新形勢(shì)下檔案管理工作規(guī)范化探索

嚴(yán)雪

摘 要：在經(jīng)濟(jì)不斷快速發(fā)展的背景下，人們對(duì)檔案管理工作的要求越來(lái)越高，在這項(xiàng)工作上也逐漸摒棄了傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理方式，檔案管理工作開(kāi)始傾向于信息化和多媒體化。檔案的管理工作對(duì)于社會(huì)發(fā)展而言有著重要的作用，檔案管理的規(guī)范化在很大程度上影響著人才的調(diào)動(dòng)和企業(yè)的管理，并且對(duì)于經(jīng)濟(jì)效益的實(shí)現(xiàn)也有一定的影響，本文就新形勢(shì)下的檔案管理工作的規(guī)范化進(jìn)行分析和探討。

關(guān)鍵詞：新形勢(shì)；檔案管理；規(guī)范化

從日常的生活中，可以了解到檔案管理工作對(duì)于國(guó)家政府、學(xué)校、企事業(yè)單位都有著十分重要的影響。這就意味著在各行各業(yè)的發(fā)展中一定要重視檔案管理工作，并且不斷的提升檔案管理工作的效率。隨著我國(guó)漸漸步入高科技的新形勢(shì)下，做好檔案管理工作的關(guān)鍵就是實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化。

一、新形勢(shì)下檔案管理工作規(guī)范化的重要性

檔案是某一單位或者企業(yè)各種信息的積累，是單位發(fā)展過(guò)程中重要的信息來(lái)源。檔案對(duì)于一個(gè)單位來(lái)說(shuō)，是一種無(wú)形的資產(chǎn)，可為單位的經(jīng)營(yíng)決策提供重要的科學(xué)的依據(jù)。隨著社會(huì)的發(fā)展，人們對(duì)檔案管理的要求也逐漸增加，檔案管理工作要和目前信息化現(xiàn)代化建設(shè)相一致，因此，檔案管理工作規(guī)范化可以使管理工作更標(biāo)準(zhǔn)，更有利于查找和使用，并且可收集單位發(fā)展過(guò)程中的重要信息資源，以最大程度發(fā)揮檔案的功能。

二、檔案管理工作存在的問(wèn)題

1.沒(méi)有充分的發(fā)揮出信息化的優(yōu)勢(shì)

在信息技術(shù)日新月異的前景下，有效的進(jìn)行學(xué)習(xí)與使用是當(dāng)前的檔案管理人員的首要任務(wù)，這也是提升其工作效率的必然途徑。但是這對(duì)于檔案管理工作人員自身及配套的設(shè)施的要求都是比較高的。雖然目前各單位對(duì)于檔案的信息化建設(shè)有了一定的重視，但是配套設(shè)備的更新仍然無(wú)法滿足當(dāng)前的工作需求，需要不斷的加以改進(jìn)。因而在具體的管理中無(wú)法充分的發(fā)揮出先進(jìn)技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，致使單位自身的信息化管理水平無(wú)法得到有效的提高，這對(duì)于實(shí)現(xiàn)其規(guī)范化的管理也是有一定的影響的。

2.檔案管理人員自身的綜合能力有待提高

工作效率的提升與工作人員自身的綜合能力也是有較大關(guān)系的，在當(dāng)前快節(jié)奏的社會(huì)背景下，對(duì)于檔案管理工作的效率也是有較高的要求的。但是大部分企業(yè)并沒(méi)有將檔案管理作為一個(gè)重要的管理內(nèi)容予以重視，因而在人員的招聘與培訓(xùn)中比較隨意，這就極大的影響了單位內(nèi)部的檔案管理工作的規(guī)范性。在綜合能力較弱的情況下，檔案管理人員無(wú)法發(fā)揮出檔案管理技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，從而極大的降低了其工作的有效性。需要管理者從意識(shí)上予以重視，這樣才能招攬更多專(zhuān)業(yè)性較強(qiáng)的檔案管理人員，這樣才能確保其規(guī)范性與實(shí)用性的實(shí)現(xiàn)。

3.管理水平有待提高

檔案管理意識(shí)在近年來(lái)有了一定的提升，但是這種前期的不重視對(duì)于其檔案工作的系統(tǒng)性是有較大影響的。雖然建立了一些政策與制度進(jìn)行管理與約束，但是其日常的管理也需要有序的進(jìn)行，明確的責(zé)任監(jiān)督機(jī)制也需要得到落實(shí)。但是這些都在檔案管理的工作中沒(méi)有得到實(shí)現(xiàn)，因而其工作效率無(wú)法得到保障，直接影響到其參考價(jià)值的實(shí)現(xiàn)。

三、新形勢(shì)下檔案管理工作規(guī)范化策略

1.加強(qiáng)檔案工作人員的綜合能力

新技術(shù)的引用與設(shè)備的更新，需要操作人員具備相應(yīng)的能力才能實(shí)現(xiàn)其價(jià)值與作用。這就要求檔案管理工作人員不斷的提高自我的要求，并且定期的進(jìn)行新技術(shù)的學(xué)習(xí)這樣才能更好的投入到實(shí)際的工作中去。同時(shí)需要檔案管理工作者意識(shí)到自身工作的重要性，然后盡可能的在較短的時(shí)間內(nèi)掌握相應(yīng)的操作技術(shù)，并且不斷的進(jìn)行自我完善，加強(qiáng)與同事之間的交流，這樣可以很好的實(shí)現(xiàn)自我能力的提升。

2.依法管理，建章立制

法制化是做好檔案管理工作的基礎(chǔ)，也是實(shí)現(xiàn)檔案管理工作科學(xué)規(guī)范化的保證，要做好檔案管理工作，就必須嚴(yán)格以依法治檔，實(shí)現(xiàn)檔案管理制度化。隨著社會(huì)的發(fā)展，檔案工作也在不斷進(jìn)步，尤其是隨著檔案管理設(shè)備的提高，設(shè)施的進(jìn)一步優(yōu)化，檔案種類(lèi)載體的多樣化等特點(diǎn)，要求檔案管理方法必須不斷改革，與時(shí)俱進(jìn)，全面創(chuàng)新。每個(gè)檔案工作者必須要有高度的憂患意識(shí)，樹(shù)立緊迫感，在業(yè)務(wù)知識(shí)、科學(xué)知識(shí)以及管理操作能力等方面要不斷加強(qiáng)學(xué)習(xí)，不斷提高，順應(yīng)形勢(shì)需要，堅(jiān)持走依法治檔的道路，建立一整套行之有效的檔案法律法規(guī)，建立健全檔案管理規(guī)章制度，只有這樣，才能因地制宜、靈活有效，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的制度化，最大限度的發(fā)揮其應(yīng)有的社會(huì)作用。

3.重視檔案管理方式的創(chuàng)新

隨著信息時(shí)代的來(lái)臨，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展，做好檔案管理工作迎來(lái)了新的挑戰(zhàn)。如何實(shí)現(xiàn)檔案管理同現(xiàn)代技術(shù)的有機(jī)結(jié)合，使檔案管理工作逐步走上良性發(fā)展的軌道？這要求檔案管理人員準(zhǔn)確把握檔案管理工作的特點(diǎn)，想方設(shè)法，提高檔案管理者的服務(wù)意識(shí)，掌握豐富的業(yè)務(wù)知識(shí)和現(xiàn)代化管理技能，充分發(fā)揮檔案的信息資源優(yōu)勢(shì)，更好的服務(wù)于社會(huì)。俗話說(shuō)，前途是美好的，道路是曲折的，落實(shí)到檔案管理的具體工作上，還是腳踏實(shí)際，從頭做起，從繁瑣枯燥、重復(fù)機(jī)械的工作做起，把最原始、最基本的資料收集、整理、甄別、歸類(lèi)，利用計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代化手段科學(xué)分類(lèi)，整理檔案，提高效率，做到事半功倍。設(shè)法降低人為因素，發(fā)揮計(jì)算機(jī)的管理優(yōu)勢(shì)，減少手工操作，提高工作效率。尤其是在檔案的查找檢索中發(fā)揮信息化管理的優(yōu)勢(shì)，提高庫(kù)藏資源的利用率。凡事有利必有弊，在信息化帶來(lái)方便快捷的同時(shí)，也伴隨著安全隱患。為了保證檔案的安全性，必須制定嚴(yán)格的電子文件安全管理制度，完善電子文件流轉(zhuǎn)跟蹤登錄制度，建立有效的操作權(quán)限管理體系，對(duì)電子文件管理系統(tǒng)的操作權(quán)限進(jìn)行合理劃分，在軟件功能上周密設(shè)計(jì)，加強(qiáng)電子簽章、口令管理、活體指紋識(shí)別等技術(shù)，提高身份認(rèn)定的精度，其中重點(diǎn)應(yīng)對(duì)最常用的口令方式進(jìn)行嚴(yán)格管理。同時(shí)，為了以防萬(wàn)一，還必須設(shè)置自動(dòng)啟動(dòng)的電子文件操作日志，以備日后進(jìn)行安全查考或真實(shí)性鑒定時(shí)作為依據(jù)。

4.科學(xué)規(guī)范，提高效能

合理有效的檔案運(yùn)用對(duì)把握經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的基本規(guī)律和發(fā)展方向具有很強(qiáng)的借鑒意義，加強(qiáng)檔案管理工作的根本目的在于為社會(huì)和國(guó)家的經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)。檔案利用是檔案自身價(jià)值得以實(shí)現(xiàn)的直接手段，做好檔案的開(kāi)發(fā)和利用又是檔案管理者自身價(jià)值的重要體現(xiàn)，檔案開(kāi)發(fā)利用已經(jīng)成為全社會(huì)發(fā)展的重要信息資源，而且檔案信息資源的共享顯得更加重要。作為檔案管理人員既要加強(qiáng)檔案收集、整理、鑒定、保管等工作，重點(diǎn)應(yīng)做好檔案的編目、檢索、編研工作，結(jié)合本單位特點(diǎn)和實(shí)際需要，編制出切合實(shí)際方便快捷的檢索工具，建立健全檢索體系，以滿足檔案利用工作的需要。并要加強(qiáng)對(duì)檔案的保管工作，為利用者提供需要。在檔案利用過(guò)程中，對(duì)一些重要的珍貴檔案資料要妥善保管，一般只把微縮或復(fù)制件提供利用，原始的資料不予查看外借，確實(shí)需要的要在保證資料安全的情況下，由管理人員親自監(jiān)督，以保證檔案資料的安全完整性。對(duì)檔案庫(kù)房的設(shè)施建設(shè)，要不斷進(jìn)行加強(qiáng)，盡量減少外界條件對(duì)檔案造成不必要的損害。隨著社會(huì)的發(fā)展，還要積極尋求檔案管理服務(wù)的新途徑，提高檔案利用質(zhì)量和水平，更好地發(fā)揮檔案的作用，在創(chuàng)造社會(huì)效益的同時(shí)，促進(jìn)檔案事業(yè)的發(fā)展。

綜上所述，科學(xué)規(guī)范的檔案管理不僅可以提升管理部門(mén)的自身水平，合理開(kāi)發(fā)利用檔案，還提升檔案管理工作者的自身價(jià)值，為社會(huì)進(jìn)步和經(jīng)濟(jì)發(fā)展做出新的貢獻(xiàn)。現(xiàn)在，我們必須搶抓機(jī)遇，避免消極因素帶來(lái)的不利影響，充分發(fā)揮我國(guó)社會(huì)制度特有的管理優(yōu)勢(shì)，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化、科學(xué)化、法制化，與時(shí)俱進(jìn)，開(kāi)拓創(chuàng)新，創(chuàng)造檔案管理工作的新局面。

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