淺談企業合同示范文本管理和實踐應用

俞秀紅

摘 要：隨著市場經濟的進一步發展，越來越多企業為提高合同管理質量采用示范文本管理模式。合同示范文本歷經三個階段的發展，具有不同的分類和特征，在企業實踐應用的過程中存在著優勢，但也有相應注意要點。

關鍵詞：合同管理質量；示范文本；主要要點

一、序言

合同示范文本是由國家工商行政部門、行業協會或企業根據法律、法規和政策規定，經過長期實踐制訂的，具有規范性、指導性或強制性的合同文本格式。它主要包括合同格式條款、樣式、計價公式及固定的附件等。合同示范文本的應用對企業加強合同管理、提高簽約質量發揮了重要作用。如今，我國已經有越來越多的行業根據實際制訂了合同示范文本，買賣、租賃、建筑工程、供用電、保險、技術研究等行業都制訂并力推各類合同示范文本的使用，在某些行業合同示范文本的使用與否甚至影響到是否能享受到相關優惠政策。國家對合同示范文本的重視程度可見一斑。本文中，筆者根據長期企業合同管理實踐經驗，闡述合同示范文本的管理流程，并介紹其在合同管理工作中所起的作用，并指出需注意的要點和建議改進事項。

二、合同示范文本的發展歷程

1982年7月1日，《中華人民共和國經濟合同法》實施后，為規范合同文本形式，首次提出了合同示范文本的概念，至今主要歷經了三個發展階段：

（一）需求激增，民間自發制訂合同示范文本階段

上世紀80年代末，正值深化改革、對外開放的高峰時期，市場經濟體制不斷完善，企業之間以及企業對外商簽訂合同體量激增，合同糾紛也頻繁出現。當時，許多合同簽訂當事人缺乏經濟、法律等相關知識，導致簽訂的合同出現缺款少項的問題，嚴重的甚至被合同相對方惡意欺詐，給合同履約帶來極大的隱患。為解決這些問題，某些行業協會、特大型企業等根據《經濟合同法》的規定，結合自身實際，將本行業或單位發生頻次較高的業務做成相對固化的合同文本樣式，供本行業或本企業參考使用，這樣至少能達到合同不遺漏條款、格式相對規范、內容基本合格的要求，合同當事人使用起來也比較方便，提高了簽約質量。

（二）政府規范，相關政策相繼出臺階段

上世紀90年代，政府相關部門注意到各行業、企業自發制訂合同示范文本的現象，為進一步規范合同示范文本各項管理行為，適應改革開放經濟形勢要求。國務院辦公廳國辦發【1990】13號文件規定，在全國推行經濟合同示范文本制度，1990年8月20日，國家工商局又下發《經濟合同示范文本管理辦法》。各省市相繼采取一系列措施，積極推行合同示范文本。上海工商局于2003年制訂頒布《上海市合同示范文本備案辦法（試行）》。政府各項規定對行業、企業實行合同示范文本制度，貫徹執行《經濟合同法》，提高合同簽約和履約率起到了重要作用。

（三）經濟形勢變化，文本不斷修訂完善階段

進入20世紀，立法高峰的到來，仲裁法、擔保法、物權法等一系列新法律法規的制訂和頒布。另外，市場經濟體制也進入調整期，合同示范文本也不斷需要修訂和完善，以適應市場經濟發展需要。隨著新合同法頒布和實施，國家工商行政管理部門又組織制訂和修改了16類73種合同示范文本。對規范合同當事人的簽約行為和經營行為，保護其自身的合法權益，健全社會主義法制，起到了積極作用。

三、合同示范文本管理基本流程

（一）合同示范文本的分類及特征

1.合同示范文本的分類

合同示范文本可以根據合同類型、頒布時間順序等進行分類，但筆者根據企業合同管理經驗及本文研究的重點將其分為以下三類：

（1）行業指定合同示范文本。行業指定的合同示范文本廣泛存在于建筑工程（包括不限于設計勘察施工監理）、技術開發、人壽保險、金融擔保、融資租賃和水電氣的供用等方面，這些合同示范文本經過行業內各類企業的錘煉，其合法合規性毋庸置疑，但相對的，這些文本條款的更改余地較小，有的甚至完全無法更改。另外上述許多合同示范文本是由政府相關職能管理部門制訂發布，強制推行，并實行登記備案制度，企業使用這些示范文本可以享受退免稅或政務手續簡化等優惠措施。

（2）泛用型合同示范文本。泛用型合同示范文本是指企業根據自身經營實際情況，為提高合同管理效率，針對發生頻次高、風險相對可控的業務制訂的合同示范文本。高質量的企業泛用型合同示范文本應該是相關業務法律法規、商務、財務和專業技術等條款的相互支撐和有機結合。絕不是從網上隨意下載使用，或聘請律所閉門造車形成的一套中看不中用的文本。

企業泛用型合同示范文本應該在收集和整理相關行業業務標準合同范本的基礎上，結合企業業務實踐，并在總結參考企業已經執行同類型合同基礎上，提煉、歸納出的各類合同要點，并逐步合同模板。這類合同示范文本的管理實踐是本文討論的重點。

（3）專業型合同示范文本。在合同管理實踐工作中，除上述兩類合同示范模板外，還有一類專業型合同示范文本。以筆者所在的航空制造業來說，波音空客等航空制造業巨頭對需轉包的工作包內容有著專門的合同示范文本（指定商務條款加若干工作描述附件），飛機機體大部件工作包項目也有相對固定的合同模板。這類文本除了一般的合同條款外，還包含的項目專用的質量、技術、讓步等條款，使用頻次比泛用型合同示范文本要低很多，條款針對面狹小，可修改程度低。合同談判中占強勢的一方經常采用此類示范文本來維護自身利益。

2.合同示范文本的特征

一般而言，企業制訂的合同示范文本具有系統性、規范性、相對權威性和實用性等特征。

（1）系統性是指企業的合同示范文本是一個完整的體系，而不是零散的、隨意的一些合同模板簡單拼湊組成。舉個例子，企業可以按合同類型制訂合同示范文本，下設采購類、承攬類、技術類、建設工程類、委托類等各類合同示范文本，而每個大類下可按業務實際需要設置各類文本，例如采購類可以分為國內采購類、國外采購類、一般貨架產品采購類、設備裝置采購類等合同示范文本，另外對一些專業型較強的業務，根據項目子業務設置不同類合同模板，例如建設工程類可以下設設計勘測類、總包施工類、施工監理類等合同示范文本。

（2）規范性是指企業在制訂合同示范文本時，文本的內容應與現行的法律規定，行業標準項目和企業內部規定相匹配，不能超越上述規定，必要時可以增加示范文本使用說明來規范業務經辦人使用文本。例如某示范文本中付款條款中預付款比例是根據業務談判具體設置的，但企業財務部門規定：一般采購類產品預付款比例不得超過合同總價的30%，設備類采購產品預付款款比例不得超過合同總價的20%。這就需要具體說明，提示合同經辦人正確使用合同示范文本。

（3）相對權威性是指企業合同示范文本應該是由企業合同管理部門制訂并公布，其他部門無權擅自制訂或大幅度更改合同示范文本，如業務部門確有需要制訂新的示范文本或在示范文本中增加相應內容，需經合同管理部門認可后發布實施。

（4）實用性是指各類合同示范文本應該是充分考慮企業業務實際情況，遵守法律法規，參考行業眾多合同文本精華制訂。必須泛用型廣，可操作性強，易于使用，有利于提高企業合同管理整體質量。

（二）合同示范文本管理體系

1.合同示范文本相關管理部門

一般而言，合同示范文本相關管理部門與企業合同管理體系的相關職能部門一致。合同管理部門作為示范文本的歸口管理部門，負責制訂相關管理制度，頒布、解釋和修訂各類示范文本，并負責協調各部門在使用示范文本中發生的各類問題，對示范文本進行網絡宏觀指導和監督，法務部門負責合同文本的合法性、財務部負責文本中付款方式、付款進度等財務條款設置、技術質量部門負責質量要求、質保期、技術條件等條款的制訂。當然，這些文本最終的用戶是各業務部門。

2.合同示范文本的應用范圍

企業制訂合同示范文本就是為了提高合同管理整體質量，所以合同示范文本應包含企業絕大部分的業務范圍。當然，上文提到的行業制訂和專業型合同示范文本也應該納入企業合同示范文本管理體系，只不過對這些文本的管理方法相對單一，另外建冊管理即可。

3.合同示范文本的修訂和增減

業務部門作為合同文本的使用部門，不只是被動使用文本，管理職能部門對合同示范文本也有著不斷更新的需求。另外，隨著新法律法規的制訂和辦法，行業規定發生較大變化或項目確有特殊需要，示范文本與實際業務發生較大沖突，需修訂，新增時，業務部門或管理職能部門可以向合同管理部門提出需求，經合同管理部門綜合評估、與相關部門協調后決定是否對示范文本進行升版。

四、示范文本在企業合同管理實踐中的應用

（一）整體提升企業合同文本簽訂質量

這是企業實施合同示范文本的管理最重要的理由之一，統一、規范的文本對合同履約質量提供保障。以筆者的經驗，有些企業在未實施合同示范文本管理前，合同文本紛繁復雜，各式各樣。甚至采購同類產品的采購合同，有的洋洋灑灑幾十頁、有的是簡單的一紙合同、有的從網上下載現成的合同模板手工填寫。總之，無序的合同文本給企業合同簽訂、履約帶來極大風險，因為從善意的合同文字錯誤到惡意的條款欺詐就是就產生于不統一的合同文本。

（二）提高合同審批效率

合同審批是企業合同管理的重要環節之一。使用統一規范合同示范文本可以極大提高審批效率。這是因為如果業務經辦人使用示范文本起草合同的話，如果對規范性條款沒有改動，那么這些條款就無需審核，審核人員只需將精力放在文本中可變條款或與合同對方談判達成一致的條款上，提高合同審批的效率和質量。

（三）示范文本的信息化系統內嵌和管理

隨著合同信息化水平的進一步提高，越來越多的企業開始使用信息化系統來進行合同的各項管理工作。如果合同文本的起草也在系統中進行的話，完全可以將合同示范文本內嵌至系統中。這樣既可以省去合同經辦人手動起草合同的步驟，減少差錯率，又半強制地推行了示范文本的使用，三可以提高合同審批質量，可謂一石三鳥。

示范文本系統內嵌的好處是不少，當然具體實施工作還是有許多方面需要注意。首先，上文所述的行業指定、專業型示范文本和泛用型示范文本在系統中應采用不同的調用方法，前者因為要填寫的內容較多且專業，應該讓業務部門下載填寫后上傳，后者改動內容相對較小，可以在系統上直接填寫相應條款，由系統自動生成合同文本。其次，合同條款的可修改程度應設置一定權限，條款是否必填，條款是否可改，改動的范圍是多少。如上文舉的例子，財務部門要求一般采購類產品預付款不得超過合同總價的20%，那么經辦人在調用此類模板起草合同時，如果在預付款比例中填寫的數字超過20%，則系統報錯，并提示經辦人正確的改動范圍。最后就是合同文本起草系統留痕問題，實踐工作中筆者發現，合同經辦人有時會有意無意對示范文本中某些格式條款進行改動，而合同審核人員專注于本部門審核職責，往往對此類改動難以察覺，甚至在合同簽訂時也難以察覺，雖然問題微小，但會給企業帶來極大風險，就要求系統在合同起草時記錄所有經辦人對示范文本修改的記錄，供合同審核人員在審核過程中調閱，堅決杜絕上述問題。

另外，示范文本在合同管理系統中還有建庫、維護和更新等工作，這是合同管理系統構建方面的內容，本文不具體展開。

五、實踐中應注意的問題和建議

盡管示范文本在企業合同管理工作發揮著越來越重要的作用，但是示范文本的使用還是存在一定問題，企業在進行合同管理工作中應該注意以下幾點：

（一）示范文本適用范圍和法律效力的存在局限性

盡管企業在制訂合同示范文本時考慮周全，力求盡善盡美，示范文本只能對各業務領域存在的普遍問題加以規定，不可能完全考慮每個具體個案的情況，這樣就造成示范文本對某些業務鞭長莫及的情況。另外，即使是國家機關、行業協會發布的合同示范文本并不屬于法律體系的一部分，本身不具有強制效力。合同談判中，強勢方經常以此文本僅僅是起示范作用為由，拒絕采用企業示范文本。這是由企業業務的多樣復雜性和合同示范文本本身的局限性所致，所以遇到上述情況，只能因地制宜，加強合同雙方的溝通和協調，對是否采用示范文本采取靈活的取舍。

（二）示范文本具有“保質期”

制訂任何合同示范文本都不可能一勞永逸，法律法規、技術質量條件、行業規則的變化時刻影響示范文本相應條款，另外文本在企業實際應用過程中也會發生各式各樣的問題。以筆者的經驗，每隔一年應對所有合同示范文本進行評估、更新和改進，當然這還不包括某些文本緊急、臨時性的改動。

（三）示范文本的安全性

安全性就是本文在文本的信息化系統內嵌中提到的第三個問題，為了防止當事人對合同文本擅自改動，避免隨之引起的風險和麻煩，除了采用系統技術手段之外，各級合同審批人員，特別是合同簽訂最后一道關卡—用印人員一定要對合同文本進行全面校對，確保合同內容正確無誤。

六、結束語

示范文本的應用能給企業合同管理工作帶來益處，它可以提升合同簽約質量、提高審批效率、降低履約風險，但在實踐過程中，還存著缺乏法律約束力、適用范圍不全等問題。此外，如何對文本進行實時更新也是擺在企業合同管理人員面前的課題。但是毋庸置疑的是，使用和推行合同示范文本，已經使企業的合同規范管理的道路上邁進了一大步。

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