檔案工作資料編輯的重要性分析

唐瑞歡

摘要：作為檔案管理的重要組成部分，資料編輯至關重要。本文立足于檔案資料編輯的實際情況，詳細分析資料編輯工作的重要性，并提出做好資料編輯的基本方法，希望為以后提高檔案管理效率提供參考。

關鍵詞：資料編輯；重要性；基本方法

檔案管理是存儲信息的重要手段，因此，檔案資料是否完善，直接關系著整個信息服務的質量。做好檔案資料的編輯，一方面能夠為后期信息檢索提供便利，另外一方面也能夠在編輯的過程中加深管理人員對檔案內容的了解和掌握，便于后期工作的有效開展。

一、資料編輯工作的重要性

隨著互聯網的普及，檔案管理進入網絡管理時代，文件材料在網絡系統的支持下擴充了使用范圍。所有部門在通過計算機網絡系統進行檔案資料管理時，也將相關的服務信息進行保存，從而保證了完整的檔案信息，為后期檔案資料的使用提供最全面的信息[1]。然而，從目前檔案資料編輯的實際情況來看，大多數工作人員仍然受到傳統檔案資料管理思維的影響，不利于檔案資料編輯工作的創新發展，因此，為了提高檔案資料編輯的效率，必須打破傳統的思維定勢，結合實際需求開展具體的編輯工作。作為檔案管理的重要板塊，資料編輯主要是對各個方面的零散文件信息進行重新整理，然后歸檔保存。筆者主要負責我市35個分局，110個派出所，35個交警大隊的每宗案件的各類鑒定文書，并對每一份檔案進行接收、查詢、及歸檔保存，工作量十分巨大，且隨著社會的不斷發展，各種文件信息越來越復雜，人們在檔案方面的使用需求也隨時發生著變化，因此，檔案信息中的選擇編輯至關重要[2]。作為檔案管理工作的核心內容，選擇編輯一方面解決了資料儲存空間不足的困難，另外一方面也實現了復雜檔案資料的分類整理，為信息檢索提供便利。檔案資料主要來源于多方面信息的匯合，因此，資料的完整程度直接決定了檔案信息的存儲質量，進而影響到后期其他工作的正常開展，如果在日后的檔案管理中不能及時必然對查閱效率造成影響，因此資料編輯工作對于公安系統具有十分重要的影響作用，如果采用信息化管理方式，再以條形碼方式貼上每一份檔案的右上角，當在電腦系統上用條形碼槍，掃描一下，就能快速地在系統里顯示具體檔案位置。根據電腦上顯示的歸檔位置就能快速地查找到，節約時間提高效率。

二、資料編輯工作的基本方法

我市的公安檔案管理主要流程可分為以下7步驟：（1）接收審核及錄入數據鑒定書；（2）登陸網絡刑事技術實驗室綜合信息系統以網上操作系統接收和錄收查找案件內容；（3）整理發放各分局領取鑒定書文字簽收同時要在網上登記；（4）電話接聽咨詢及查閱檔案資料；（5）檔案清理（在每一份專業的鑒定書里檢查還未領取正本的將其取出，并做好文書臺帳，分類好每個分局，然后按排一個星期通知二個分局來前來我處登記領取，這可以能及時把分局要辦的法律文書送到他們手中；（6）借閱查看檔案按先登記再查閱，再規定時間內歸還；（7）定期儲存數據，做好數據的備份。在檔案歸檔后，按照檔案信息的合理編輯直接關系著檔案使用者的最終體驗的根本原則，因此，要想最大限度地滿足用戶的使用需求，必須重視資料的合理編輯。資料編輯主要是根據檔案信息的具體情況選擇最佳的存儲方法，便于資料的存儲和檢索。編輯方法的選擇至關重要，直接影響了后期檔案的使用效果，因此，作為一個合格的檔案資料編輯人員，應該具備充分的信息編輯控制能力[3]。從檔案管理發展的實際情況來看，信息編輯方法由單一的館藏法逐漸演變為多種方法協調發展的綜合法，今后的檔案資料編輯的關鍵任務就是選擇設計出最佳的工作方法，滿足用戶多元化的使用需求。

（一）檔案文獻線索編輯

線索編輯是為了給后期檔案檢索提供便利，方便用戶使用文獻[4]。如果使用者在使用的過程中產生某種檔案的信息需求，檔案工作人員必須根據實際的信息需求做好相關分類，并制定完整的信息檢索方案。檢索方案應該設置合理的檢索思路，并選擇恰當的檢索手段和方法，最后還要與使用者的需求進行磨合，測試出整個檢索的邏輯思路。其中，檔案的文獻線索必須與制定的檢索策略相符合，從而保證資料信息檢索的有效開展。

（二）檔案文獻的選擇

使用者使用檔案資料有一定的要求，并不是所有的資料都是用戶需要的，因此，檔案人員應該仔細整理檔案的原始資料，根據檢索的結果選取用戶需要的信息，并刪除使用者不需要的檔案資料。從這個角度來看，檔案原始資料與用戶需求的相關編輯至關重要，檔案管理人員應該結合實際情況做好相關的編輯工作，從而為用戶提供有價值的文獻資料。

（三）檔案信息內容編輯

作為檔案信息管理的關鍵環節，檔案信息內容編輯發揮著非常重要的作用，一方面能夠實現檔案資料的高效儲存，另外一方面為用戶閱讀原件提供方便。檔案信息內容編輯主要是指對某種專題或者特殊的事情進行專題整理，比如某種行業數據、專業觀點或者學術報道等等，這種專題性的編輯能夠減少用戶閱讀原件的時間，滿足用戶多方面的需求。

三、結束語

綜上所述，檔案資料的編輯工作在檔案管理中發揮著非常關鍵的作用，做好檔案資料的編輯工作至關重要，一方面能夠實現原始檔案的合理保存，另外一方面也能滿足用戶多元化的信息需求。然而，作為檔案管理工作的重要組成部分，檔案資料的編輯工作本身就是一項復雜的綜合工程，要想真正做好檔案資料的編輯工作，必須堅持使用科學的方法，并結合實際情況，合理開發和利用檔案信息資源，嚴謹高效地編輯檔案資料信息。同時，還應該做好檔案編輯的信息反饋，詳細搜集用戶的需求，及時根據用戶的反饋情況做出相應的調整。

參考文獻：

[1]路鳳英.檔案資料編輯對基層檔案工作互動效應研究[J].蘭臺世界，2008（22）：41-42.

[2]關杰，陳穎.檔案的編輯與研究[J].蘭臺世界，2014（S3）：29-30.

[3]賈小麗.檔案編研和檔案文化建設[J].檔案與文化建設：全國檔案工作者年會，2012.

[4]馬瓊.陳圣渠檔案文化發展編輯研究先行[J].山東檔案，2012 （2）：54-55.