中冶賽迪集團化檔案管理的困境與建議

董軍薇

引言

中冶賽迪集團有限公司（以下簡稱“中冶賽迪”）是一家多元化經營和專業化發展相結合的特大型央企，以鋼鐵工程為主業。隨著“股份制改造”、“建立現代企業制度”等改革措施的推進，中冶賽迪的規模也擴展到22家子/分公司和19個職能部門。雖然在組織機構上實現了集團化管理，但集團化檔案管理存在檔案管理體制不健全、配套制度不全且效力不足、歸檔范圍不清等問題。實行有效的集團化檔案管理，對其實現健全、成熟的檔案工作運行體系具有重要意義。

1 集團化檔案管理的動因

1.1 理論依據

無論是傳統的實體管理還是現在的電子文件管理，來源原則、有機聯系原則、檔案價值理論、文件生命周期理論在集團化檔案管理中依舊適用。

來源原則始于檔案實體管理，但在電子文件管理時代，其“來源”的含義拓展到了文件的形成目的、形成活動、過程、處理程序等。集團各子/分公司或職能部門都無法脫離集團來運行，都不是獨立的實體，其產生的文件材料也是集團的一個組成部分。彼得·瓦爾納認為“如不遵循來源原則，全部檔案工作將只能是任意的、主觀的和缺乏條理的”。

對于以科技檔案為主的中冶賽迪，不僅要關注項目的來源單位，還要關注研究主題和研究過程的完整性，保證其從立項、研究開發到結項完成的全過程各類文件的完整齊全。這是有機聯系原則的重要體現，而中冶賽迪產生的文檔以圖紙等設計交付物為主、注重現行利用和設計參考，正是檔案價值理論應用的真實反映。中冶賽迪產生的設計交付物，從系統給出文檔號、上傳系統、歸檔質量檢查、各級審批、簽發、文印到最終的發布，是一個完整的過程。同時，部分檔案也有一定的保管期限，定期銷毀符合文件生命周期的規律。

1.2 實踐意義

首先，符合全宗原則。對于集團公司，使用全宗原則管理檔案，既能維護歷史本來面貌，又能讓分類更加簡便易行。

其次，切合集團公司協同運作的核心理念。協同是集團公司的價值訴求和自身組織優勢，而集團化檔案管理能提高資源的利用率和利用信息“搭便車”，也有助于發揮學習效應和技術創新。例如，將檔案進行集中管理，可以節省人力并便于利用；同時資源共享有助于激發靈感設計出讓用戶更滿意甚至眼前一亮的作品。

最重要的是，它是解決當前中冶賽迪檔案管理實踐困境的迫切需要。集團化檔案管理在中冶賽迪尚處于雛形階段，檔案管理體制、配套制度、歸檔范圍等方面問題日益突出，檔案部門面臨有心無力、進展不佳的尷尬局面。為此，在中冶賽迪中完善集團化檔案管理勢在必行。

2 困境

2.1 檔案管理體制模式不合理

一般并沒有一種通用的最佳檔案管理體制模式，多數都是結合本企業檔案管理的實踐和檔案工作的運行規律來設計的。簡單來講，《企業檔案工作規定》中檔案工作組織一章，能基本反映出檔案管理體制模式的基本要點，即檔案工作領導和專兼職檔案人員。

在中冶賽迪，檔案管理體制模式基本由企業分管領導、企業檔案部門負責人、單一子/分公司檔案管理委托管理者構成，其中委托的管理者包括股份公司及檔案管理專員、其他子/分公司或職能部門、項目管理部及其兼職檔案管理人員。

經調查發現，在該管理體制中，企業分管領導是單人負責；不少子公司的檔案管理工作是委托給股份技術支持部；不少子公司都沒有檔案管理人員，都是分散保存，職責不明確。

2.2 相關配套制度不健全

檔案管理制度，從大的方面離不開“三合一”制度，但這些只是業務標準的一部分，還應包括檔案工作管理辦法或規定、檔案業務管理辦法、其他業務標準、操作細則。

就中冶賽迪而言，當前主要制定了《檔案管理規定》、《會計檔案管理規定》、《檔案及圖書利用管理辦法》、《員工人事檔案管理規定》、《合同文件歸檔管理辦法》、《工程設計文件資料管理及歸檔規定》，目前公司也建立了自己的內容管理系統。從名稱和具體內容上可知，一是缺少了工作考評、工作數據統計、內容系統等方面的業務管理辦法，二是缺少各類文件材料歸檔、文件的登記與積累、保管期限等方面的操作細則，三是沒有建立分類、歸檔范圍等相關的業務標準。

2.3 歸檔范圍模糊不清

歸檔范圍不清主要體現在兩個方面：一是不清楚各子/分公司實際產生的哪些文件、哪些需要歸檔，二是沒有制定出與歸檔范圍有關的、具有法律效力的操作細則。

2016年股份技術支持部對部分子/分的檔案管理工作進行了首次檢查，主要是了解其產生了哪些文件，并通過雙方領導的協商最終確定了需要歸檔的文件。例如，對首次檢查的施工圖審查公司來說，主要產生的有科技檔案、合同、文書檔案等，根據檔案的本質屬性和實際工作需要，確定合格書、合同需要移交檔案室進行管理。另外，管控權的限制和缺少諸如文件登記與積累、各類文件材料歸檔方面的細則，導致企業形成的文件數據類型、數量、歸檔權責模糊，不僅難以確定企業核心文件數據的流動情況、最終歸屬，而且歸檔文件的齊全性和完整性也難有保障。

3 建議

3.1 優化檔案管理體制模式

由股份公司的檔案部門來負責全集團的檔案管理工作，并與其中不少子/分公司尚處于委托與被委托的關系，在合法性和強制性上缺乏說服力，尤其是部門名稱模糊了其實際的職責。

一方面，可以考慮成立企業檔案館，以明確其職責并增強權威。按照《中央企業檔案工作規定》，中冶賽迪符合可成立公司檔案館的條件，即“資產規模大、檔案數量多”，而有檔案專業背景的人員高達15人創造了另一有利條件。

另一方面，可考慮將集團化檔案管理的最高領導者由個人拓展成團體，并將專兼職檔案工作納入考核范圍。前者可通過成立檔案工作領導小組實現，工作開展建議實行聯席會議制以便于風險分擔和高效執行；后者能更好確保文件材料積累的及時性和完整性，進而方便歸檔范圍的確定與細化。

3.2 健全檔案管理配套制度

檔案管理規定，為集團化檔案管理提供了根本方向；而業務管理辦法、業務標準、操作細則的建立和健全，能讓中冶賽迪的集團化檔案管理實現系統化、精細化、有序化的目標。

首先，可建立檔案統計、檔案工作考評方面的管理辦法。其次，可以借助數據梳理的相關流程和方法工具，對各子/分公司和職能部門部門的數據進行梳理，明確產生的文件材料類型、數量，并通過價值鑒定和實際工作需要確定出歸檔范圍和保管期限，并使之制度化。此外，對文件材料的登記、積累要素和要求進行細化，形成相應細則；特殊載體的歸檔要求也要形成條文，以便于有據可依。

3.3 細化文件材料歸檔范圍

歸檔范圍的確定與細化，是以文件材料清理工作為前提，也是做好歸檔文件材料鑒定的重要基礎。中冶賽迪目前的進行流程化管理的文檔主要有工程項目文件、合同、會計檔案，而大多數子/分公司和職能部門的管理性文件材料或合同等尚未進行清理。文件材料的清理需要建立在有序的文件形成和積累基礎上的，其關鍵在于確定核心數據。

首先，可以通過中冶賽迪官網、實地調研、當面或電話溝通、問卷調查等方式，獲取子/分公司和職能部門的職能屬性、文件形成記錄、文件積累情況。其次，以同時滿足崗位收到或發出或辦理的文件材料、不可或缺或核心的文件材料兩大條件為標準，形成核心文件材料數據表，不符合條件的進行剔除。最后將所有核心的文件材料數據表進行匯總，召集各子/分公司負責人、各職能部門負責、項目管理部負責人進行協商，形成最終的匯總表，并確定細化的歸檔范圍。

參 考 文 獻

[1] 宮曉東.企業檔案管理體系的建設與運行[M].北京：中國工商出版社，2014.

[2] 王英瑋，陳智為.檔案管理學[M].北京：中國人民大學出版社，2015.

[3] 陳志軍.集團公司管理——基于三種管控模式[M].北京：經濟科學出版社，2010.

[4] 王鳳彬，江鴻，王璁.央企集團管控架構的演進：戰略決定、制度引制還是路徑依賴？[J].管理科學，2012（12）：92.