企業協同辦公平臺與ERP系統集成初探

張金龍+高永兵

摘 要：信息化在人類生產、生活活動中起到越來越重要的作用，尤其在現代企業各個方面管理中得到體現。企業建設各種信息管理系統，業務區塊及差異化需求往往導致信息資源分布在不同的信息系統中無法整合利用，出現信息孤島現象。這已成為企業信息化進步發展的障礙。文章描述企業兩套信息管理系統即協同辦公平臺和ERP系統集成的研究現狀，對集成方式，集成后優點進行了探究，表明了該集成對于有關企業的必要性和迫切性。

關鍵詞：協同辦公平臺；ERP；管理系統集成

引言

企業協同辦公平臺是最新一代辦公自動化（Office Automation， OA）系統，是實現企業智能化辦公的系統。企業資源計劃系統（Enterprise Resource Planning， ERP）是對企業中物流、制造、分銷、財務等核心業務流程全面集成的信息管理系統。通過ERP系統企業可以實現對供應鏈的全方位管理。這兩套系統提供各自獨立的功能，協同辦公平臺側重于日常辦公信息傳遞審批，ERP側重于企業內部資源之間的信息交換。在企業中，完成某業務全流程需要在兩個系統中頻繁地切換才能完成。此外，尚未進行集成整合前，兩系統的數據需要手工方式切換、復制和傳遞。為了減少頻繁切換系統，進一步提高工作效率，同時避免數據的重復輸入以及減少手工錄入差錯，在同時具有協同辦公平臺和ERP系統的企業中就產生了OA系統與ERP系統集成的迫切需求。

1 研究現狀

從90年代開始，西方國家ERP系統的管理范圍不斷發展擴大。不僅對現有的管理模塊進行優化，還將企業的采購、生產、銷售、日常辦公等業務以及企業之間的商務環節納入進來。從這點看來，ERP系統未來發展的重點就是實現多產品間的集成整合，實現覆蓋企業業務全流程的強大功能。例如把協同辦公平臺處理的日常辦公審批擴展到ERP系統的管理模塊中去，使得ERP對企業的大多數工作進行管理，企業業務全流程管理得以實現[1]。

在國內企業實際運用中，協同辦公平臺與ERP系統往往是兩套獨立運行的系統。兩系統的設立目的和承擔任務截然不同。企業強烈希望兩者整合集成后，將合同評審、采購、預算借款、報賬、付款、財務憑證生成、銀行付款的全流程業務可以無縫貫穿兩個系統，進行一體化和自動化管理。這樣做不僅提高了工作效率，而且解決了ERP系統審批過程過于簡單，企業多維度審批層次結構監管得不到體現的嚴重問題。

2 企業協同辦公平臺-ERP系統集成方式

從實現的技術模式角度來看，目前常見的企業協同辦公平臺-ERP系統集成方式可分為三類：

（1）基于中間表的互訪方式。建立中間緩沖表，必須將兩個系統的共享數據用相同數據模型存儲，實現不同系統間的數據互訪。但這種方式的數據一致性和實時性差，勢必影響系統的擴展性和靈活性，影響企業業務快速開展。

（2）基于應用程序接口（Application Programming Interface，API）的封裝集成方式。運用兩套系統中各自提供的函數和API訪問底層數據庫，實現系統間數據傳遞和互訪。

（3）第三種集成方式就是面向服務架構（Service-Oriented Architecture，SOA）方式。對于原系統數據具有安全性和邏輯安全性，實現系統之間的松耦合集成，方便系統流程的重組和優化[2]。

3 企業協同辦公平臺-ERP系統集成后優點

3.1 保護了企業現有的IT基礎建設投資

目前將現有軟件管理系統整合集成的需求屬于企業信息化熱門需求。這種需求尤其體現在協同辦公平臺與ERP之間。利用對現有的兩個系統的重用和整合來解決新的業務需求有效地避免了重新構建管理信息系統，保護了現有的IT基礎建設投資。

3.2 實現兩大系統間互相取長補短

協同辦公平臺具有強大的工作流靈活定制功能，可適應企業各種形式審批表格和流程定制需求，滿足各種復雜多層次多維度審批。ERP產品的工作流是實現核心業務邏輯數據流。復雜多維度的行政結構的審批監管無法滿足。因此ERP軟件在國內企業復雜行政結構審批結構面前，工作流程快速調整方面遜色很多。此外ERP系統開發模式通常是將業務流程直接用程序編碼應用到系統架構中，每次調整業務流程都可能引發大幅程序代碼變動。這樣僵化的架構不利于工作流靈活快速調整。通過二者集成，發揮協同辦公平臺更為靈活的工作流定制功能，可以較好解決ERP系統的這個頑疾。ERP系統是事務處理系統，擁有提高事務處理的效率和水平的優勢，而協同辦公平臺不具有對各種企業資源進行調配的功能，通過二者集成也可以觸發ERP核心業務發起。通過集成后的信息管理系統，可對企業經營管理產生更好的促進作用[3]。

3.3 對企業業務流程重組（Business Process Reengineering， BPR）非常有利

企業生產經營活動是由各種業務流程匯聚而成。建設ERP系統和協同辦公平臺的過程就是對其業務流程的需求調研、數據建模和組織實施。在市場競爭進入到白熱化的今天，用戶需求時時都在變化，產品更新換代快，需要不斷創新改善現有技術。企業要在這種環境下生存，必須積極調整和優化企業的各種業務流程，甚至進行業務流程重組。協同辦公平臺與ERP系統集成實現以前，這種重組的復雜調整過程往往使企業信息化部門束手無策。但通過對企業協同辦公平臺與ERP集成，同時發揮協同辦公平臺的流程調整的便利性優勢和ERP系統的結構化數據優勢，企業BPR變得更加易于實現落地，提高企業的整體水平和競爭力。

4 結束語

本文通過對企業協同辦公平臺和ERP系統集成的需求驅動、研究現狀、集成后能為企業帶來各種好處著手分析探究。通過分析我們不難得出企業協同辦公平臺與ERP系統的集成在當前企業信息化大發展時期是十分必要的和迫切的。

參考文獻

[1]謝哲璋.工作流在ERP系統與OA系統中的整合[D].復旦大學，2012.

[2]曹曉葉，王知衍，許曉偉，等.基于SOA的企業應用集成研究與應用[J].微計算機信息，2007，36：16-18+26.

[3]Tian Y S. Research on the Enterprise Information System Integration and Collaborative Management[J]. Applied Mechanics & Materials， 2014：608-609.