紙質與電子工程檔案共存期管理問題淺析

劉旖羽++袁斯坦

紙質與電子，是工程檔案存儲的兩種介質形式。傳統的工程檔案，由于歷史問題，紙質的居多；現代的工程檔案，則是電子的居多。像很多外來的工程設計依據文件，如委托函、規劃文件、批復文件等，都是只有紙質版的，接收單位即使對這些文件做了數字化掃描，轉換成了電子圖片或其他格式的電子文件，但紙質的原版作為法律依據，還是必須同步保存的。而項目設計過程記錄，由于主要是在設計企業內部走流程形成的，因此采取電子表單的方式生成和存檔最為合適，且由于在設計過程中的變更和資料互提情況很多，電子表單執行效率更高、交互更好。在設計成果交付方面，行業協會正在推進數字化審圖和數字化交付的工作，通過數字化審圖倒逼設計企業改造升級自身的檔案管理流程，相信不久的將來，我們交付給甲方的成果將直接是電子版的。但美好的未來都會存在一個灰色的過去，目前我們很多設計企業都會遇到紙質與電子工程檔案共存期管理問題，下面我就這一問題進行分析并提出自己的想法，歡迎大家指正。

一、要弄明白是先有“雞”，還是先有“蛋”

科技是在不斷創新的，給我們的工作和生活帶來了越來越多的驚喜。紙質與電子工程檔案，是檔案發展的歷史長河中，不同時期存儲檔案信息的兩種方式，隨著檔案技術的不斷發展和完善，電子工程檔案必然會成為今后的主要存儲方式。

對于存量檔案，紙質工程檔案是“雞”，通過數字化掃描生成的電子工程檔案是“蛋”，讓“雞”變成“蛋”的目的，是讓其“縮小”并電子化（查閱時無需調用原本，避免損壞或遺失），更便于通過網絡傳輸（跨地域）和查閱（無需翻閱索引卡片）。

對于增量檔案，由于啟用了工程項目管理系統、協同系統，電子工程檔案可以通過系統流程、電子表單、自動提交等自動歸集到檔案系統，此時它是“雞”，紙質工程檔案是“蛋”。有了“雞”，通過新型帶印章打印功能的設備，可以按需生產出“蛋”。

對于外來文件，由于外單位不一定啟動了全電子化的業務流程，因此主要還是采取對紙質文件進行掃描、生成電子文件的采集方式。此時，又回到了與存量檔案同樣的情形。此類信息被采集的實時性是關鍵，因此必須要有嚴格的、能長期正常實施的操作流程。例如，將企業印務部門設置到企業辦公樓的一樓，當設計人員、項目負責人等拿到外來文件的時候，就直接將紙質文件提交過去，印務部門設置專人對外來紙質文件進行掃描，并按系統提供的序號給紙質文件做標記（實現紙質與電子文件的對應），再提交給檔案部門。設計人員、項目負責人則直接登陸系統調用電子版的外來文件來查閱（更方便，也不易遺失）。

二、“雞”和“蛋”必須完全一致么

大家都明白一個道理：雞可以生蛋，蛋也可以孵出雞。既然“雞”或“蛋”都是作為檔案信息的一種載體、一種介質，那么我們無論是養好“雞”，或者是保管好“蛋”，或者兩者兼而有之，其效果都應是相同的。

因此，對于存量檔案、大多數的外來文件，由于紙質文件是“雞”，電子文件是“蛋”，因此在管理好“蛋”的同時，還必須養好“雞”，管理好兩者的對應關系；對于增量檔案，電子文件是“雞”，紙質文件是“蛋”，我們只需要養好“雞”即可。

三、如何保證“雞”能正常地生出“蛋”

紙質檔案通過鑒定，可以判斷其真偽，通過這只“雞”生出的“蛋”是可以放心使用的；而電子檔案，由于其可復制、易修改的特性，用它來生“蛋”，往往會讓人覺得不放心。

因此，當電子文件是“雞”的時候，我們需要引進數字簽名、數字印章、數字水印和加密等技術手段，在每只“雞”的身體上打上一個無法被輕易修改、抹除的標記，如此才能讓大家安心地使用其生下的“蛋”。

加密技術，這里我們不做詳談，但需要注意一點，就是加密本身就是一個雙刃劍。數據進行加密后，需要解密了才能正常使用，因此必須讓加解密功能保證能24×7的運作，一旦出現問題，可能就會導致整個企業的“宕機”。

數字水印，屬于一種被動的安全技術，主要是在頁面的某處加上文件歸屬企業的身份信息（一般不可見），且此信息無法被篡改、抹除，在需要的時候，可作為鑒定依據。

數字簽名、數字印章，這個目前大體有2種解決方案。一種是通過第三方CA認證機構，為企業所有參與項目的員工，制作個人專屬的簽名、企業專屬的印章，當項目完成時加上去；一種是企業自己內部制定一套數字簽名使用機制，記錄授權過程，然后企業自己僅需為自己制作一套專屬的數字印章即可。

以上幾種技術，大家可根據實際情況按需選用。

四、“雞”和“蛋”的安全性考慮

通過前面的分析，我們可以了解到，要做好紙質與電子工程檔案共存期的管理，就需要養好“雞”、保管好“蛋”。那么如何來做呢？

對于紙質檔案，如果未同步做數字化掃描，那么在收集后，建議采取“無損式”裝訂，使用定制的文件盒和文件夾來實現。雖然檔案管理中要求檔案的裝訂應該使用“三孔一線”的方式，但這種帶孔裝訂的方式，會對紙質文件的邊緣造成破壞。后期，如果再對這些紙質文件做數字化掃描的時候，可能就會造成掃描設備卡紙（嚴重的可能會造成原件破損）。因此，強烈建議先進行紙質檔案數字化掃描，再做裝訂。但在進行數字化掃描過程中，應制定規范化的操作流程，對紙質檔案的出和入嚴格把關，避免遺失，如發生破損，應及時補救。

對于電子檔案，一方面要防止非法使用，如做好電子檔案的下載利用工作，嚴格管理檔案的使用權限，避免檔案信息隨意擴散；另一方面，必須做好基礎設施的建設，保證檔案數據的安全，定期進行數據備份和檢查，并對備份的副本進行嚴格管理。

（作者單位：武漢市政工程設計研究院有限責任公司）