基于信息化時代淺析傳統檔案與新生電子檔案的管理利用

路文燕

摘要：隨著電子信息技術的快速發展，檔案管理的形式從傳統的紙質檔案管理逐漸過渡到電子檔案管理。從傳統檔案管理模式到電子檔案管理模式的過渡中，側重點不夠明確，而且缺少有現實指導意義的理論，當前的一些理論大部分都處在探索概念性的階段。本文首先闡述了傳統檔案和電子檔案的基本含義，然后闡述了傳統檔案管理與電子檔案管理的差異，最后論述了傳統檔案管理和電子檔案管理的優缺點。

關鍵詞：信息化 傳統檔案管理 電子檔案管理 差異 利弊分析

一、傳統檔案管理與電子檔案管理含義

（一）傳統檔案管理含義

傳統檔案管理主要是以紙質的文檔和材料為主要的操作對象，這些紙質的文檔和材料主要是由個人、團體和組織形成的各種表現形式的歷史記載，其對社會和國家有一定的保存價值。

（二）電子檔案管理含義

電子檔案管理主要是以電子形式保存的文字材料為主要操作對象，這些文字材料能夠被計算機系統直接辨別、操作和保存，主要的傳遞途徑是網絡，其對組織、社會和國家有一定的保存價值。

二、傳統檔案管理與電子檔案管理差異分析

（一）歸檔的時間不同

在計算機技術盛行的時代，各個高校也已經學會充分利用先進技術進行檔案管理。在高校的檔案管理工作中，電子檔案可以根據高校運行狀況，隨時進行歸檔，或者按照某一規定的日期進行統一歸檔。由生成電子文檔的學校其他部門通過計算機網絡發送給檔案整理部門，所生成的文件檔案先要通過生成文件檔案人員的電子數碼簽名封簽認證之后，交由檔案管理人員進行接收和登記，然后檔案管理人員按事先規定的檔案歸檔原則給出其相應的檔案分類號，最后設定電子檔案的訪問限制或密碼，以保證電子文檔的安全性。

（二）歸檔的方式不同

如果在高校的檔案管理工作中采用電子檔案管理，由于電子文件采用的是程序編碼技術，所以其內容被編寫改變之后并不能被發現，而且可能還會存在關鍵信息被修改而不被察覺，從而導致了一系列問題的存在，導致高校內部人員對電子文檔真實性和原始性的辨別變得復雜又不準確。因此，要特別注意電子文檔形成過程中的數據加密、信息認證和身份驗證，避免電子文檔因傳輸或處理不當而導致數據失真，從而確保電子文檔的準確、原始及真實。

（三）管理方法的不同

隨著計算機在辦公中的逐漸普及，電子檔案的數目也隨之上升。由于電子檔案與傳統檔案在形成、存貯等方面的不同，所以各自需要相對應的管理機制。電子檔案按保管載體的不同可以分為光盤、磁盤、硬盤檔案等，按電子檔案類型可分為應用系統程序設計成果檔案、應用系統數據檔案、計算機設備管理程序檔案、通用系統程序檔案等。電子檔案保存載體和種類的不同決定了其不同于傳統檔案的管理方式，收集電子檔案主要通過硬盤或磁盤拷貝，根據電子檔案的特點決定歸檔整理工作。

（四）保管方式不同

電子檔案與傳統檔案在保管方法上也存在著差異。電子檔案存在著不能長期可讀的問題，造成這一問題的主要原因是由于電子檔案載體易老化變質。為了解決這一問題，檔案管理部門可以定期對接收的電子檔案打印出相應的紙質版作為備份，但這一辦法的完成還要電子檔案形成部門和計算機技術的發展來共同合作，檔案管理部門對電子檔案進行統一、通用的格式存儲，這樣做的目的是防止在計算機技術發展后，無法準確的讀取之前存儲的電子檔案。

三、傳統檔案管理與電子檔案管理利弊分析

（一）從操作環節分析傳統檔案管理與電子檔案管理的利弊

1.收集歸檔

傳統檔案收集歸檔是將有保存和查閱價值的紙質文件材料全部收齊，之后再將這些文檔按照檔案歸檔的相應規定進行操作。電子檔案歸檔比傳統檔案歸檔要復雜，檔案管理人員在接收到電子文件要對電子文件進行分類、標注關鍵詞等，在電子檔案整理完成后及時存貯。與傳統檔案管理相比，電子檔案歸檔的工作量要大一些，歸檔時間短、信息時效性更高。

2.鑒別整理

傳統檔案的文件材料在歸檔之前要進行價值鑒定，進行相應的資格審查，以此判明其保管期限和價值，在歸檔完成后，還需對已歸檔的檔案進行價值復審。電子檔案在進行歸檔之前，其價值會從電子文檔的內容和技術兩方面進行判斷，電子文檔的應用性范圍、技術狀況、可讀性、真實性都對其有直接影響，所以相比于傳統文檔，電子文檔在進行價值判斷時還要進行技術分析，以此來保證文檔的安全和準確。

3.存貯

存貯傳統檔案需要消耗大量的資源，因為在過程中需要持續性的投入大量人力物力，而且隨著檔案不斷累積，新舊檔案的整理和應用的困難程度也隨之增加。電子檔案內容的表現形式比較多樣化，從而使電子檔案能夠更加生動形象的表達。而且電子檔案的儲存載體都具有容納量大、所需空間小、操作速度快、存儲密度大的特點。不過電子檔案在修改之后不留痕跡，這就存在著數據的原始性不能得到保障的問題。

（二）從操作內容分析傳統檔案管理與電子檔案管理的利弊

1.真實性

與電子檔案相比，傳統檔案的真實性和原始性更容易得到保障，這主要是由于其價值審定十分嚴格，一旦其價值審核成功，其形式和內容基本就不再變化，之后只要保管得當，基本不會存在問題。電子檔案主要通過多媒體進行保存，所以其修改可以做到不留痕跡，這也就導致了電子檔案的原始性和真實性受到威脅。而且在電子檔案的格式轉化過程中，也極容易因為操作失誤而導致信息失真。

2.操作性

傳統檔案相對于電子檔案管理操作更為復雜，因為其涉及到的工作都是由人工完成，工作龐大而耗時。電子檔案管理主要使用信息處理軟件來進行批量處理，大大的加快了相同量下的檔案管理操作的速度。同時，電子檔案管理比傳統檔案管理的專業性更強，要求檔案管理人員不僅要具有檔案管理的專業技能，還要能夠熟練使用相應的計算機軟件。

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（作者單位：河南省南陽師范學院）