火電企業科技檔案動態管理初探

夏林娟

摘 要：火電企業是我國燃料資源企業中的龍頭支柱，其中的科技檔案管理工作是貫穿火電企業始終的重要組成部分。本文通過對檔案動態管理進行細致分析，進而提出實現傳統管理工作與互聯網信息技術融合的舉措，希望為廣大火電企業提供一定理論指導。

關鍵詞：火電企業；科技檔案；動態管理

中圖分類號： G275.3 文獻標識碼： B 文章編號： 1673-1069（2017）06-36-2

引言

隨著我國經濟社會的逐步發展，國家對于燃料作物的依賴程度不斷加深，火電企業發展迅猛。但是，近年來我國推行可持續發展戰略，提倡使用清潔新能源，對傳統火電煤炭產業形成了一定的沖擊。火電企業在不斷完善自身能源生產方法，創新管理模式的同時更加應該注重科技檔案的動態管理，檔案的即時追蹤記錄可以與互聯網信息技術搭建橋梁，實現二者互利互惠的局面。現今，我國的火電企業科技檔案動態管理存在力度不夠、管理制度不完善、設備圖片與檔案文字記錄不匹配等問題，需要檔案管理人員進行自身技術、專業引進和調整。

1 明確記錄企業科技研究檔案

1.1 科技研發各個階段

火電企業的科技研發具有科技含量大、研發程序嚴謹復雜、科研成果影響范圍廣等特點。對于火電企業的科技檔案整理記錄工作，企業領導階層以及檔案管理負責人一定要秉承全面參與的原則，細化落實企業科技檔案管理分配工作。檔案的記錄工作應該從企業科技研究的前期準備工作入手，前期工作的細致記錄可以幫助后期科技的總結階段發現科研失敗的原因或者科研成功的細節關鍵，前期工作記錄不容忽視；科技研發的中期階段是整個科技研發最重要的階段，科研人員將研發初期思考的科技研究設想通過反復實驗、記錄實驗數據、計算數據平均值的方法實現，是科學理論接收社會實踐的重要步驟[1]。科研人員在科研過程中積累的經驗教訓又為下一次的科技研究提供了新視角和新思維。實驗過程中的心得體會也應該記錄到研究檔案中，追蹤科研人員的研究興趣和研究方向，不斷充實科技檔案內容；火電企業科技研究后期是對科研成果的總結和發表，將成果帶來的主要功效和社會影響翔實記錄，未取得成功的科學實驗也應該記錄在科技檔案中，為科研人員和后續新成員提供實踐指導，其中優秀的科研想法可以啟迪未來火電企業科技研究內容，為火電企業現代化發展注入新活力。

1.2 火電企業技術標準記錄

火電企業科技研究成果復雜，火電的使用與水利、鋼鐵、熱能等企業有著不可分割的關系，且我國工業處于中期發展階段，國內主要燃料依舊是煤炭，火電企業正是我國發電企業的支柱。現階段為了貫徹落實科學發展觀，不斷實現整個社會的全面協調可持續發展，火電企業越來越受到社會環保人士和組織的質疑和反對，火電企業發展受到空前阻礙[2]。我國現今部分新能源開發技術還不夠成熟，且新能源不能在短時間內代替傳統煤炭能源，此種情況為火電企業發展帶來契機。越來越多的火電企業深刻認識到，火電技術必須跟上先進前沿生產技術的腳步，不斷提升能源的清潔燃燒和排放，進一步減少環境污染，為彌補我國燃料單一、依賴性強的劣勢和建設環境友好型的國家貢獻科技力量。火電企業的技術標準在不同時期具有不同的內容，企業檔案管理人員需要及時記錄標準的變化，積極響應國家相應政策，遵守企業領導階層下發的規章，將不同階段的發展實情認真記錄，并進行整理存檔，以供后續工作參考使用，實現檔案的動態跟蹤管理。

1.3 火電企業科技設備檔案管理

火電企業科技設備檔案是企業科技檔案的重要內容，科技設備的檔案動態管理主要分為以下三個階段。一是科技設備的前期購置階段。購置階段的檔案記錄工作主要涉及申請購置儀器的文件、報價表、設備選型的資料報告、購置設備雙方買賣合同以及儀器的合格證書和保修卡等文件。火電企業檔案管理部門應該依據不同功能種類和文件來源將前期檔案進行分類記錄，注意檔案歸檔文件與設備使用前開箱過程中隨機文件的不一致問題，涉及重要文件應該予以備份。二是科技設備安裝階段。在企業購置的設備儀器進入安裝、調試階段的時候注意對各個階段的試用進行記錄，及時檢查質量問題和安全問題，關于設備儀器調配工作的會議記錄和會議文件也要保存詳細記錄。三是科技設備試用和最后處置階段。設備使用過程中會產生一系列的故障問題和相應處理方案，要求檔案管理部門即時追蹤設備的完善、修理、運轉問題，準確記錄設備的運轉狀態和使用情況，在設備達到使用周期之后，更新檔案整理，完成報廢工作，實現檔案的動態管理。

2 優化檔案動態管理制度

2.1 結合信息技術創新管理模式

在過去的檔案記錄管理中，經常會出現圖片和實物不符合的情況，造成此類狀況的原因是檔案記錄方式煩瑣、交接程序復雜、管理不善等。火電企業通常設有多個廠址，各個廠址都分布在距離城市較遠的郊區，彼此之間距離較遠，各個廠址與檔案管理部門的聯系不夠密切，許多設備、技術相關的整理工作得不到及時的整理，不利于火電企業集中的管理。網絡信息傳播技術為實際的距離問題提供了便利，可以減少集中管理時路途中耗費的時間。火電企業在召開集體會議的時候，可以嘗試召開網絡視頻會議或電話會議，多媒體新型會議不僅可以真實反映領導的會議內容，還節省了大量的會議空間和路費，極大提高了會議效率，鼓舞了員工的工作信心。此外，火電企業的檔案管理部門應該尋找優化管理的途徑，保證記錄工作的全面性和即時性，在科學設備不斷完善的同時深入優化檔案的管理系統，轉變原有手工繪圖方式，將檔案記錄與互聯網電子作業有機結合。

2.2 建立長效可持續運行機制

檔案記錄圖片與設備實物不符是火電企業檔案管理的最大問題。我國大部分火電企業在管理上存在一定的誤區，在長時間的公司人員變動中，關于圖紙的整治工作成效較低。所以，檔案管理人員在開展實際工作中要注意對科技成果的鞏固完善，積極主動的學習現今科學管理技術，梳理檔案記錄的管理盲區。火電企業的多向工作需要方方面面的人才合力完成，檔案記錄和管理工作比較紛繁復雜。由此，應該建立動態管理的檔案工作長效機制，變更原有陳舊的技術渠道，開拓設備引進途徑，開展信息化電子化的科技項目，接受公司上下個層面的意見辦法，不斷改善檔案管理工作的方式。最后，火電企業應該根據自身企業需要建立專業技術水平較高的網絡館藏體系，迎合發展迅速的信息技術，推動檔案記錄的信息化和快捷化，逐步實現網絡交流，網絡集中存檔，互聯網管理作業的新型檔案管理技術，保證每一份火電企業檔案記錄的真實性和有效性，開啟常態化的檔案動態管理模式，從而充分體現火電企業科技檔案管理的重要性和社會價值。

3 提高檔案管理人員的職業素養

檔案工作管理隊伍一定是一個人員龐大、實力雄厚的隊伍，工作人員的科學文化知識要求較高，且力求知識面廣泛。除了科技檔案整理的專業性工作之外，工作人員需要對火電企業的專業知識進行了解，充分知曉公司的運行機制和日常工作內容，這樣才能更好地將檔案記錄管理和火電企業融合到一起。工作人員在對火電企業的科學設備運行情況進行記錄和整理時，一方面要將本職工作盡職盡責地完成，另一方面還要悉心學習科學設備從最初購置到最終報廢的各個階段程序，以及每個階段涉及的具體流程，有利于工作人員抓住記錄歸檔的重點，完善檔案管理工作。

4 結論

由此可見，對火電企業實現科技檔案的動態管理，可以最大程度地保持檔案記錄的真實性和有效性，可以實現對火電企業全方位工作程序的掌控，即使發現工作前期的隱患，積累設備購置、使用和報廢以及企業科技研發成果的經驗教訓。有利于提升檔案管理部門工作人員的專業知識素養，提升整個公司的員工凝聚力，為企業實現互聯網信息化管理，提高公司運行效率提供了寶貴了技術理論指導，不斷促進我國火電企業長足發展。

參 考 文 獻

[1] 李慶麗.淺談動態管理是企業檔案管理的可行之路[J].辦公室業務，2014（11）：104+121.

[2] 林立鵬，鄒新梧，姜永，孫宏薇，韓芳旭.基于和諧管理的輸變電工程檔案管理新模式[J].科技創新導報，2016（01）：94-95+98.