院實(shí)施醫(yī)院信息設(shè)備管理，在實(shí)踐中，信息設(shè)備對(duì)于提高醫(yī)療服務(wù)效率和效果十分明顯。但是，信息設(shè)備在管理中還存在諸多問(wèn)題。為加強(qiáng)對(duì)醫(yī)院信息設(shè)備管理情況的分析與了解，筆者結(jié)合對(duì)信息設(shè)備管理的認(rèn)識(shí)，并以浙江某醫(yī)院的實(shí)踐操作加以分析，旨在推動(dòng)醫(yī)院信息設(shè)備管理的有序發(fā)展與創(chuàng)新進(jìn)步。

醫(yī)院 信息設(shè)備 管理 審計(jì) 完善措施

隨著醫(yī)院規(guī)模的不斷擴(kuò)大，信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展，金額大、分布廣是信息設(shè)備的特點(diǎn)。如何對(duì)如此龐大的信息設(shè)備進(jìn)行確認(rèn)，并在確保醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量的同時(shí)，提高工作效率，同時(shí)節(jié)省醫(yī)院信息化成本，某醫(yī)院開(kāi)展了信息設(shè)備管理情況的審計(jì)。

一、醫(yī)院信息設(shè)備與管理

醫(yī)院信息設(shè)備概念：指在醫(yī)院信息系統(tǒng)建設(shè)過(guò)程中所涉及的有關(guān)設(shè)備和其他醫(yī)療、辦公和科研工作中使用的電腦設(shè)備，包括：一是計(jì)算機(jī)及其外部設(shè)備：計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、不間斷電源、掃描儀、條碼閱讀器、IC卡閱讀器、磁帶機(jī)、光盤(pán)刻錄機(jī)等。二是服務(wù)器及網(wǎng)絡(luò)設(shè)備：服務(wù)器、機(jī)柜、交換機(jī)、路由器、收發(fā)器等。其管理部門(mén)為物資供應(yīng)科、信息科等。物資供應(yīng)科負(fù)責(zé)對(duì)全院信息設(shè)備的采購(gòu)。信息科負(fù)責(zé)對(duì)全院信息設(shè)備的維護(hù)和維修。通過(guò)健全較為完善的信息設(shè)備管理制度，制定信息設(shè)備采購(gòu)、驗(yàn)收、入庫(kù)、發(fā)放、報(bào)廢制度和工作制度。信息設(shè)備管理規(guī)定和計(jì)算機(jī)使用管理規(guī)定等制度，合理配置了資源，有計(jì)劃并按規(guī)范程序采購(gòu)信息設(shè)備。

二、醫(yī)院信息設(shè)備管理中存在的問(wèn)題

一是計(jì)算機(jī)軟件故障后未及時(shí)維護(hù)或更新。二是信息設(shè)備資產(chǎn)的清查盤(pán)點(diǎn)制度執(zhí)行不到位。三是信息設(shè)備歸檔資料欠完整。四是對(duì)財(cái)產(chǎn)管理部門(mén)使用的計(jì)算機(jī)軟件維護(hù)或更新不夠重視。五是固定資產(chǎn)盤(pán)點(diǎn)制度形同虛設(shè)。六是職能科室與業(yè)務(wù)科室缺乏指導(dǎo)溝通。七是部分人員思想上欠重視，行動(dòng)上有疏忽。

三、醫(yī)院信息設(shè)備管理審計(jì)的主要內(nèi)容及方法

為分析醫(yī)院信息設(shè)備管理中存在的薄弱環(huán)節(jié)，提高其使用效益和應(yīng)用水平，充分發(fā)揮現(xiàn)代信息技術(shù)的作用。某醫(yī)院信息設(shè)備管理情況審計(jì)主要對(duì)信息設(shè)備的購(gòu)置、使用、保管、處置進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，優(yōu)化信息設(shè)備的配置，提高設(shè)備的使用效益。結(jié)合審前調(diào)查，審計(jì)重點(diǎn)內(nèi)容為如下五方面：

(1)是否建有信息設(shè)備管理部門(mén)工作制度，信息設(shè)備管理規(guī)定及相應(yīng)的管理制度。審計(jì)方法：查閱醫(yī)院是否建立相關(guān)規(guī)章制度，且執(zhí)行是否基本有效。

(2)是否按照信息設(shè)備的定義和范圍分類，按固定資產(chǎn)管理規(guī)定建立資產(chǎn)臺(tái)賬，并賬物相符。審計(jì)方法：查閱各科室設(shè)備臺(tái)賬，聯(lián)合財(cái)務(wù)與信息設(shè)備管理科室對(duì)各科設(shè)備實(shí)物進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)，對(duì)醫(yī)院信息設(shè)備總賬與明細(xì)賬進(jìn)行核對(duì)，財(cái)務(wù)賬與設(shè)備管理科室賬面進(jìn)行核對(duì)。

(3)是否按計(jì)劃采購(gòu)，按規(guī)定程序?qū)徟?、招投?biāo)、簽訂合同，其資料是否完整，并及時(shí)歸檔。審計(jì)方法：審核信息設(shè)備檔案資料，查看對(duì)應(yīng)納入政府采購(gòu)管理的設(shè)備是否都通過(guò)縣招投標(biāo)中心，定點(diǎn)采購(gòu)、詢價(jià)采購(gòu)或公開(kāi)招標(biāo)。采購(gòu)前，是否由使用科室提出申請(qǐng)并填寫(xiě)《醫(yī)院電腦、打印機(jī)購(gòu)置申請(qǐng)論證表》，由信息科負(fù)責(zé)提出配置的技術(shù)參數(shù)及參考價(jià)格，報(bào)分管院長(zhǎng)、院長(zhǎng)審批后，由物資供應(yīng)科負(fù)責(zé)采購(gòu)、簽訂合同、驗(yàn)收等手續(xù)。信息設(shè)備歸檔資料是否有醫(yī)院購(gòu)置申請(qǐng)論證表，政府采購(gòu)申請(qǐng)表和政府采購(gòu)驗(yàn)收結(jié)算書(shū)，有購(gòu)銷合同、設(shè)備驗(yàn)收?qǐng)?bào)告和入、出庫(kù)單等。

(4)信息設(shè)備購(gòu)置后的驗(yàn)收、使用、保管、處置是否規(guī)范，制度執(zhí)行和管理是否到位。審計(jì)方法：審查驗(yàn)收時(shí)技術(shù)人員核對(duì)儀器設(shè)備名稱、規(guī)格型號(hào)、出廠日期、到貨日期、安裝日期、調(diào)試日期；采購(gòu)部門(mén)按銷售合同約定的內(nèi)容核對(duì)數(shù)量與實(shí)物；驗(yàn)收完畢出具醫(yī)院儀器設(shè)備驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，并由物資供應(yīng)科辦理“醫(yī)療器械-固定資產(chǎn)入庫(kù)單”等相關(guān)手續(xù)；是否按照《行政事業(yè)單位國(guó)有資產(chǎn)處置暫行辦法》進(jìn)行處置。

(5)信息設(shè)備維護(hù)和維修是否及時(shí)，記錄是否完整。

四、醫(yī)院信息設(shè)備管理的完善措施

(一)完善管理機(jī)構(gòu)，健全內(nèi)控制度

信息設(shè)備管理是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，它不僅是一項(xiàng)包括計(jì)劃、購(gòu)置、使用、處置等各個(gè)環(huán)節(jié)的管理，更需要建立有效的管理機(jī)制加強(qiáng)管理。為此建議：調(diào)整醫(yī)院資產(chǎn)管理領(lǐng)導(dǎo)小組和職責(zé)；設(shè)置固定資產(chǎn)日常管理流程圖和固定資產(chǎn)管理工作流程。

(二)依托現(xiàn)代信息技術(shù)手段，實(shí)現(xiàn)固定資產(chǎn)的動(dòng)態(tài)管理

一是對(duì)現(xiàn)有信息設(shè)備（其它固定資產(chǎn)）計(jì)算機(jī)軟件進(jìn)行更新升級(jí)，改進(jìn)存在缺陷；二是借助現(xiàn)有網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，引進(jìn)或開(kāi)發(fā)適用醫(yī)院資產(chǎn)管理軟件，使財(cái)務(wù)賬、固定資產(chǎn)臺(tái)賬與采集的實(shí)物信息能進(jìn)行電算化比對(duì)，減少錯(cuò)誤率和避免因兩種賬簿登記時(shí)間不同而引起存量不實(shí)，從真正意義上做到賬、卡、物相符；三是可引進(jìn)固定資產(chǎn)條形碼管理信息系統(tǒng)，對(duì)固定資產(chǎn)進(jìn)行單件管理。在實(shí)施前，組織相關(guān)人員對(duì)全院現(xiàn)有信息設(shè)備（其它固定資產(chǎn)）進(jìn)行一次徹底清查、摸清家底，使醫(yī)院資產(chǎn)管理更規(guī)范有序。

(三)加強(qiáng)固定資產(chǎn)的財(cái)務(wù)處理和成本核算機(jī)制

醫(yī)院對(duì)固定資產(chǎn)基本實(shí)行了成本核算，在此基礎(chǔ)上要完善固定資產(chǎn)財(cái)務(wù)管理和成本核算機(jī)制，促進(jìn)科室重視對(duì)固定資產(chǎn)的管理和利用，樹(shù)立起投資要有回報(bào)，占用資金要繳費(fèi)的成本意識(shí)。對(duì)閑置和報(bào)廢的固定資產(chǎn)及時(shí)調(diào)撥和處理。要保證固定資產(chǎn)及時(shí)得到維護(hù)、更新，解決因醫(yī)院固定資產(chǎn)品種多、數(shù)量大、分布廣不易清查而出現(xiàn)資產(chǎn)不實(shí)、家底不清。要用經(jīng)濟(jì)杠桿調(diào)節(jié)醫(yī)院資金的投向、投量，提高固定資產(chǎn)管理效益。

(四)加大培訓(xùn)力度，提高固定資產(chǎn)管理人員素質(zhì)

加強(qiáng)醫(yī)院固定資產(chǎn)管理人員隊(duì)伍建設(shè)，提高固定資產(chǎn)管理隊(duì)伍整體素質(zhì)，是提高醫(yī)院固定資產(chǎn)使用頻率，確保資產(chǎn)保值、增值，防止國(guó)有資產(chǎn)流失的保證。醫(yī)院要重視對(duì)固定資產(chǎn)管理人員隊(duì)伍建設(shè)，要進(jìn)行針對(duì)性、適應(yīng)性的短期培訓(xùn)，不斷提高他們的業(yè)務(wù)能力和管理水平，熟練運(yùn)用固定資產(chǎn)的采購(gòu)、增加、領(lǐng)用、轉(zhuǎn)移、報(bào)損、盤(pán)點(diǎn)、處置、審批等管理與核算知識(shí)；對(duì)于財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)除了要求熟練掌握固定資產(chǎn)相關(guān)業(yè)務(wù)的核算，還要掌握固定資產(chǎn)相關(guān)知識(shí)；對(duì)于科室使用人員要求掌握固定資產(chǎn)的簡(jiǎn)單核算知識(shí)。從而有效的規(guī)范醫(yī)院的資產(chǎn)管理工作。

五、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，在當(dāng)前社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展下，醫(yī)院信息設(shè)備管理備受關(guān)注，尤其在信息技術(shù)來(lái)臨之后，醫(yī)院信息設(shè)備管理成為了領(lǐng)導(dǎo)人員的重點(diǎn)工作。其中在醫(yī)院信息設(shè)備管理審計(jì)中，因?yàn)槭艿街T多因素的影響，導(dǎo)致其中所存在的問(wèn)題不斷，從根本上阻礙了醫(yī)院信息設(shè)備管理的有序發(fā)展與進(jìn)步。面對(duì)這種情況，需要在新形勢(shì)下對(duì)醫(yī)院信息設(shè)備管理審計(jì)問(wèn)題加以分析，并提出解決措施與分析，推動(dòng)醫(yī)院信息設(shè)備管理審計(jì)工作的創(chuàng)新發(fā)展與可持續(xù)進(jìn)步。