檔案信息系統建設若干問題探討

馬世仙

[摘 要] 檔案信息系統建設面臨著有價值的歸檔記錄管理和傳統紙質檔案信息化兩個方面的新挑戰。分析了目前信息化時代下檔案信息化建設面臨的諸多問題，即檔案信息化管理體系仍需完善、應用系統建設體系尚待統一、遠程交互認證體系待以構建。探討了信息資源整合、資金投入、遠程利用等問題。針對這些問題，尚待進一步深化完善，理論的研究對檔案信息化建設具有重要的理論意義和實踐價值。

[關鍵詞] 檔案信息；系統建設；資源整合；問題探討

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2017. 03. 099

[中圖分類號] G270 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2017）03- 0179- 02

0 前 言

檔案信息系統建設是科技信息時代對檔案管理運行工作的新要求，是提升信息系統開發利用總體水平的技術支持，是推動檔案管理模式由實體向信息化轉變的助力，是實現檔案管理事業更快發展，進一步提高檔案事業為經濟社會服務能力的重要手段。檔案信息系統建設是提高檔案管理工作水平的最快捷方法，也是提升檔案服務水平的必由之路，更是完善檔案信息安全的有效途徑[1]。

目前檔案信息系統建設，一方面面臨著如何更進一步有價值地在電子政務活動中記錄歸檔管理，另一方面存在著將傳統紙質檔案逐漸轉變為數字化兩個方面的新挑戰。因此，檔案信息系統建設正逐漸開展起來，并形成了符合自身實際的建設規律。但是在發展建設過程中，關于系統建設方法的爭論和實踐道路的爭議一直延續著，無論是理論工作者還是檔案業界人士，都有各自的思路和見解，應用對象的需求也與檔案工作者的成果存在差異性，因此檔案信息系統建設過程中，相關問題的探討顯得尤其重要。

1 檔案信息系統建設內容

2002 年國家檔案局、中央檔案館發布的《全國檔案信息系統建設實施綱要》，規定了“十五”期間檔案信息系統建設的主要內容和任務[2]。軟件、硬件及相關基礎設施建設是檔案信息系統建設的重要內容，是區別于非信息化檔案管理的物質條件。檔案信息系統工作軟件包括系統軟件和應用軟件，系統軟件例如計算機的管理監控、調試、語言翻譯、數據庫管理、存儲、安全管理和操作系統等。應用軟件則是根據檔案信息系統實際需求，按照檔案業務發展開發相應的計算機應用系統。并且除檔案業務管理系統應用外，也可處理與之相關的公文系統等。除此之外還包括信息發布系統和檔案信息資源網站的建設，所建設的硬件系統包括計算機服務器、路由器、存儲設備、網絡設備、安全設備和檔案數字化加工設備等。

2 面臨的若干問題

檔案信息系統的建設應具備與時俱進的特點，必然要經歷探索、發展、再探索、再發展的過程。這就導致了檔案信息系統建設不可能一勞永逸，檔案信息系統建設在不斷完善中不斷前進，需要解決一些面臨的若干問題。

2.1 體制機制影響

體制機制的制約不僅存在于在檔案信息系統建設過程中，也反應在檔案管理和檔案相關業務開展的過程中。而對這些制約的問題，一方面應重視市場經濟環境下行政管理體制的改革和改革滯后的因素，另一方面也應重視信息化對工作體制機制改革的滲透、推動和促進的作用。針對檔案信息系統建設所面臨的體制機制問題，既要看到阻礙性的一面，也要客觀地認識到這正是需要突破的方面。

2.2 信息資源整合

檔案信息資源整合面臨的問題表面上反應出的是技術層面和業務攻關上的問題，實際上根本原因不在檔案管理工作環節，而是由于業務部門信息資源整合工作不到位。在目前信息資源建設方面，開展并完善的工商、質監、稅務等部門與部門之間的數據共享與信息比對，開展相關業務過程中發揮了明顯成效。但從宏觀環境分析，目前檔案資源體系建設未形成全國性戰略規劃設計。從各個行業環境下分析，檔案資源流失情況嚴重。從檔案管理工作內部成效分析，館藏結構單一、重藏輕用現實條件制約了檔案資源體系建設。從技術層面分析，檔案資源體系建設目前采用的技術手段較為落后，存在信息安全隱患。以上皆為檔案信息資源整合方面面臨的問題。

2.3 資金投入

信息化建設本身就是耗費資金投資的系統性工程，檔案信息系統建設特別是在初期建設的階段，單從硬件配置革新上，就是一項較高投入的過程。資金滯后必然導致檔案系統中軟件、硬件和相關基礎設施建設受阻，進而影響延遲檔案信息系統實現應用見效的時間，甚至在初步建成并具備應用條件時，卻又面臨著系統的升級和淘汰，導致檔案信息系統建設應用是失效的和實現信息系統建設積極性的受挫。

2.4 遠程利用

檔案信息遠程利用是檔案利用工作的發展趨勢，是檔案信息系統建設的應有之義，也是廣大人民群眾的迫切期盼，有助于解決人民群眾最關心、最直接、最現實的利益問題。

3 結 語

檔案信息系統建設是一個長期的過程，實施過程面臨問題較多，且針對性的處理較為艱難。同時各部分工作均具有階段性，都需要關注行業實時動態，保持與時俱進。也不排除在信息化發展的過程中，出現比檔案信息系統更為有效的和更實用可行的方案。也不能因為檔案信息系統建設的逐漸興起而忽視其需要進一步完善的必要性。檔案信息系統建設后對社會的應用成果日益重要，完善建設過程也同樣重要。

主要參考文獻

[1]高慶收.數字檔案館的建設[J].航空檔案，2002（2）：18-23.

[2]賈姝.檔案信息網站建設與著作權問題初探[J].檔案與建設，2002（3）：7-9.