信息化環境下檔案管理工作的瓶頸與創新

麥麗瑩

摘 要：21世紀是信息化的時代，其中信息技術的應用為檔案管理工作帶來的機遇和挑戰。因此，為了適應信息社會的發展，應明確檔案管理工作的瓶頸，并據此創新檔案管理模式。檔案管理是一項收集、整理、保管、鑒定、統計檔案及提供利用的活動。在信息化環境下，檔案管理急需轉型來適應社會的發展。但在這一轉型過程中，卻遭遇瓶頸。對此，筆者針對檔案管理工作在信息化環境下遭遇的瓶頸，淺析其創新機制。

關鍵詞：檔案管理；信息化；瓶頸；創新

中圖分類號：G270.7 文獻標識碼：A 文章編號：1671-2064（2017）02-0245-01

1 檔案管理工作的瓶頸

在信息化環境下，傳統的檔案管理模式顯然無法適應社會的發展，其中遭遇的瓶頸主要表現在如下方面：一是管理方法落后，即目前，檔案管理仍采用傳統的管理模式，但在信息化環境下，信息的處理量尤其大，因此采用人工編寫檔案的方式將無法保證信息的真實性；二是專業人才匱乏，即目前，事業單位普遍缺乏專業的管理人才，特別是在職人員的計算機操作能力明顯不足，這將無法保證檔案信息的真實性；三是檔案管理制度不健全，即目前，事業單位仍未看清檔案管理工作在信息化環境下的轉型需要，也未建立起與其匹配的管理制度，這導致了不同部門各自為政，從而阻礙了信息的流通及檔案管理工作的高效落實；四是認識不夠，即目前，事業單位仍將工作的重心放在創造更大的利潤上，而未完全認識到檔案管理工作的重要性，因此也未在其中投入足夠的資金，這將不利于檔案管理工作的創新發展。可見，為了提高檔案管理對社會發展的適應能力，應從信息化環境的特征出發，創新檔案管理工作[1]。

2 檔案管理工作的創新機制

針對檔案管理工作在信息化環境下遭遇的瓶頸，筆者提出如下創新建議[2]：

2.1 創新管理方法

檔案管理工作是事業單位得以健康發展的重要內容，因此在信息化環境下，應不斷創新檔案管理方法，具體如下：一是在錄入檔案信息時，引入信息化技術；二是在整理檔案信息時，應用信息化技術來按年份、日期和類別等分類存儲檔案信息，以方便調用和查閱檔案信息。

2.2 重視人才培養

在信息化環境下，人才決定了檔案管理的質量和效率，因此應培養一批專業的管理人才，具體如下：一是組織檔案管理人員參與專業培訓及思想教育，以提高其專業能力和職業素養，其中尤其要重點培養管理人員的計算機操作能力；二是招聘經驗豐富的專業人才；三是選派優秀的管理人員外出深造，深入學習別國或其他單位的成功經驗。

2.3 創新管理制度

制度是工作得以高效執行的準則。因此，在信息化環境下，應進一步創新和完善制度來保證檔案管理工作的開展。對此，可從如下方面做出努力：一是將檔案管理工作歸入日常管理工作中，并進一步完善管理制度來約束檔案管理人員的行為；二是健全監督機制，即在檔案管理中，指派多人負責，并跟蹤監督檔案管理人員的行為，以保證檔案信息的真實性；三是建立責任制，即明確每一名檔案管理人員的職責，以約束其行為及增強其責任心，從而保證檔案管理工作的質量；四是事業單位應密切不同部門的聯系，并建立基于信息化技術的管理系統，以簡化管理的流程及提高其效率[3]。

2.4 轉變觀念

信息化時代的到來對檔案管理工作提出了更高的要求，因此領導人員應充分認清這一發展形勢，并開展好如下工作：一是重視檔案管理工作的開展，以確保檔案信息的錄入、分類存儲等都滿足要求，同時加大宣傳教育，以保證每一位檔案管理人員都能正確看待檔案管理工作；二是加大投入，即投入足夠的資金來購買先進的設備，因為在信息化環境下，事業單位處理的信息量非常大，唯有借助先進的設備，才能保證檔案管理工作的質量和效率，同時還應加大在技術研發上的投入[4]。

2.5 重視安全管理

在信息化環境下，信息網絡的應用一方面方便了檔案管理工作的開展，另一方面也滋生了一系列安全問題，即不法分子借助網絡信息技術來竊取別人的檔案信息，且這一現象在當前的社會非常普遍，從而嚴重損壞了人們合法利益。對此，在檔案管理工作中，應將安全問題考慮其中，如應用防火墻、身份認證技術等網絡安全技術來維護檔案管理信息化系統免受攻擊。

2.6 推行現代化管理理念

檔案信息是一種精神財富和物質財富，其對事業單位的發展起引導作用。但在信息化環境下，應采用現代化的管理手段來管理檔案，以保證檔案管理的高效率。此外，為了更好地將現代化管理理念引入檔案管理中，應保證每一位檔案管理人員都具備現代化的管理意識[5]。

3 結語

在信息化環境下，檔案內容數字化及管理手段現代化已是一種大勢所趨。因此，為了攻破檔案管理工作的瓶頸，應從如下方面來創新檔案管理工作：一是創新管理方法，即在檔案信息錄入、整理和存儲等中引入信息化技術；二是創新管理制度，即在檔案管理工作中推行完善的監督機制和責任制等；三是重視人才培養，其中包括對檔案管理人員進行專業培訓和思想教育，注意每一位檔案管理人員都應具備一定的計算機操作能力；四是重視安全管理，這是整個信息化時代都普遍關注的焦點，具體可采用網絡安全技術來保證檔案管理信息化系統的安全；五是加大宣傳，以轉變檔案管理全體人員的觀念及提高其現代化管理意識。總之，為了適應信息社會的發展，必須進一步創新檔案管理工作，以提高其對整個社會的服務能力。

參考文獻：

[1]王翀.基于信息化環境的高校檔案管理策略[J].辦公室業務，2016（03）：35-36.

[2]張蕾.信息化環境中事業單位檔案管理的科學化路徑[J].黑龍江科技信息，2016（09）：181.

[3]鄭博熙，程達王.信息化時代下檔案管理的創新及發展[J].管理觀察，2016（11）：29-30+33.

[4]付曉洲.論信息環境下檔案管理的創新與發展[J].甘肅科技縱橫，2016（06）：12-14.

[5]汪萃.信息化環境中的檔案管理創新機制[J].讀與寫（教育教學刊），2016（07）：292-293.