承德市不動產統一登記的檔案管理

自2015年3月1日開始實施《不動產登記暫行條例》以來，為確保承德市不動產統一登記工作的穩妥運行。就目前熱議的職責分工和登記資料檔案的移交等問題，著重談談關于不動產登記過程中的檔案管理的一些觀點。

一、不動產登記的檔案資料管理是登記工作的基礎

在《關于整合不動產登記職責的通知》中明確規定不動產登記檔案資料是登記工作的核心內容和重要依據。登記的檔案資料是隨著登記機構的登記而產生，不能單獨成立。這次住建部與國土部的職責分工，即住房和城鄉建設部負責房產交易，國土資源部負責不動產登記。隨之帶來的工作銜接問題，兩個部門都離不開原來的房產檔案的支持。

（一）原房產檔案留存在原房產檔案管理部門更便民利民

原房產檔案隨原產權產籍監理處合并到不動產登記中心而隨之發生轉移，但繼續保存在原檔案室。因歷史原因，土地和房產的登記是分開登記的，此次實行統一登記后，如果不能實現內部的工作銜接與資料的傳遞、共享，將會出現群眾辦事難的情況，本著方便廣大人民群眾，檔案資料不存在移交的問題。

（二）不動產登記檔案存放在原房產檔案管理部門成本更低更具合理性

從目前來看，為盡快適應不動產統一登記的需要，因各地對原有得房產檔案的歸屬問題并沒有統一的做法，我市從檔案轉移及管理的成本上考慮，認為存放在原有部門，是利大于弊也更科學合理。更有利于今后的工作開展。

二、檔案管理中存在的主要問題

（一）重視前臺業務，輕視后臺檔案

在具體的房產登記過程中，一直以來都比較重視業務和流程的培訓，而忽視了后續的檔案管理工作。檔案管理的細則少之甚少。比起對業務的重視度而言，對檔案的關注度顯然是欠缺的。需要及時跟進相應的檔案管理配套政策，才能不斷建立和完善各地的不動產登記體系。

（二）重視紙質檔案，輕視電子檔案信息維護

在新形勢新條件下，人們對檔案管理的信息要求日益提高，仍主要以紙質資料審核為主，因涉及的部門多、資料多，導致一本紙質檔案需要數次流轉，多次翻閱，降低工作效率，并應加快電子信息庫的建設和維護。

（三）人員流動性大，專業知識薄弱

由于檔案的專業性和動態性，檔案的歸集在隨著情況變化而發生變化，導致檔案員對于檔案資料的更新不及時，特別是統一登記后，要多學習土地方面的知識不斷提高自身的業務水平，爭取最短時間勝任崗位職責的標準。

（四）硬件條件差，整合數據庫慢

不動產檔案資料越來越多，涵蓋的內容越來越豐富，檔案查詢利用率也越來越高。而且紙質檔案屬于永久性保存，老式的檔案柜已經不適合新形勢下的發展。所以實現檔案管理數字化是互聯網時代產生的一種新型檔案管理信息形態，因此檔案數字化，建立電子信息庫迫在眉睫。

三、隨著不動產工作的逐步深入，建立相應的管理制度，確保檔案的安全

（一）不斷完善管理機制

做好檔案管理工作，進一步健全檔案的接受、收集、整理、保管、利用等各項規章制度，落實好管理細節。對違反檔案管理法律法規的行為及時進行處罰。

（二）轉變思路，提高信息化管理水平

在新形勢下的不動產統一登記工作需要運用大量的先進科學技術，工作的人員首先要有過硬的專業知識，還要具備現代化得檔案管理能力。不動產登記的檔案資料已經不僅僅是過去的紙質檔案，還包括不動產登記相關數據。這就需要運用計算機等信息化手段對相關數據進行統計和分析，在最短的時間內完成收件、審批、發證、歸檔等一系列的工作，大大提高工作效率。

（三）加強培訓，提高檔案專業管理水平

由于不動產登記檔案形成量大，專業性和政策性強。要加強提高檔案管理人員的素質和能力，明確檔案移交入檔的時間、責任人，建立詳細的移交清單，確保不動產登記數據的安全性和完整性。

（四）提高對不動產登記檔案資料的保密意識

隨著社會制度的不斷健全，人民對不動產登記的要求也是越來越高，并對如何公平、公正、公開的呼聲越來越響亮。所以如何做到檔案哪些部分是可以公開查詢的，哪些是涉及個人隱私和國家安全，必須需要保密的，做出嚴格的規定。需要簽訂保密協議。違反規定和泄露不動產登記數據的，按有關規定追究責任。

（五）對信息安全做相應的應急預案

根據《國土資源部辦公廳關于做好不動產登記信息安全工作的 通知》（國土資源廳發【2015】38號）等有關規定。對機房受損、數據損毀、系統宕機、網絡中斷、黑客攻擊等突發事件進行全方位預防，確保信息平臺不間斷地安全運行。

四、結論

在不動產登記過程中，檔案管理的重要性也日益凸顯，它不僅是民生檔案資源的重要組成部分，也是實現不動產登記的原始資料，在新形勢下，只有做好檔案管理工作，樹立“國土一家”理念和意識，共同做好統一登記工作。以進一步推動不動產登記檔案管理工作的可持續發展。

參考文獻

[1]房愛芬.房地產登記檔案管理數字化建設淺析.山東檔案2010.06.

[2]《國土資源部關于不動產登記信息安全工作的通知》2015. 38號.

[3]中華人民共和國住房保障與城鄉建設部.CJJ/T158城建檔案業務管理規范.中國建筑工業出版社2011.

作者簡介：張春麗（1973-），河北承德人，承德市不動產登記中心信息科。