檔案管理工作的規范化概述

張洪敏

【摘要】自八十年代起，我國社會主義發展腳步的加快，人們的生活水平也得到提高，逐步體現了檔案管理工作的重要性。日常工作中，檔案管理環節是企業穩定發展的精神支柱，檔案管理中有各種重要的文件和流程的存檔。新形勢下，檔案管理工作是現在企業中較為重要的一個管理流程，檔案管理是對政府、公司或是企業的一些工作流程的歸檔。本文對檔案管理工作的現狀和發展等方面出發，挖掘其存在的各種隱藏問題，并對新形勢的檔案管理工作的規范化作如下概述和探討。

【關鍵詞】新形勢；檔案管理；歸檔；維護

現代社會不斷發展，檔案管理工作其自身的功能和業務范圍也發生了一定的變化。檔案管理工作能否規范的發展，已經成為決定了檔案信息能否得到高效的利用、開發的關鍵。與此同時，檔案管理工作與現代信息技術融合的形勢下，規范的對檔案管理制度進行調整，成為更好的將檔案信息的價值進行發揮的關鍵。本文從幾個方面入手，對如何提高檔案管理工作的規范化水平做了分析與闡述。

一、新形勢下對檔案管理的影響

運用信息技術可以有效地進行檔案管理工作：

1、新形勢下，檔案管理工作是現在企業中較為重要的一個管理流程，檔案管理是對政府、公司或是企業的一些工作流程的歸檔，檔案管理是一項隱蔽性的工作，檔案管理這個流程不能把它擺放在工作單位或企業中一個明顯的位置，這是社會上一種普遍的現象。檔案管理是領導重視的工作部分之一。新形勢下，廣泛的信息技術可以成為檔案管理系統中有限的工作程序，信息技術可以讓復雜的檔案管理簡便化。日常工作中，檔案管理環節是企業穩定發展的精神支柱，檔案管理中有各種重要的文件和流程的存檔。檔案管理也能及時的表現出工作圍繞的范圍、重點，提高工作技能。同時新形勢下的信息技術可以讓檔案管理工作自動化、現代化，信息技術對新形勢下做好檔案管理的工作做出了突出貢獻。

2、企業的文書、會議堆積日山，沒有好的管理方式很難全部歸檔。第一，提升檔案管理人員對信息技術的掌控，可以熟練的運用信息技術做好檔案存檔。或是招聘一些專業的信息技術專業畢業的人才，從而全面提升檔案管理工作人員的工作素質和能力；第二，讓檔案管理通過信息技術實現自動化辦公。比如，大量的需要處理的公文、文件、起草合同、打印報表、工作記錄等繁雜工作。能夠快速的提高工作效率和節省時間。第三，讓檔案管理現代化，檔案管理大多是以做備份和記錄為主，檔案管理中有很多信息資源，要做到分類存檔，重要的資料加上保密工作，現代化管理可以想找什么就找什么，否則堆積如山的資料無處下手。

二、對檔案管理模式進行創新

在信息化背景下，檔案管理者要對于檔案管理模式進行創新，并且主動的對檔案與利用方式進行改進與革新，清晰的認識到現代新技術應用的必然性與優勢。隨著社會不斷發展和信息技術的融入，檔案信息不斷豐富，并且各種文獻、情報量也急劇增加。在海量的信息管理中，管理者要以規范的手段對信息進行整理、收集、加工與利用，實現信息的深度共享。在信息化的形勢下，檔案利用上可以與其他部門的信息化平臺進行整合，并且設立檔案管理數據庫系統，通過不同權限級別的設定，使得不同人員可以輕松的完成檔案信息的獲取和利用，提高檔案信息的利用效率，更好的推進檔案管理工作的進一步發展。

三、檔案管理規范化的步驟

1、做好日常維護工作

今天以前的工作檔案、記錄做好售后工作，要經常檢查以前的文件是否有損壞。作好記錄，定期對存檔的工作記錄進行查看。如有損壞，要及時對檔案進行補檔，避免需要的時候找不到該檔案。檔案管理人員在歸檔時要注意存放在防水、防潮的位置，避免損壞檔案無法查看。

2、檔案管理工作人員要有責任制

檔案管理工作人員要有責任心，企業的檔案管理對于非企業檔案管理部門工作人員來說是保密的，不可隨意給他人復制，或觀看檔案記錄；檔案管理人員不可在他人的煽動下隨意改動檔案記錄，杜絕一切對企業或行政單位不利的手段。

3、落實不同崗位的職責

檔案管理體系要對于檔案管理工作流程和不同環節做出規范化的說明，并且對不同人員的職責與工作內容做好劃分，嚴格落實不同的崗位責任。與此同時，針對于其他部門對檔案管理工作不重視的現狀，檔案管理人員要積極的聯系各部門負責人，做好檔案相關工作的配合，保證檔案管理工作相關規范化標準流程得到深入的執行。

四、加強管理檔案的工作力度

1、求實創新，與時俱進

凡事有利必有弊，在信息化帶來方便快捷的同時，也伴隨著安全隱患。為了保證檔案的安全性，必須制定嚴格的電子文件安全管理制度，完善電子文件流轉跟蹤登錄制度，建立有效的操作權限管理體系，對電子文件管理系統的操作權限進行合理劃分，在軟件功能上周密設計，加強電子簽章、口令管理、活體指紋識別等技術，提高身份認定的精度，其中重點應對最常用的口令方式進行嚴格管理。同時，為了以防萬一，還必須設置自動啟動的電子文件操作日志，以備日后進行安全查考或真實性鑒定時作為依據。對管理檔案積極采取應對措施，加強人才的引進，提高檔案信息化建設隊伍的水平。

2、科學規范，提高效能

合理有效的檔案運用對把握經濟活動的基本規律和發展方向具有很強的借鑒意義，加強檔案管理工作的根本目的在于為社會和國家的經濟建設服務。作為檔案管理人員既要加強檔案收集、整理、鑒定、保管等工作，重點應做好檔案的編目、檢索、編研工作，結合本單位特點和實際需要，編制出切合實際方便快捷的檢索工具，建立健全檢索體系，以滿足檔案利用工作的需要。在檔案利用過程中，對一些重要的珍貴檔案資料要妥善保管，一般只把微縮或復制件提供利用，原始的資料不予查看外借，確實需要的要在保證資料安全的情況下，由管理人員親自監督，以保證檔案資料的安全完整性。隨著社會的發展，還要積極尋求檔案管理服務的新途徑，提高檔案利用質量和水平，更好地發揮檔案的作用，在創造社會效益的同時，促進檔案事業的發展。

五、結束語

總而言之，新形勢和新需求下，檔案管理工作要想實現高效的發展，就必須實現標準化與規范和的建設，進而更好的提高檔案管理的實效性。檔案管理人員自身要不斷提高意識水平和業務能力，對檔案管理工作進行完善和創新。作為一項重要的資源，檔案信息的管理過程必須要受到高度的重視，以便更好的將檔案信息資源的價值進行充分的發揮，創造檔案管理工作的新局面。

【參考文獻】

[1] 張 如. 論新形勢下檔案管理工作的創新服務[J]. 經營管理者， 2013（18）.