淺探如何提高機關公文處理水平

侯芳

摘要：實事求是、準確規(guī)范是公文處理工作應主要遵循的原則之一，高效率的公文處理工作有助于黨政機關工作的順利運行，對社會發(fā)展以及國家發(fā)展都具有重要意義。本文主要對如何提高公文管理水平進行分析，僅供參考。

關鍵詞：機關；公文處理；合理規(guī)范

公文處理是黨政機關工作內(nèi)容的重要組成部分，在實際進行該項工作時要求相關部門以及工作人員必須做到實事求是、準確規(guī)范以及安全保密。工作面廣以及工作量大是公文處理工作的顯著特點，這對工作人員具有較大的挑戰(zhàn)與要求，工作人員在實際進行公文管理工作時應做到工作銜接有序，相互關聯(lián)，應對公文水平不斷提高。

一、嚴細認真地做好文件簽收和登記工作

集中統(tǒng)一管理是公文處理應遵循的基本原則，文書人員對文件進行仔細簽收和登記是嚴把守文關的重要表現(xiàn)。不同級別單位送來的公文有著不同的稱呼，上級成為文件，平級稱為函件，下級稱為請示或者報告等。無論是何種形式的公文，相關部門以及工作人員都應該做到專人簽收與登記。部門單位在對文件進行簽收時，一般由科長、副科長來簽收，但在簽收與拆閱時可能存在漏簽或文件丟失等現(xiàn)象，這對各項工作的開展有極大的阻礙作用。

現(xiàn)代社會科學技術不斷進步與發(fā)展，先進的信息技術廣泛的被應用于生產(chǎn)生活的各個領域。公文管理以及文件收發(fā)與先進的信息技術進行有效的結合，不僅可以提高工作效率，還可以有效防止漏簽及丟失等現(xiàn)象的出現(xiàn)。目前大多數(shù)單位在進行公文簽收時已經(jīng)不再使用傳統(tǒng)的方法，而是充分利用先進的科學手段進行簽收，電子公文系統(tǒng)就是現(xiàn)階段各級單位進行文件簽收使用的主要系統(tǒng)。相關部門以及單位在進行文件簽收工作時可對人員進行指定，保證管理工作的順利進行。擬辦、承辦、傳閱、催辦以及辦結環(huán)節(jié)一起構成完整的公文管理工作，相關人員在實際進行公文管理時一定要對上述環(huán)節(jié)進行考慮，注意每一個細節(jié)，對公文管理工作進行整體優(yōu)化。現(xiàn)階段我們主要利用辦公自動化電子公文系統(tǒng)處理文件進行文件的處理，但是也會收到上級部門的紙質(zhì)文件，秘密文件，要按照領導的批示進行扭轉(zhuǎn)公文，保密文件要專門的存放，看完就要及時收回，非工作時間一定按規(guī)定存放好，并做好記錄。

二、及時高效地做好文件承辦和催辦工作

對于公文處理工作來說，工作效率受到時效性強弱的直接影響。相關工作人員在對公文進行處理時應以準確、高效為主要原則，采用積極的心態(tài)來處理工作，做到細心耐心不應付，做到科學管理，最終實現(xiàn)提高文件辦理效率的目標。批辦性公文是公共處理工作的重要組成部分，當遇到這種類型的文件時工作人員應該嚴格按照領導要求將文件進行及時轉(zhuǎn)換，在最快時間內(nèi)準給有關承辦部門，同時主動聯(lián)系承辦方對文件落實情況進行追蹤，有效防止表面工程的出現(xiàn)，從根本上杜絕文件的遺漏與錯誤現(xiàn)象。必要情況下可將文件辦理情況向上級領導反饋，整理后交給相關領導或部門。

部分文件會存在限時或者特別緊急的狀況，遇到該種類型文件相關工作人員可采用打電話或者發(fā)短信的方式對其進行跟進處理，同時將辦理過程向領導匯報，真正做到實處，對辦理文件的要求進行滿足。公文辦結率是公共處理工作的重點之一，這對文書人員與承辦方的責任心都具有一定要求。時間觀念以及效率觀念也對公文辦結率有直接影響，因此文書人員在實際進行工作中必須對自身的責任心以及職業(yè)道德進行不斷增強，保證在規(guī)定時間內(nèi)高質(zhì)量的完成工作，避免出現(xiàn)不必要的錯誤。

三、科學有效地做好文件傳閱工作

文件傳閱工作是否正常運行受到基礎資料規(guī)范的直接影響。因此相關工作人員必須對每一份文件的運轉(zhuǎn)流程進行保證，對文件運轉(zhuǎn)期間的去向做到全面掌握，公文傳閱運行表以及收文傳閱運行記錄都是對文件運轉(zhuǎn)的真實反應。仔細填寫好相關表格對文件傳閱工作的順利運行有極大的推動作用。收取公文也是公文管理工作的重要工作內(nèi)容之一，在實際進行公文收取時，相關人員必須進行初審，根據(jù)公文內(nèi)容以及要求傳閱給各部門。遇到批辦性公文工作人員應先請示領導，促使傳閱工作科學合理的進行。尤其是領導批示意見中涉及到的人員以及先關部門必須完成傳閱工作，這不僅對相關單位自身發(fā)展有積極作用，還對社會以及經(jīng)濟發(fā)展有極大的促進作用。因此，文書工作人員一定要對該項工作進行正確的認識，提高對該項工作的重視程度，促使公文管理工作的科學化、制度化以及規(guī)范化。

四、細致有序地做好文件保管和歸檔工作

公文辦理完畢后，文書人員要將收到以及制發(fā)的文件進行有序地保管，對一些重要的、涉密的文件進行歸類或根據(jù)上級部門要求進行清退，方便查找和利用。目前，在文書歸檔過程中，應充分利用OA系統(tǒng)及檔案管理系統(tǒng)的管理平臺，按時完成文件資料的整理和歸檔工作，是對收到的文件歸檔，如涉及本單位改制的、單位名稱更換的以及領導職務任免的，對單位及個人進行相關表彰、決定等都應進行打印歸檔，以便查閱；二是對制發(fā)的文件歸檔，須打印發(fā)文稿紙，紅頭文件，連同電子文件等一并整理歸檔；三是要熟練運用檔案管理系統(tǒng)，認真填寫標題、責任者、保管期限、發(fā)文字號、發(fā)文日期、發(fā)文頁碼、附件等條目。

五、遵章守紀地做好文件安全保密工作

文書人員應按照《保密法》《黨政機關公文處理工作條例》的要求，認真做好涉密文件各環(huán)節(jié)的保密工作。在公文處理中，文書人員既是涉密文件的直接接觸者又是保管者，這就要求必須增強保密意識和樹立保密觀念，要時刻檢查自身言行。在文件辦理過程中，要嚴格按文件自身的保密要求和閱知范圍進行傳閱，確保每一份涉密文件在辦理和保管過程中安全保密，絕無一失。

參考文獻：

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