高校電子政務建設與檔案信息化建設的互動

周麗娜

摘 要 當前乃是信息化時代，諸多領域的工作均呈現出電子化、信息化的發展趨勢，高校也不例外，其政務建設與檔案管理均向著電子化的方向發展，并且二者之間呈現出相互促進、相互影響的良好關系。可以說，二者各有其優勢，只有二者實現良性互動，才能真正發揮出其自身優勢，為高校的發展提供全方面的服務。本文從電子政務建設、檔案信息化建設兩個方面入手，試探究其互動關系的形成。

【關鍵詞】高校 電子政務建設 檔案信息化建設 互動關系

所謂電子政務，又有電子政務的別稱，由社會政府機構使用網絡技術來建設網站、研發APP，使政府其他部門、企業以及普通人可以從中獲得信息。高校作為政府工作中的一個重要方面，其日常工作的展開離不開地方政府的指引，電子政務的存在使得高校可以更加便利地獲取信息，進而更加科學地開展工作。而檔案管理與之有著非常密切的聯系，信息化檔案管理工作可以與電子政務相互補充、相互促進，為電子政務建設提供巨大的保障。因此，高校將檔案信息化建設與電子政務建設融合在一起，是非常必要的。

1 二者之間的關系

無論是電子政務的建設，還是檔案信息化管理的建設，二者之間都存在著極為密切的聯系，若要推動電子政務不斷發展，必須要有檔案信息化作為保障，原因在于電子政務建設離不開大量數據與信息的支持，高校的檔案恰好是一種擁有各種數據信息的龐大資源庫，電子政務可以從中獲取大量的信息并加以整合利用，如果缺少了檔案信息化所提供的信息支持，電子政務將會成為“空中樓閣”，不再具有存在的意義。與之相對的是，檔案信息化的建設也需要電子政務向其中融入，這樣可以確保檔案在使用上更加便利，相關人員不必花費大量的時間精力進行紙質檔案的查詢，其工作效率必然會大大提高。

2 如何促進二者之間的互動

2.1 在高校檔案管理中融入電子政務建設

（1）當今社會節奏不斷加快，人們無論從事任何工作，都要求節約時間、簡化流程、盡可能地“省事”，高校檔案管理與電子政務建設也是如此。在檔案信息化中融入電子政務，可以使高校在檔案查找上更加方便、快速，高校也會因此提高工作效率。在檔案信息化建設中，工作人員可以通過設置權限來進行檔案管理工作，即使工作人員不在校園內網中登錄，也可以從外網中利用自身的權限進行信息查詢，這無疑有助于工作任務的完成和工作負擔的減輕。

（2）電子政務有利于高校學生檔案接收近現代化管理。相較于傳統的檔案管理，現代化的檔案管理無疑具有更高的工作效率，工作人員不必困在固定的場所即可完成工作任務，工作場景的改變使得既往枯燥乏味的工作流程出現了改變，工作人員即使面對同樣的工作內容，也能保持原有的工作效率，更是工作效率得到提高。

（3）檔案一般接受嚴格的監控，其流向極為嚴謹，需要經過多重的等級，傳統檔案管理均為手工記錄方式，工作人員即使耗費大量時間精力也有可能出現錯誤。而檔案管理的信息化，可以解決上述問題，電子政務的融入使得檔案管理具備了自動催促還回等多長功能，借走檔案的人員可以及時歸還檔案。

（4）電子政務的融入有助于豐富檔案內容。高校檔案部門實際上保存了許多記錄學校教學過程的資源，這些檔案信息在最初可能僅僅記錄了關于教學的信息資源，而在電子政務融入之后，高校檔案資源將會擴展其記錄范圍，將科研工作的相關信息業記錄在檔案中，甚至一些學生工作信息也被納入到信息化檔案管理的記錄范圍之中，最終形成種類齊全、內容全面的資源信息庫。

（5）電子政務為高校檔案研究提供了便利，工作人員借助電子政務系統可以輕松找到自己所需要的檔案，查詢并使用檔案信息，第一時間獲得檔案的最新動態。當然，也正是因為檔案的信息化，使得人們的思路得到拓寬，不再囿于當初有限的檔案資源，所以在一定程度上促進了思維的創新。

2.2 在電子政務建設中融入檔案信息化管理

2.2.1 高校推行檔案信息化管理，可以確保電子政務的正常運行

高校檔案實質上是電子政務進行的基本保障，電子政務在運行過程中產生的信息可以作為高校檔案的信息資源，而高校信息化檔案則是這些資源的集合處，電子政務系統有需要時便從高校檔案庫中進行數據調取。高校信息化檔案原本是單純的文字，將其融入電子政務之中，出于建設電子政務的需要，需要在檔案中加入圖像、聲音等多媒體信息，這無疑從另一個層面豐富了檔案信息，促進了電子政務管理的全面性。

2.2.2 檔案信息化在電子政務中的融入使得既往電子政務中存在的信息共享問題得到了切實的解決

檔案信息這種重要資源具有常人難以想象的重要價值，而這種價值的實現形式便是“充分利用”，檔案信息化使得檔案信息可以最大限度地被共享，電子政務可以李立勇檔案資源，使其與社會其他資源無縫連接，實現人力、物力、財力的優化配置，檔案信息化在電子政務的影響下可以實現最大增值。以筆者所在高校為例，某教師便利用了檔案信息的共享開展教學與科研工作，其他同院系的教師則對學校的行政方式與組織結構進行了改變，學校檔案部門逐漸向著網絡組織的形式發展，真各個學校在辦事流程上更加透明，辦事程序上更加暢通，人員上更加合理，財力、物力與人力都得以節約。

3 結語

電子政務、高校檔案信息化這二者之間存在著相互聯系、相互促進的密切聯系，工作人員應該在電子政務中融入檔案信息化建設，在檔案管理中融入電子政務建設，如此可以提高高校工作效率，實現二者的共贏發展。

參考文獻

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作者單位

南陽醫學高等專科學校 河南省南陽市 473000