淺析新形勢下檔案管理工作的規范化

李高飛

（山東省鄒平縣高新街道辦事處）

在社會不斷發展過程中，檔案管理工作處在新形勢下，對檔案管理工作的要求越來越高，其中規范化管理就是對新形勢下檔案管理工作的基本要求，也只有實現檔案規范化管理才能有效的保證管理效率，提高檔案的保密性，為相關單位的長遠發展做出努力，基于此，本文在分析檔案管理工作現狀的基礎上，提出幾點針新形勢下檔案管理工作規范化策略。

新形勢檔案管理工作規范化策略

前言

檔案管理工作是很多單位一項日常工作，在檔案管理工作中不僅包含了對人才檔案的管理，更包含了經濟活動、人才管理計劃等相關內容，科學的檔案管理工作，不僅能夠提高管理的效率，而且能夠促進相關單位的進步，但是由于在檔案管理工作過程中缺少一定的規范，造成檔案管理工作不能為相關單位的發展提供支持，制約其發展，為此在新形勢下，應積極探索實現檔案管理規范化的方法，為相關單位的發展提供動力。

1檔案管理工作現狀

在新形勢下，對檔案管理工作提出了新的要求，然而在當前檔案管理工作過程中還存在著很多問題，其主要體現在以下幾方面：一是缺少完善的檔案管理制度，導致工作人員在工作過程中沒有可以遵照的條例，造成管理人員在工作過程中很容易出現失誤和操作錯誤等問題，檔案的真實性和準確性也有待考證，降低了檔案管理的規范化；二是缺少對工作人員的管理培訓，造成管理人員管理水平相對較低的問題，降低了管理工作效率；三是現階段，仍采用筆記的方法記錄相關的檔案調取和查閱記錄，導致在管理過程中不能快速的查找出該檔案相關的記錄，同時在使用筆進行記錄的過程中，還容易出現遺漏和記錄錯誤的問題，影響到管理工作的有效性。以上幾方面問題，影響到檔案管理工作的規范化，因此相關檔案管理工作人員應該加以注意。

2新形勢下檔案管理工作規范化策略

從上文的分析我們能夠更加清楚當前檔案管理工作沒有實現規范化的主要原因，基于上文的分析，下面提出幾點規范化檔案管理策略。

2.1建立完善的檔案管理制度

由于檔案管理工作中涉及的工作內容相對繁雜，其中既包含了經濟活動內容、單位人員管理制度，又包含了人員的個人檔案，因此在管理過程中，工作人員很容易出現管理遺漏、歸檔錯誤等問題，要想更好的實現檔案的規范化管理，首先就應該建立一套完善的檔案管理制度，使工作人員能夠在完善檔案管理工作規章制度的約束下，做好每一項管理工作，提高自身的責任感與使命感，從而確保檔案管理工作的規范性。檔案管理制度中應該重點包括以下幾方面內容：一是明確的檔案管理工作人員制度，使每一名工作人員都能夠明確自己的責任范圍，從而實現高效管理；二是檔案管理工作獎懲制度，提高工作人員工作積極性和規范性；三是檔案管理工作詳細內容，避免工作人員出現遺漏的問題。

2.2加強培訓，提高工作人員管理水平

工作人員管理能力直接影響了管理工作開展的效率，由于每一名管理人員專業能力不同，在管理過程中，工作人員勢必會出現管理水平參差不齊的情況，因此為了實現規范化管理，就要提高管理人員管理能力，使管理人員管理水平盡可能在同一水平線上，這就要求做好管理人員培訓工作，在培訓過程中，重點應該注意以下幾方面內容：在選擇培訓單位時，應該選擇一個知名度較高的檔案管理培訓單位，從而使管理人員在培訓過程中能夠學習到更多有用的知識；二是在培訓形式上，應該以交流會的形式開展培訓會，從而使管理人員能夠更好的與其他管理人員進行溝通，從另一個角度認識到自身管理工作中存在的不足，規范自身的管理工作，為檔案管理工作實現規范化做出努力。

2.3積極引入信息化管理辦公軟件

當前我們處于信息化的大背景下，很多領域都應用了信息化辦公軟件，為了提高檔案管理工作效率，實現檔案管理工作的規范化，應該積極的引入信息化管理辦公軟件。但是在引入過程中，應該做好以下幾方面工作，從而使信息化管理辦公軟件能夠發揮出更大的作用。第一，在引入信息化管理辦公軟件后，應該在第一時間為工作人員進行講解，從而使工作人員能夠在了解辦公軟件功能、使用方法、使用技巧的基礎上，做好后期信息化管理工作；第二，應該設置出配套的檔案放置區域，在歸檔時，不同類別的檔案應該放置在不同區域，從而通過辦公軟件能夠查找出檔案放置的準確位置，提高檔案管理工作的規范化與有效性。

2.4加強監督，改進管理不規范之處

由于在檔案管理工作過程中，即便工作人員再認真、仔細，也難免出現管理不妥之處，為此檔案管理部門就應該加強對自身的監督，從而在監督的支持下，能夠及時發現在檔案管理工作中存在的不規范之處，并加以改正。此外，檔案管理部門內部可以執行監督輪崗制，一周或兩周輪一次崗，這樣每一名工作人員都能夠在輪崗的過程中發現別人存在的工作失誤，從而在自己開展檔案管理工作時，能夠有效避免類似錯誤的發生，滿足在新形勢下對檔案管理規范化的要求。

3總結

綜上所述，檔案管理工作的規范化十分重要，要想在新形勢下實現檔案管理規范化，應該建立完善的檔案管理制度、加強培訓、積極引入信息化管理辦公軟件以及加強監督，從而在需要檔案時，更加快速的找出所需檔案，為相關單位的發展以及后期人員管理工作做出貢獻。

參考文獻：

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