IT企業人力外包管理探討

摘 要：文章將IT外包普遍采用的服務分包和項目分包兩種外包形式進行比較，得出服務分包的優勢。并且，進一步給出了一個完整的服務分包管理流程，從計劃、采購、結算、反饋幾個環節體現閉環管理。

關鍵詞：IT外包；服務分包；項目分包

1 概述

近年來，計算機技術飛速發展，IT企業間的競爭也越來越激烈。為了節約成本，在IT行業中普遍采用外包的方式組織生產。IT外包一般分為服務分包和項目分包兩種形式。

2 服務分包和項目分包的區別

服務分包是指項目承包商（總包人）在實施項目時吸納具有相應資質的服務分包商參與開發、實施等，共同完成業務系統建設的活動。

項目分包是指項目承包商（總包人）將其所承包項目中的非主體業務通過書面合同形式并經業主同意，發包給其他具有相應資質的項目分包商完成的活動。

其中，服務分包具有及時性、定期性，按人、級、量和價結算的特點。為保證項目按期高質量完成，服務分包更傾向于對“人”的管控，且不需要業主方的同意，法律也未禁止服務分包。服務分包和項目分包的對比見表1。

3 服務分包流程

鑒于以上服務分包與項目分包的區別，以及服務分包的優勢，通過實踐經驗，以及IT審計、IT治理的要求，總結出了服務分包工作流程。如圖1所示。

服務分包工作流程劃分為四個階段十三個環節。

3.1 計劃階段

（1）制定服務分包計劃。a.年度計劃。需求部門根據年度項目清單，逐一分析用人需求，提出部門年度服務分包計劃。分季度列出預計需求人數、預計簽訂合同額、預計利潤等。人力資源部根據經營指標和人力資源配比，審核部門年度服務分包需求。并匯總形成公司年度服務分包需求計劃（按季度滾動修訂）。b.月度計劃。每月初5日前，需求部門提出部門月度服務分包計劃。包括項目信息、人員級別、數量、時間等信息。項目管理部根據項目進度、預算等情況審核月度服務分包計劃。人力資源部匯總形成公司月度服務分包計劃。

3.2 采購階段

（2）簽訂框架協議。根據框架招標結果，物資部與中選供應商簽訂服務分包框架協議。并且為供應商開通信息管理平臺賬號。

（3）人員準入。a.提出需求。需求部門提出《服務分包申請》。包括項目信息、預計收入、預計用人計劃、已用人員數量、人員需求數量、資格要求、需求原因、工作內容、配置方式（新增、調配）等。b.審核需求。人力資源部根據月度服務分包計劃審核《服務分包申請》。計劃外服務分包申請先由項目管理部審核，再由人力資源部匯總，并將月度服務分包計劃準確率納入需求部門績效考核。c.發布需求。根據審批通過的《服務分包申請表》，物資部在信息管理平臺上公開發布服務分包需求信息，供應商可以憑賬號密碼登錄系統后查看。d.收集簡歷。人力資源部收集供應商推薦的簡歷，并進行初步篩選。e.組織面試。人力資源部對于篩選通過的簡歷，組織外包人員面試。f.初審評價。人力資源部先對外包人員進行初審評價。g.技術評價。需求部門對外包人員做技術評價。h.復審評價。對于高級別的外包人員，人力資源部會同項目管理部組織相關專家進行復評。

（4）核定級別。人力資源部根據外包人員初評、技評、復評結果，最終確定其級別。

（5）確定價格。對于每個外包人員，根據其定級結果，物資部與供應商再次進行談判，針對此人員實際的技術能力、工作經驗等，在不高于框架招標結果中相應級別的人員單價的原則下，通過談判確定此人員的最終單價。在價格談判過程中，對于優質供應商或者響應及時率高的供應商予以適當照顧。最終確定的單價經公司領導審批后，物資部與供應商簽訂《服務分包確認書》，雙方簽字蓋章。

3.3 結算階段

（6）核定工作量。外包人員每天在VP系統中報工（包括工作內容和工作地點），項目經理審批。同時，人力資源部統計外包人員考勤，包括請假、加班等信息。每月項目管理部從VP系統中導出外包人員報工工時及所在項目信息，然后根據人資部提供的請假、加班信息對工時進行調整，確定外包人員工作量。

（7）結算人工費。物資部根據每個外包人員的工時、單價計算出人工費，按供應商口徑編制《服務分包月度人工費結算單》，按項目口徑編制《服務分包月度人工費項目成本分攤表》。

（8）結算差旅費。根據項目需要，外包人員提出出差申請，項目經理和項目管理部分別審批。財務資產部審核外包人員出差的往返交通票據，并計算出差天數，按出差地區標準計算差旅補貼。物資部匯總外包人員交通費和差旅補貼信息，按供應商口徑編制《服務分包人員月度差旅費結算單》，按項目口徑編制《服務分包人員月度差旅費項目成本分攤表》。

（9）簽訂結算單。《服務分包月度人工費結算單》《服務分包月度差旅費結算單》經財務資產部審核后，由物資部分別與各供應商進行量、價、人的確認，并雙方簽字蓋章。

（10）支付勞務費用。物資部向供應商收取發票。財務資產部收到發票后，按資金計劃付款，并將《服務分包月度人工費結算單》《服務分包月度差旅費結算單》附在財務憑證后歸檔。

3.4 反饋階段

（11）預警項目成本。財務資產部每月按部門核算每個項目的月度成本，編制《財務統計月報表》，并通知項目管理部、需求部門。項目管理部根據月度項目成本，監控項目預算，做預警提醒。需求部門根據已發生的項目成本，及時向人力資源部提請調增或調減外包人員，并按季度對部門年度服務分包計劃提出修訂。人力資源部按季度修訂公司年度服務分包計劃。

（12）考核外包人員。需求部門反饋外包人員工作情況，向人力資源部提請調高或調低外包人員級別。人力資源部對于使用超過一年的外包人員，一般在每年年初，根據用人部門的反饋意見對其重新發起定級、定價流程。

（13）考核供應商。需求部門反饋供應商配合情況，外包人員工作情況。人力資源部反饋供應商對服務分包需求的響應及時率、響應質量。項目管理部反饋工時準確情況。物資部收集各部門的反饋信息，對供應商進行考核，編制《供應商季度考核報告》。

4 結束語

通過以上流程開工服務分包工作可以有效加強IT企業服務分包管理，規范服務分包流程，強化過程管控，規避審計風險，實現服務分包工作的規范化、流程化、標準化，提高服務分包工作效率，提高管理精益化水平。

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