淺談檔案管理中檔案的數字化處理技術

劉傳峰

【摘要】隨著科學技術的發展以及計算機網絡技術的普及，當前的檔案管理工作已經逐漸形成了數字化處理的模式，并在其基礎上不斷的完善成熟，本文將對檔案管理工作中的數字化處理技術進行具體的分析和介紹。

【關鍵詞】檔案管理；數字化處理；信息數據

隨著各種信息量的增加，檔案管理工作越來越復雜，人們的檔案數據越來越多，有涉及到職位升遷的個人基本履歷，有關于黨員干部評定的思想履歷等，如何對這些豐富的檔案數據實現科學化的管理，更好的保證檔案管理工作有序的展開，是目前檔案管理工作的重點。在計算機知識的網絡化時代的影響下，檔案管理已經逐漸開始了數字化的管理模式，并在未來一段時間將會得到更好的發展。

一、掃描技術

掃描是實現檔案管理數字化模式的一個前提，所謂的掃描就是講所有紙質的文件檔案資料通過掃描儀掃描下來，并將數據存儲到計算機里。掃描工作的實現需要工作人員熟悉掃描儀的基本工作原理，能根據實際的需要對掃描儀進行數值定制。

1、掃描儀工作基本原理

掃描儀是新型的科技產物也是實現檔案管理的一個必備設備，它能夠將文本類以及聲像等類型的數據信息通過掃描最終實現數字化的轉換。它的工作步驟主要分為兩個程序，首先將信息進行光學的掃描，形成模擬的利用信號，最后將這些信號再轉化為我們可以利用的數字信息。

掃描儀通過對原稿進行光學掃描，將光學圖像傳送到廣電轉換器中變為模擬電信號，又將模擬電信號變換成數字電信號，并通過計算機接口傳至計算機中。在掃描儀獲取圖像的過程中，有兩個原件起到關鍵作用：一個是CCD，它將光信號轉換成電信號；另一個是A/D變換器，它將模擬電信號變為數字電信號。這兩個元件的性能和技術指標直接影響掃描儀的工作質量。掃描儀的工作方式主要有反射式和透射式兩種。

大多數平板掃描儀采用反射式掃描原理。在掃描儀內部，有一個步進電動機驅動的可移動拖架，拖架上有光源、反射鏡片、透鏡和CCD光敏元件等。掃描時，原稿固定不動，拖架移動，其上的光源隨拖架移動，光線照射到正面向下的原稿上，其過程類似復印機。圖片反射回來的光線通過反射鏡片反射到透鏡上，經過透鏡的聚焦，投影到CCD廣電耦合元件上，經過廣電轉換形成電信號，然后進行譯碼，講數字信號輸出。采用透射式掃描原理的掃描儀一般有兩類，一類是專用的膠片掃描儀，另一類是混合式掃描儀。掃描儀與計算機之間的接口方式主要有SCSI、EPP、USB等，其中以SCSI、USB較為常用。

2、掃描儀技術指標

掃描分辨率、掃描精度、色彩位數、灰度級、掃描幅面、掃描速度、兼容性、接口形式等都是選擇和使用掃描儀時應重點考慮的技術指標。

掃描分辨率（dpi）主要是指掃描儀CCD的光學分辨率，是決定掃描清晰度的主要參數指標。不同的掃描儀其掃描分辨率的數值也是不一致的，通常來說掃描儀的掃描分辨率越高，那么掃描出來的數據越真實，在使用的過程中可以根據實際的需要進行合理的選擇。當然分表率高的掃描儀其掃描成本和設備成本相對來說也會有所提高，因此在選擇掃描儀需要從經濟和效果兩個方面進行衡量。

二、模數轉換技術

聲像檔案的數字化過程與紙質檔案完全不同，這是因為傳統的聲響都采用模擬的磁帶、錄音帶、錄像帶來保存，必須通過模擬到數字轉換才能實現數字化。

模數轉換是將模擬輸入信號轉換成二進制數字信息的一種技術，主要包括采樣、保持、量化和編程四個過程，實現這些過程的技術很多，并采用這些技術研制出各種轉換設備和系統，在開展聲響檔案數字化過程中必須了解和熟練掌握浙西額設備的功能、性能和操作規程。

模擬聲像檔案數字化的核心過程既是要完成聲響檔案的數據采集與數字化轉存，實現聲像檔案從模擬數據向數字信息的轉化。這個過程主要依靠模擬聲像資料播放機、數模轉換線、視頻采集卡、影響工作站等設備搭建的聲像數模轉換系統完成。聲像數據的數字化轉換過程是實時的，即一個小時的模擬聲像資料轉化為數字格式同樣需要一個小時。

三、網絡存儲技術

經過掃描后的信息將被存儲到相關的計算機內，首先需要保證計算機的安全，為了降低檔案數據管理的風險，應該對重要的數據進行備份；其次，存儲的計算機需要具備足夠大的空間容量，能夠對所有信息數據進行存儲；最后計算機需要實現網絡化，以便實現數據的及時更新，更能實現信息檔案的便捷管理和在線分享。

主機與網絡存儲系統之間的連接方式有多重，主要有在線存儲、近線存儲和離線存儲。磁盤陣列與服務器之間的直接連接就是采用在線存儲方式，存取速度快，成本高，適合高速數據存取的應用場合；光盤庫與主機之間采用近線存儲方式，存取速度中等，成本合理，適合于對在線訪問速度要求不高的檔案館、圖書館等；磁帶庫、脫機存儲設備是采用離線存儲方式，平均存取速度較低，成本也較低，適合大規模后備備份或者用以保密數據的保管和訪問等。

存儲設備與網絡的連接標準也有多種方式，主要有SCSI連接、光纖、3GIO、InfiniBand等。SCSI連接和光纖連接是檔案館中通常使用的連接方式。

四、數據壓縮技術

信息存儲的過程中通常會遇到兩個主要的問題，其一是存儲的信息量大，存儲空間有限，存儲難度大；其二是存儲的信息類型不統一，有數據型有圖像型等，不同的信息需要存儲在不同的文件夾內，存儲程序復雜，而壓縮技術正好可以恰當的解決掉這兩個矛盾。

經過壓縮后的文件和信息，所占的存儲空間下降，提高了存儲空間的有效利用率。當人們需要對存儲的信息加以利用時，可以通過相關的軟件對信息進行解壓。目前主要有兩種主要的壓縮形式，一種是有損減壓，一種是無損減壓。無損減壓顧名思義，就是在減壓的過程中沒有實現數據的缺損和變更，該技術能夠保證數據信息的真實性，但是壓縮的效果和程度有限，在一定程度上還是有限制的，不能實現理論上減壓的效果。

通過壓縮處理后的信息數據基本上能夠減少硬盤的存儲負荷，因此是十分必要的，但是由于壓縮技術需要耗損機械設備，因此經濟成本也相對較高。所以應該在壓縮領域實現壓縮能力與壓縮質量的突破，為檔案管理實現準確安全廉價的信息壓縮。

有損壓縮方法在保證了壓縮效率的同時也最高限度的保證了信息數據壓縮后的高質量。它的基本操作原理是基于人類對某些視頻和圖像在一定范圍內的敏感度比較低，那么對這部分敏感度低的數據進行壓縮缺損，將不會影響到人們對于數據和信息的有效利用。因此，有損壓縮技術能夠得到普及。

五、結束語

通過檔案管理數字化模式的實踐數據調查，我們發現該種管理較之傳統的管理方式更快捷高效，能夠實現信息的有效存儲和高效利用，并有利于檔案管理領域精簡機構，節約經濟成本。因此，檔案管理的數字化模式將在我國得到大力的推廣。