中職學校文書檔案管理工作的現狀及應對策略

阮娟妮

摘 要：中職學校在日常的檔案管理工作中，文書檔案是檔案管理的基礎工作，同時也是記錄學校日常工作的核心載體，文書作為信息的載體，檔案屬于記錄文書信息的一種重要方式，做好中職學校的文書檔案管理工作，可使信息得到較好的保存。然而在文書檔案管理工作開展時，常會出現很多問題，如管理資料較分散、管理方法陳舊、管理制度不夠健全等，均會對中職學校文書檔案管理工作造成很大影響，需引起引起重視。

關鍵詞：中職學校；文書檔案；管理現狀；解決對策

引言

檔案管理工作實施起來較為繁瑣、復雜，且需要很長的時間來整個各項資料，文書檔案管理作為檔案管理工作的一個重要部分，對于管理中各項資料收集、整理起到很大促進作用。而檔案開發、收集、整理等作為中職學校開展管理工作的核心內容之一，尤其是文書檔案對學校教學、科研、發展等均起到重要作用，對學校的管理、建設工作也會產生很大影響。因此，本文從當前中職學校文書檔案工作的現狀著手分析，針對存在的問題，重點探究具體的應對措施，以進一步提升文書檔案管理工作質量及工作效率。

1.關于中職學校文書檔案管理工作現狀分析

1.1中職學校的檔案管理制度還需不斷完善

中職學校管理工作中，文書檔案管理工作是其中一個部分，其管理不當直接反映出學校的管理工作不夠嚴謹、制度不夠健全，缺乏高效的管理制度行為約束，易降低管理工作效率。如：學校管理人員在收集、整理文書期間，各個部門管理人員未及時溝通，造成合作不順暢等，均會影響管理工作進度及水平；在調取、使用文書的過程中，其管理條例、程序等不夠成熟，使文書調取過程較混亂，會造成文書遺失的現象，從而影響學校文書檔案管理工作的有序開展。

1.2中職學校文書檔案資料收集較分散

目前很多中職學校的高層管理者，對于學校內部的文書檔案管理工作并未引起重視，且關注度非常小，他們更多的注意力都集中于提升學校的教學水平方面。此種管理狀態長此以往，將影響各業務部門文書檔案收集整理的重視程度，以致沒把檔案收集、整理等過程直接納入到主要工作組成中，這就容易降低管理人員的工作主動性，且易引發文書檔案收集、整理不夠完整，很多資料較分散等問題，嚴重的使文書檔案的收集和檔案管理工作間的銜接出現問題[1]。這主要因為文書檔案管理和普通檔案管理之間即有聯系又有區別，若二者難以較好地銜接，則會導致檔案管理工作相互脫節，從而影響中職學校的整個檔案管理工作的開展。

1.3中職學校對文書檔案管理工作者培訓不足

中職學校在開展文書檔案管理工作時，未對有關管理工作者提出較嚴格的要求，且日常管理工作中缺乏對檔案管理工作者的重視程度偏低，未對其做相應的培訓，僅僅把培訓重心轉移到學校教師培訓上。更有甚者，很多中職學校的文書檔案管理工作主要由學校教師兼職，在未經專業培訓的情況之下，使得文書檔案管理者的工作效率、工作質量等受很多影響，這就很難滿足學校日常文書檔案管理工作。

1.4中職學校文書檔案管理信息化程度偏低

中職學校因受資金投入、管理方式等因素限制，使學校開展文書檔案管理工作時，常常出現檔案室基礎設備與標準不符、安保標準地、現代化、信息化水平低等，從而影響文書檔案管理現代化程度，尤其在互聯網技術、計算機技術等方面，文書檔案管理部門的現代化水平較落后，而上述因素會大大降低學校文書檔案管理工作效率。

2.改善中職學校文化檔案管理的核心措施

2.1完善中職學校文書檔案管理制度

制度作為一種使各項工作按照計劃達到預期設定的目的、需人們一同遵守的行為準則，對人們的日常行為起到一定的規范作用。首先，在開展文書檔案管理工作的過程中，中職學校應堅持以制度作為管理規范，仔細熟知各檔案法、不同種類公文的處理辦法，按照相關部門的公文管理規定，提出相應的管理方法，并整合以往的規定，構建一體化、規范化的文書檔案管理策略。同時要將文書檔案管理辦法納入單位部門規章，進一步提高管理人員對檔案管理執行程序的統一性，提高辦事效率和辦事質量，減少工作復核量。

其次，制定規范、統一的管理方法，可使整個文書檔案工作做到有據可依，有章可循，且制定可文書檔案管理方法后，管理者需在文件形成初期，嚴格檢查、鑒定、分類、歸檔文書編號，以做好檔案管理有關工作，縮減重復工作量，確保檔案和文書協調；最后，中職學校文書檔案管理者需全面、細致地檢查案卷，將學校中無用的文件完全剔除，重新整理、歸類案卷，盡可能地把有聯系的文件整理在一起，以使案卷更加規范化。同時文書檔案管理者需規范文書題名，在記錄各資料的簡稱時，需規范有效，保證檢索文書資料的準確度，在管理文書檔案時健全規章制度，使工作流程更加規范化，從而提升學校文書檔案管理工作水平。

2.2促進中職學校檔案管理和文書檔案工作間的協調

中職學校內部的檔案管理和文書檔案管理工作即存在一定的聯系又互相區別，對此，想要提升文書檔案管理效率，就需先做好學校普通檔案管理工作。文件作為檔案基礎，檔案屬于文件的歸宿，學校文書工作水平對于文書檔案管理水平會產生直接的影響，因此，學校的文書工作者需具備相應的檔案管理意識，在執行歸檔制度的過程中，應保證整個檔案文件完整、準確，并以文件資料收集、整理工作為準，促進檔案室內工作人員和管理者之間的聯系，使各個工作者做好各自的檔案審查職責，從而做好學校的文書檔案管理工作[2]。

2.3加強對中職學校文書檔案管理人員的培訓

針對中職學校的文書檔案管理者，其職業技能、檔案管理意識施做基本的要求，這就需學校加強對檔案管理者的培訓，以增長其見識，同時多思考一些問題，以提升其認知能力，同時學校需告知檔案管理者不斷學習、思考，以培養管理者的各方面能力及提升其綜合素質?，F在大多數中職學校教師、各部門管理者入職后，均會對其做相應的培訓，時間在15-30天左右，主要便于相關工作者盡快地熟悉自己的工作環境，同時也為進一步培養及鍛煉工作者的工作能力。中職學校的文書檔案管理工作雖然表面上看比較簡單，但是內容較多，所涉及的數據資料也非常多，管理起來任務較繁重，需綜合素質高且專業技能較強的管理者才可勝任。

2.4促進中職學校文書檔案現代化管理

中職學校以往的文書檔管理方法，盡管確保文件和文件間互相聯系，這樣能確保單份的文件不會磨損、遺失，其保密性、安全性均能保障，但在互聯網普遍運用的環境下，學校以往的管理方法在文書管理中的缺點慢慢凸顯出來，這就難以確保案卷質，對學校文書檔案銷毀、利用及鑒定等方面會產生很大影響，且難以適應互聯網管理需求。

對此，以互聯網技術實現中職學校文書檔案現代化管理非常關鍵，首先，中職學校文書檔案管理者應選取與學校文書管理工作相符的軟件，以計算機對文書檔案做相應的整理、編號、立卷等，并構建檢索、查閱引擎，并對接好文書檔案管理系統和OA系統，以實現兩系統間無縫對接，確保電子文件中的數據信息可錄入系統當中[3]；其次，文書檔案的計算機的檢索工具運用較多樣化，能使檔案由文件級順次向檔案專題、案卷等級別發展，利用多角度、多層次檢索體系，可加大檢索工具的覆蓋率，從而使檢索工具及時、快速、準確地提供所需文書檔案，最終提升文書檔案利用率。最后，應計算機技術在中職學校構建相應的文書檔案管理網絡系統，進一步規范管理各種文書檔案，且運用檔案系統于各部門間較好地傳遞文件、資料，以實現文書檔案資源共享。

3.結語

綜上闡述，中職學校的文書檔案管理是學校展開各方面管理工作的關鍵部分，也是學校朝著規范化、制度化發展的重要標志，只有做好文書檔案管理工作，不斷健全管理制度，提升管理者的管理意識，運用現代化技術構建文書檔案管理系統等，才能進一步提升中職學校文書檔案管理效率及管理水平，最終適應當前學校文書檔案管理事業發展需要。

參考文獻

[1]王山.學校人事檔案管理工作的規范化與數字化[J].環球市場信息導報，2013，24（4）：23.

[2]劉新喻.電大教務文書、檔案管理工作一體化芻議[J].陜西廣播電視大學學報，2014，11（1）：82-84.

[3]朱強.基于Web的高職院校文書檔案管理系統構建[J].電腦知識與技術，2014，12（15）：3474-3475.