高中學(xué)校檔案管理工作存在的問題及對(duì)策

吳素娜

摘要：檔案管理是高中學(xué)校管理工作的重要組成部分，它是學(xué)校營造自我形象與校園文化，促進(jìn)學(xué)校可持續(xù)發(fā)展的重要載體。目前，高中學(xué)校檔案管理工作雖然有所發(fā)展，但是也存在許多問題。本文分析了高中學(xué)校檔案管理工作存在的問題，并探討了相應(yīng)的改進(jìn)對(duì)策，以期提高高中學(xué)校檔案管理工作的效率。

關(guān)鍵詞：高中學(xué)校 檔案管理 問題 對(duì)策

一、高中學(xué)校檔案管理工作存在的問題

首先，許多高中學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)把學(xué)校管理的重點(diǎn)放在升學(xué)率上，沒有意識(shí)到檔案管理的重要作用，所以對(duì)學(xué)校檔案管理工作重視程度不夠，管理不到位，缺乏完善、統(tǒng)一的檔案管理機(jī)制，從而影響了學(xué)校檔案管理工作的高效開展，降低了檔案管理工作的質(zhì)量。

其次，受多方面因素的制約，有的高中學(xué)校無法引進(jìn)高素質(zhì)的檔案管理工作人員，檔案管理工作由在職教師兼任，而不少教師缺乏檔案管理的專業(yè)知識(shí)，加之日常工作較多，他們無法將大量時(shí)間與精力投入學(xué)校檔案管理工作中，以至于不能細(xì)致地整理與分類各類檔案資料。

最后，因缺乏檔案管理專業(yè)人才，不少高中學(xué)校檔案管理方法落后，不能將現(xiàn)代信息技術(shù)全面運(yùn)用到學(xué)校檔案管理工作中，時(shí)常出現(xiàn)檔案泄密、檔案丟失等情況。同時(shí)，檔案管理工作人員缺少與其他部門的有效溝通，使得檔案收集工作效率不高。

二、高中學(xué)校檔案管理工作的改進(jìn)對(duì)策

1.提高高中學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)檔案管理意識(shí)

學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的態(tài)度是檔案管理工作能否順利開展的重要保證，所以要想提高高中檔案管理工作效率，高中學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)必須清晰地認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的意義，高度重視檔案管理工作，并將其納入學(xué)校發(fā)展規(guī)劃與重要議事日程之中，加強(qiáng)《檔案管理法》的宣傳，提高教職工對(duì)檔案管理工作重要性與作用的認(rèn)識(shí)，逐步提高教職工檔案管理意識(shí)，營造出教職工人人重視、人人支持，并且自覺維護(hù)檔案管理工作的良好氛圍，把高中學(xué)校檔案管理工作落在實(shí)處。

2.提高高中學(xué)校檔案管理工作人員的素質(zhì)

高中學(xué)校檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)能力與素質(zhì)會(huì)影響檔案管理的質(zhì)量與效率，所以高中學(xué)校要加強(qiáng)檔案管理工作人員的學(xué)習(xí)與培訓(xùn)，不斷提高他們的管理水平。

首先，高中學(xué)校要強(qiáng)化檔案管理人員的思想教育，使其意識(shí)到檔案管理工作的重要性，端正檔案管理工作理念；其次，高中學(xué)校要定期開展檔案管理業(yè)務(wù)的學(xué)習(xí)與培訓(xùn)，強(qiáng)化檔案管理工作人員的專業(yè)知識(shí)，使其獲得新的理論與方法，全面了解檔案管理工作的要求與標(biāo)準(zhǔn)，提高自身業(yè)務(wù)素質(zhì)；最后，高中學(xué)校要選拔一批責(zé)任心強(qiáng)、懂電腦技術(shù)、有創(chuàng)新意識(shí)、熟悉工作流程的人負(fù)責(zé)檔案管理工作，借助科學(xué)知識(shí)及先進(jìn)設(shè)備增強(qiáng)檔案管理工作效率，以便更好地為高中學(xué)校各項(xiàng)工作服務(wù)。此外，為了穩(wěn)定檔案管理隊(duì)伍，調(diào)動(dòng)他們的工作熱情，高中學(xué)校還要改善其工作環(huán)境與條件。

3.完善高中學(xué)校檔案管理制度

若要提高檔案管理工作效率，高中學(xué)校必須建立健全檔案管理制度，實(shí)現(xiàn)檔案管理的制度化、規(guī)范化，從而推動(dòng)檔案管理工作的有效開展。第一，高中學(xué)校要建立《檔案室工作職責(zé)》《檔案利用制度》《檔案保密制度》等，明確檔案管理工作人員的職責(zé)；第二，高中學(xué)校要完善文書檔案，做到及時(shí)簽批與登記；第三，高中學(xué)校要建立檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，由校長分管，事務(wù)處與教導(dǎo)處分派人員參與，配備專職或兼職檔案管理工作人員，確保檔案管理工作更有效率。如教導(dǎo)處收集與整理教師業(yè)務(wù)檔案、教學(xué)檔案、學(xué)籍檔案等資料，事務(wù)處負(fù)責(zé)整理校園建設(shè)檔案、財(cái)務(wù)檔案、人員考核檔案等，再向檔案資料室提交，由檔案管理人員進(jìn)行裝訂、歸檔與整理。

4.創(chuàng)新高中學(xué)校檔案管理方法

在高中學(xué)校檔案管理工作中，高中學(xué)校既要健全管理機(jī)制，又要重視管理方式的創(chuàng)新。一方面，對(duì)紙質(zhì)檔案資料進(jìn)行歸類、整理與收集；另一方面，合理運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與先進(jìn)的應(yīng)用軟件，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮游谋緳n案，建立電子表格與目錄，使學(xué)校檔案資料的收集、整理、儲(chǔ)存、利用等管理工作走向系統(tǒng)化、信息化和現(xiàn)代化，有利于高中學(xué)校教職工更加快捷地自動(dòng)檢索、刪補(bǔ)、調(diào)整、統(tǒng)計(jì)以及查閱，也有利于實(shí)現(xiàn)檔案資料的遠(yuǎn)距離傳遞，為學(xué)校提供更及時(shí)、更快捷的檔案信息，促進(jìn)管理工作效率的全面提升。

三、結(jié)語

總而言之，高中學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要重視檔案管理工作，建立完善的管理機(jī)制，提高檔案管理工作人員的素質(zhì)與能力，并運(yùn)用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)創(chuàng)新檔案管理模式，進(jìn)一步推動(dòng)高中學(xué)校可持續(xù)發(fā)展。

（作者單位：廣東省清遠(yuǎn)市第一中學(xué)）