淺談切實加強辦公室秘書自身修養(yǎng)

鄧子芬

摘 要：在現(xiàn)代社會，秘書工作的范圍，十分地廣泛，并非只要求寫作水平高，而是要求秘書人員綜合素質(zhì)提高。因此可見，一名優(yōu)秀的文秘工作人員，不僅要認識自己所處的位置，找準自己的坐標，具備廣博的科學知識，而且要懂得一系列工作方法和工作藝術(shù)。力爭做到“五心”秘書即一是擁有一顆堅定鮮明的“政治心”；二是擁有一顆永不懈怠的“進取心”；三是擁有一顆謹小慎微的“責任心”；四是擁有一顆嚴于律己的“平常心”；五是擁有一顆善于觀察的“細致心”。

關(guān)鍵詞：秘書工作；綜合素質(zhì)

秘書，按照詞典的解釋，曰：“掌管文檔、安排事務(wù)并協(xié)助機構(gòu)或部門負責人處理日常工作的人員”。但這只能算作一種傳統(tǒng)的解釋。在現(xiàn)代社會，你會發(fā)現(xiàn)，“秘書”一詞，其應(yīng)用的范圍十分廣泛，在各種媒體上，這個詞的出現(xiàn)率極高，可以說每日每時，隨處可見。一些國際組織如聯(lián)合國、亞太經(jīng)合組織、國際貨幣基金組織、北約、歐盟，東盟等設(shè)秘書處；一些民間組織、行業(yè)協(xié)會消費者協(xié)會、律師協(xié)會等設(shè)秘書處；各級政府領(lǐng)導(dǎo)有秘書，公司企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)有秘書……可以說，只要是個機構(gòu)、組織，就會有秘書部門。秘書工作的范圍，也十分地廣泛，許多性質(zhì)并不相同的工作，卻都以“秘書”稱之。因此，對這個太常見、太熟悉的詞下一個準確統(tǒng)一的定義，反而變得困難了。由此可見，一名優(yōu)秀的文秘工作人員，不僅要認識自己所處的位置，找準自己的坐標，具備廣博的科學知識，而且要懂得一系列工作方法和工作藝術(shù)。

一、擁有一顆堅定鮮明的“政治心”

秘書人員由于工作崗位的特殊性，常常涉及一些核心機密，輔助領(lǐng)導(dǎo)參與一些重大問題的決策和處理。這就要求秘書人員必須具有強烈的政治意識，無限忠誠于黨的事業(yè)，在任何情況下都不能在政治上出問題。始終保持政治上的堅定。自覺加強對馬克思主義理論的學習，思想上、政治上、行動上同黨中央保持高度一致，在大是大非面前立場堅定、旗幟鮮明，經(jīng)得起任何政治風浪的沖擊，從根本上筑牢拒腐防變的思想道德防線。善于以政治的觀點看待問題。秘書作為領(lǐng)導(dǎo)身邊的工作人員，頭腦中必須有政治，行動上必須講政治，堅持從政治和全局的高度觀察、思考和處理問題。無論是提建議、搞籌劃，還是抓落實、求創(chuàng)新，都必須想到政治因素、考慮政治影響、顧及政治后果，以高度的政治責任感做好每一項工作。從政治的高度嚴于律己。秘書人員如果在政治上不能嚴格要求自己，不僅自己會犯錯誤、出問題，而且會損害機關(guān)和領(lǐng)導(dǎo)的形象，造成惡劣影響。因此，要始終保持政治上的成熟和清醒，嚴格遵守黨的政治紀律，特別是在決定重要事項、敏感事件處理等問題上，不說三道四和品頭論足，敢于同削弱黨的領(lǐng)導(dǎo)、損害黨的利益、影響黨的形象的言論和行為作斗爭，忠實地履行好秘書人員的神圣職責。

二、擁有一顆永不懈怠的“進取心”

作為領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手，文秘工作人員一定要擺正自己的位置，樹立“靠素質(zhì)立身”的觀念，始終保持“本領(lǐng)恐慌”的危機感，牢記“學海無涯，學無止境”，主動自我加壓、充電，必須不斷充實自身的知識，用一顆永不懈怠的進取心不斷在學習中做好本職工作。

1.專與廣

秘書工作沒有盲區(qū)，只要領(lǐng)導(dǎo)工作有可能涉及的領(lǐng)域，秘書就不能說“不”。比如，作為一名分管工業(yè)經(jīng)濟的政府領(lǐng)導(dǎo)人的秘書，首先要具備作為秘書的一些基本素質(zhì)，如語言文字表達能力、文電處理能力、會務(wù)接待能力等。其次要熟悉工業(yè)經(jīng)濟、市場經(jīng)濟以及從國家到地方的相關(guān)政策法規(guī)、本地區(qū)經(jīng)濟運行狀況等方面的知識，不能說出話來、寫出文稿來處處是“雷區(qū)”、句句是“外行話”。再次要對除此以外的政治、歷史等其他領(lǐng)導(dǎo)工作可能涉及的領(lǐng)域有所了解。因此，秘書必須是多面手，不僅要對其他相關(guān)方面的知識有所了解，而且要做到廣。只專不廣或只廣不專都難以勝任秘書工作。

2.前與后

秘書的主要職責是為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)。為此，要做到前與后的協(xié)調(diào)統(tǒng)一。所謂前，就是對與領(lǐng)導(dǎo)有關(guān)的工作要超前考慮、主動學習、提前完成，留有一定的提前量。這其中包括兩方面含義：一是領(lǐng)導(dǎo)布置的工作要趕在領(lǐng)導(dǎo)規(guī)定的時間之前完成，以給領(lǐng)導(dǎo)一個緩沖的時間；二是領(lǐng)導(dǎo)尚未布置但根據(jù)自己判斷即將要開展的工作，要超前謀劃，想在領(lǐng)導(dǎo)前面，做在領(lǐng)導(dǎo)前面，主動去謀劃、去學習、去掌握。

3.內(nèi)與外

做一名稱職的秘書，還要不斷學習如何處事做人，隨著場合的不同，學會內(nèi)外有別。由于秘書往往跟領(lǐng)導(dǎo)走得很近，不僅在許多方面直接參與領(lǐng)導(dǎo)決策，而且還掌握著包括領(lǐng)導(dǎo)個人隱私的一些鮮為人知的秘密。所以，秘書在公共場合活動時要學會內(nèi)外有別、把握分寸，對什么該說什么不該說，必須心中有數(shù)，多向領(lǐng)導(dǎo)學習處事做人的方式方法。不能為了嘩眾取寵、一時興趣而口無遮攔。否則，不僅會泄露一些工作秘密，而且還可能損害領(lǐng)導(dǎo)者的形象，于工作、于己都不利。

三、擁有一顆謹小慎微的“責任心”

“圣人敬小慎微，動不失時。”其意是，用謹慎的態(tài)度對待細小的問題，以防造成較大的錯誤和損失。用這句話來形容秘書工作也許最恰當不過了。秘書崗位重要、責任重大，頭緒多、規(guī)矩多，不得有絲毫懈怠、草率和疏忽，否則，就有可能給工作造成嚴重的危害和無法估量的損失。為此，秘書人員在工作中要做到“三戒”。

1.“戒懶”

是做好秘書工作的大忌。特別是隨著市場經(jīng)濟的發(fā)展，新情況新問題層出不窮，要求秘書人員必須具有更為廣博的理論知識、精湛的業(yè)務(wù)技能和良好的協(xié)調(diào)能力，觀察問題要多角度、思考問題要有高度、研究問題要有深度。但當前，不少秘書人員存在的突出問題就是“心懶”，整天陷于事務(wù)性工作，對問題缺乏深入的思考，站起來說不了，坐下去寫不了，工作缺乏主動性、創(chuàng)新性，提供建議缺乏系統(tǒng)性。這是需要引起注意的。

2.“戒粗”

秘書人員在為領(lǐng)導(dǎo)提供參謀輔助時，要做到心細如發(fā)、一絲不茍，不能粗枝大葉。對領(lǐng)導(dǎo)交辦的每件事，不管事情本身是急是緩，都要周密思考，認真負責，把每一個細節(jié)都做細做精做到位，不能敷衍塞責，應(yīng)付了事。在時間允許的情況下，把每個細節(jié)都要認真檢查幾遍，多來幾個反復(fù)，尤其是對一些文字性的工作，更要不厭其煩地去推敲、修改和充實，以確保把自己最好的“作品”展示給領(lǐng)導(dǎo)。

3.“戒浮”

秘書工作中常會遇到一些涉及面廣、處理起來比較麻煩的問題，只有腳踏實地地做好每個環(huán)節(jié)的工作，才能避免出現(xiàn)紕漏。要培養(yǎng)嚴謹細致的作風，對任何事情都要多留心、多問幾個為什么，以細求實、以深求精，從司空見慣、容易被人們忽視的細節(jié)中發(fā)現(xiàn)深層次的問題，知其然且知其所以然，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供有價值、有見地的意見。

四、擁有一顆嚴于律己的“平常心”

秘書作為領(lǐng)導(dǎo)的“代言人”，確實有其特殊性，（下轉(zhuǎn)第頁）（上接第頁）身份特殊、工作特殊、環(huán)境特殊，這就意味著秘書的角色是榮耀的，但同時又是辛苦、寂寞的。如何正確處理各種關(guān)系和矛盾，調(diào)整好自己的心態(tài)，適應(yīng)這種特殊性的需要，是每個秘書人員都必須要過的“華容道”。

1.得意莫忘形

秘書崗位取決于黨的事業(yè)的需要不是為秘書個人設(shè)置的一種特權(quán)。但現(xiàn)實生活中，由于秘書天天工作在領(lǐng)導(dǎo)身邊，容易贏得領(lǐng)導(dǎo)的信任和“偏愛”，也容易使其產(chǎn)生在領(lǐng)導(dǎo)光環(huán)照耀下的得意與滿足。實際上，秘書也只是一名普通的工作人員，是為領(lǐng)導(dǎo)、為群眾服務(wù)的。當面對鮮花簇擁和甜言蜜語時，秘書人員一定要有清醒的認識和客觀的是非辨別標準，多問幾個為什么，時刻做到寵辱不驚，保持平和的心態(tài)，甘居“幕后”，做好“地平線”以下的工作，絕對不能因為領(lǐng)導(dǎo)的信任而沾沾自喜、妄自尊大、自以為是，更不能干“越位”和“出格”的事。

2.失意不消極

給領(lǐng)導(dǎo)當秘書，在風光神氣的背后，其實也有許多辛酸和苦辣，能夠自由支配的時間少，臨時性、突擊性任務(wù)多，大腦神經(jīng)長期處于高度緊張狀態(tài)。工作任務(wù)完成得好很少有人表揚，出了一點紕漏便會遭受質(zhì)疑和責難。有時出力吃苦也不一定落好，明明受了委屈，還得忍氣吞聲、強裝笑顏。面對諸如此類的“失意”，秘書人員不能患得患失，更不能消極應(yīng)對。既然選擇并從事了秘書工作，就應(yīng)該不辜負組織的信任和培養(yǎng)，把受到的委屈和責難化作激勵自己奮進的“苦口良藥”。既要看到秘書工作的艱苦性，又要看到秘書崗位對提高自身素質(zhì)具有的獨特優(yōu)勢；既要與同齡人比進步，更要比奉獻、比工作，耐得住寂寞、受得了委屈、抗得住辛苦。

3.自省要經(jīng)常

秘書人員要養(yǎng)成“吾日三省吾身”的習慣，經(jīng)常反思自己的言行，檢點自己的作風，及時打掃思想上的“灰塵”，使思想不偏離正確軌道；要自覺遵守法律法規(guī)、黨紀政紀和規(guī)章制度，時時處處嚴格規(guī)范自己的言行，增強自我管理、自我控制的能力；要自覺地接受組織和群眾的監(jiān)督檢查，絕對不能搞任何特殊化，不能假借領(lǐng)導(dǎo)名義和工作之便辦私事。

五、擁有一顆善于觀察的“細致心”

秘書工作一個很重要的特點，就是按照領(lǐng)導(dǎo)的指示去開展各項工作。秘書工作的這種“受命性”特點，要求秘書人員必須認真地掌握和理解領(lǐng)導(dǎo)的思想，準確領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)的意圖。一是要善于“察言觀色”。不同的領(lǐng)導(dǎo)，由于知識、經(jīng)歷、經(jīng)驗、工作習慣等方面的不同，決策的思維習慣和特點也不相同，交代意圖的方式也是不同的。秘書人員要做“有心人”，留心領(lǐng)導(dǎo)平時在不同場合的講話，對一些具體問題的看法，以及一些有感而發(fā)形成的思想等，善于將領(lǐng)導(dǎo)的這些斷斷續(xù)續(xù)、零零散散的思想進行系統(tǒng)總結(jié)和歸納，從中把握領(lǐng)導(dǎo)的思想脈搏和思維走向，更加深刻領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)意圖。二要及時向領(lǐng)導(dǎo)請示。在遇到領(lǐng)導(dǎo)交代模糊不清的時候，秘書必須多動腦筋。比如可以在不誤事的情況下，在適當?shù)臅r候，借討論某一件事、某一觀點，自然而然地談到自己要問的事情，從而把領(lǐng)導(dǎo)的意圖引出來。如果任務(wù)比較緊，自己又把握不準時，要及時請示報告，爭取主動，求得領(lǐng)導(dǎo)的理解和指點，不要有虛榮心，因為怕領(lǐng)導(dǎo)說“這么小的事都辦不了”或者怕暴露了自己的無知、無能和某些方面的不足而自己藏著、掖著，導(dǎo)致誤時誤事。三要勇于豐富提高。領(lǐng)導(dǎo)意圖受時機、范圍、透明度等種種因素影響，具有不確定性，雖然基本形成，但還有一個逐步調(diào)整、逐步完善的過程。當領(lǐng)導(dǎo)對某項工作、某件事情有了思維苗頭和導(dǎo)向時，秘書要發(fā)揮自己的“悟性”，根據(jù)這種意向信息，分析感知領(lǐng)導(dǎo)意圖產(chǎn)生的背景和過程，進行跟蹤性補充調(diào)查，輔助領(lǐng)導(dǎo)歸納、概括、闡發(fā)、補充意向性的想法。對領(lǐng)導(dǎo)容易疏忽的細節(jié)，要仔細推敲、反復(fù)斟酌，利用恰當?shù)臅r機和場合，及時向領(lǐng)導(dǎo)提出建議，盡量使領(lǐng)導(dǎo)意圖更加完善，更加符合實際，確保領(lǐng)導(dǎo)意圖和決策順利落實。