大數(shù)據(jù)時代檔案管理模式變化研究

李恩

摘要：隨著電腦信息科技的發(fā)展，人們生活進入信息化時代，大數(shù)據(jù)時代的到來，給人們的生活方式與工作方式帶來了新的變化。大數(shù)據(jù)是指在更大規(guī)模的數(shù)據(jù)上以新的方式在海量的數(shù)據(jù)中尋找到新看法、新趨勢，從而構(gòu)建新的價值。在大數(shù)據(jù)技術(shù)影響下，給檔案管理部門帶來了巨大的沖擊，傳統(tǒng)的管理模式已經(jīng)不能適應(yīng)時代的發(fā)展要求，其管理方式將發(fā)生巨大轉(zhuǎn)變。大數(shù)據(jù)時代背景下，對于檔案管理模式的探索與研究，有利于對于文檔信息的保護，優(yōu)化文檔管理流程，提高文檔管理水平，最終促進文檔事業(yè)的發(fā)展。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)時代 檔案管理模式 變化 研究

隨著大數(shù)據(jù)時代的到來，帶來了巨大的數(shù)據(jù)信息資源。無論是國家管理，還是社會企業(yè)對于大數(shù)據(jù)的引用，甚至是交往方式和個人生活，無不受其影響。科學技術(shù)的發(fā)展，給大數(shù)據(jù)時代的到來提供了科學技術(shù)的支持。在檔案學領(lǐng)域，大數(shù)據(jù)時代的到來，給其帶來了新的發(fā)展與挑戰(zhàn)。面對龐大的數(shù)據(jù)信息，檔案管理部門如何對如此巨量且復(fù)雜的信息進行有效管理是最大的挑戰(zhàn)，認清當前的發(fā)展形勢，改變傳統(tǒng)的管理模式，適應(yīng)時代發(fā)展的需求，更好地為人民服務(wù)。

一、大數(shù)據(jù)時代下的檔案管理

（一）有關(guān)大數(shù)據(jù)

我們通常所說的大數(shù)據(jù)，就是指通過一些軟件等來獲取和處理數(shù)據(jù)信息所消耗時間的數(shù)據(jù)集。

大數(shù)據(jù)時代的類型有很多種，其中主要有三種數(shù)據(jù)類型，結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)、半結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)以及非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)。

通常被廣大學術(shù)界認可的，大數(shù)據(jù)時代有四個基本特征，數(shù)據(jù)規(guī)模大，種類多，價值密度低，處理速度快。

大數(shù)據(jù)時代的關(guān)鍵技術(shù)就是指從大量的數(shù)據(jù)信息中，快速有效的獲得有價值的信息的技術(shù)。其發(fā)展過程大致可分為四個發(fā)展階段，大數(shù)據(jù)的采集，大數(shù)據(jù)的存儲，大數(shù)據(jù)的挖掘以及大數(shù)據(jù)的分析。

（二）大數(shù)據(jù)時代的檔案

陳潔明指出，網(wǎng)絡(luò)信息時代，信息記錄就是檔案，生成的數(shù)字化的記錄就是不可刪改的檔案。任何一條信息的記錄都有可能產(chǎn)生巨大的價值，在一些單位中，有一些信息價值偏低而不能被保存下來，加入到檔案當中，在大數(shù)據(jù)時代，保留了信息的完整性，把信息作為一種不可分割的整體，在這一方面發(fā)揮了巨大的價值。

（三）大數(shù)據(jù)時代下檔案管理的重要性探析

檔案館要永久性的保存檔案，為社科文教等機構(gòu)提供有價值的服務(wù)，保存大量的信息資源，但是由于管理方式落后，在這個行業(yè)領(lǐng)域內(nèi)業(yè)務(wù)水平高的人才相對匱乏，這些信息資源并沒有得到有效的發(fā)揮。自2003年起，國家推行智慧城市的建設(shè)，檔案館若想融入智慧城市的建設(shè)中，需要大數(shù)據(jù)的技術(shù)支持。

隨著大數(shù)據(jù)時代的到來，電子文檔增長迅猛，對于電子文檔的管理也遇到了前所未有的挑戰(zhàn)。需要確立一個機構(gòu)對于電子文件進行管理，首先要對電子文件進行收集，需要大數(shù)據(jù)技術(shù)，對這些電子文件進行分類歸檔保存，通過大數(shù)據(jù)技術(shù)的支持，能快速的從海量電子文件中檢索出所需要的文件。

在大數(shù)據(jù)時代，數(shù)據(jù)規(guī)模大，文件數(shù)量也很龐大，面臨的最大問題是對于文件系統(tǒng)層累積的元數(shù)據(jù)的管理，如果處理不當，會影響系統(tǒng)的性能。數(shù)據(jù)技術(shù)為檔案工作者管理非結(jié)構(gòu)化電子文件的問題提供了解決之道。

二、大數(shù)據(jù)時代下檔案管理模式的變化

（一）檔案管理體系的變化

隨著大數(shù)據(jù)時代的到來，檔案的數(shù)據(jù)量激增，對于檔案的服務(wù)水平要求更高，檔案管理者應(yīng)當順應(yīng)時代的發(fā)展，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理模式。傳統(tǒng)的技術(shù)以及管理模式已經(jīng)無法及時處理如此龐大的信息量。我們的理想狀態(tài)下是把所有信息都能歸檔，但是迫于人力物力的束縛，傳統(tǒng)的管理方式對于信息進行甄別，去粗取精，保留一部分在當時看來是有效的信息，但是這種做法會造成一部分數(shù)據(jù)的損失。檔案管理部門應(yīng)轉(zhuǎn)變管理思想，樹立大數(shù)據(jù)觀念。

大數(shù)據(jù)是信息科技領(lǐng)域顛覆性的技術(shù)變革，但大數(shù)據(jù)不止是技術(shù)的革新，實質(zhì)上計算機服務(wù)時代的來臨，對數(shù)據(jù)的抽絲剝繭、總結(jié)結(jié)論更體現(xiàn)了計算機行業(yè)正從技術(shù)供應(yīng)型轉(zhuǎn)為服務(wù)供應(yīng)型。技術(shù)的變革促進了更好的為人們服務(wù)，為人民服務(wù)好才是最終的目的和意義。

（二）檔案數(shù)據(jù)資源體系的變化

檔案數(shù)據(jù)信息的來源廣，且數(shù)據(jù)內(nèi)容更加豐富。檔案數(shù)量越龐大，分類越精準，更能體現(xiàn)出檔案的價值，大數(shù)據(jù)時代下，檔案館的館藏容量更大，數(shù)據(jù)類型更多，傳統(tǒng)的類型通常是指紙質(zhì)書籍、聲像以及實物展示等，大數(shù)據(jù)時代帶來了電子檔案，載體各異，特征多樣。同一條信息可以用多種不同的形式表現(xiàn)出來。

伴隨著檔案信息化，對于檔案數(shù)據(jù)的處理速度加快。傳統(tǒng)的管理方式是人工手動管理，效率低，大數(shù)據(jù)下，人們進入了現(xiàn)代化的檔案收、管、用業(yè)務(wù)流程管理，更加方便快捷。如何從大量的信息海洋中迅速獲取有效信息，是一直以來要面對的難題，大數(shù)據(jù)下的云技術(shù)的發(fā)展，運用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、計算機軟件、高科技手段提升檔案資源的處理速度，解決了這一難題。

檔案數(shù)據(jù)收集的方式也朝著多樣化方向發(fā)展，除了對于有關(guān)部門和單位進行強制收集，還有就是互聯(lián)網(wǎng)提供的信息。在互聯(lián)網(wǎng)時代，信息內(nèi)容豐富，傳播速度快且廣，更新快，如何在最短的時間內(nèi)捕捉到最有效的信息，是對檔案管理員的一種考驗。

（三）檔案行政管理體系的變化

黨委政府的檔案室是最初的檔案行政管理部門的雛形，國家在改革過程中推行政企分開的管理辦法，檔案部門從開始的輔助性部門到現(xiàn)在的宏觀整體指導(dǎo)部門，逐漸強化自身的行政管理職能。

以往，檔案管理部門是對黨政機關(guān)、事業(yè)單位以及一些社會團體的檔案進行專業(yè)指導(dǎo)和服務(wù)，大數(shù)據(jù)時代的到來，已經(jīng)不再僅僅局限于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的管理了，工作對象變成了電子文檔的方式，面對這一改變檔案管理人員應(yīng)積極提高自身的業(yè)務(wù)水平，從而才能提高更好的服務(wù)。

過去檔案管理部門只針對黨政機關(guān)和政府相關(guān)部門的檔案事物進行管理，且許多檔案室需要保密的。大數(shù)據(jù)時代，提倡資源共享，面向大眾實行開放式管理，這種合作方式發(fā)生了巨大變化。

三、結(jié)語

綜上所述，大數(shù)據(jù)時代的到來，給檔案管理部門帶來了巨大的沖擊，對于檔案管理部門來說，這既是一種機遇，同時也是一種挑戰(zhàn)。檔案管理員應(yīng)當積極迎接挑戰(zhàn)，順應(yīng)時代發(fā)展潮流，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的發(fā)展模式，為社會提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

參考文獻：

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（作者單位：鄄城縣人力資源和社會保障局）