從學校各項評估看高職院校教學檔案管理水平

鄧曉珺

摘 要：高校教學檔案是各級教學管理機構及教師個人，在從事教學管理、教學實踐和教學研究活動中直接形成的，具有歷史聯系的文件體系。教學檔案是《高等學校檔案實體分類法》十大類檔案項目中的重中之重，也是衡量學校教學管理水平和教學質量的重要標志之一。該文就高校教學檔案的重要性以及在教學檔案的收集、整理以及利用方面所存在的問題及解決辦法幾個方面進行了闡述，進一步探索在新的形勢下如何創新高職院校教學檔案的整體水平，使它更好地為學院的發展服務。

關鍵詞：教學檔案 利用 思考

中圖分類號：G27 文獻標識碼：A 文章編號：1674-098X（2016）09（a）-0108-02

教學檔案是在教學過程中直接形成的，反映教學管理、教學實踐、教學改革和教學建設等環節，這些檔案資料是學校歷史、建設與發展的真實見證，是學校最有效的第一手材料，同時也是衡量學校教學質量、辦學水平、人才管理水平的重要標志，具有很強的保存價值。但并不是所有的教學管理和教學實踐活動中形成的材料，都能夠作為教學檔案來管理，它時刻受價值因素的影響，而只有那些具有一定現實利用價值和長遠的歷史查考與研究價值的材料，才以檔案的形式存在，因此，教學檔案的質量直接影響著學校教學管理水平和辦學綜合實力。但在實際工作中也出現了很多不盡人意的地方，下面就筆者從事檔案管理工作十幾年的經驗，總結出一點想法與大家一起探討。

1 高職院校教學檔案管理工作的重要性

1.1 教學檔案是領導決策的重要依據

各院校的領導為了改進教學質量和進行教學改革，有效地貫徹執行國家制定的教育工作法律、法規、制度，科學地組織學校的教育教學管理及科學研究等各項工作，維持正常的教學工作秩序，及時合理地糾正教學管理和教學實踐中的偏差和錯誤，都需要掌握完整、準確的教學檔案數據和信息。實踐證明，教學檔案所提供的數據和信息，是各個學校領導者進行科學決策的必要條件之一。如果沒有這些數據和信息作為保障，學校領導便無法了解本校有關教學活動的基本狀況、存在的問題以及本校教學活動的優勢、劣勢、規律和特點，就無法按照科學的決策程序進行合理有效的決策工作。

1.2 教學檔案是提高教學質量的參考依據

由于教學檔案之中蘊藏著比較豐富的教學經驗和智慧，所以只有注意挖掘和開發利用，才能有效地獲得改進課堂教學、實驗教學等教學活動的信息和知識。每當進行教學質量評估時，凡是教學檔案規范齊全的單位，該項工作便可以順利進行，反之則會困難重重，無處著手。可見，教學檔案是驗證教學質量的最真實的佐證材料，是改進和提高教學質量的重要參考依據。

1.3 教學檔案是有效開展教學管理活動的必要保障

教學檔案可以為教學管理工作的正常進行，提供有關教育工作法規制度、方針政策、統計數字等方面的信息材料。各學校的教學管理部門或機構，只有真正獲得了以上信息的支持，才能夠做到“依法管理”，避免管理失誤。

教學檔案是把平時所獲取的零散的教學材料進行進一步的“大集中”，是對教學檔案的總結和推廣，是教育教學理念、教學方法和教學經驗的智慧源泉，這些都比較客觀地記錄在它們所形成的教學檔案中，其中凝結著廣大教職工的辛勞和智慧，充分發掘這些檔案中的“智力資源”，可以使更多的學校共享這些資源，從而也有利于提高整個社會的教育水平。值得注意的是，一些學校在其所制定的教學檔案管理制度中還明文規定，教學檔案主要為本學校的教學工作服務，這在提倡信息公開和信息共享的時代，是一種十分不和諧的“音符”。

2 教學檔案管理中遇到的瓶頸

（1）對教學檔案的重視不夠。一般來說，在高校里面大都重視教學管理這塊的發展，不論是教學質量還是教學行政管理工作都會受到一定程度的關注，但對于在教學過程中形成的教學檔案卻是無人問津，教學管理部門對于收集檔案的熱情也不高，感覺這項工作可有可無，可做可不做，歸根結底還是領導不重視，教學檔案收集工作人員對“收集”抱淡然的態度，回頭想想，這幾年中不管是學院評優，還是國家骨干院校建設及學校50周年紀念日活動中所有的原始材料都是出自于學院的綜合檔案室，再加上校史館的成立，沒有檔案室原始材料的提供，何來校史館，那只能是空想，從何談學校的發展，又如何了解學校教學質量的發展進程。從以上事例可以看出要想再現教學管理方面的發展歷程，只有通過平時的收集整理工作，使學校的綜合檔案室教學方面的原始材料得到充實，如果不進行平時的積累工作，那將會影響學校的整體發展，因此，必須重新認識檔案價值的存在性，更深度地了解檔案。

（2）收集教學檔案是個老大難的問題。高校檔案收集工作是檔案管理工作的基礎，只有對教學檔案進行完整的收集才能更好地為教學管理工作服務。大部分的教學管理人員對教學檔案收集工作的認識不足，加上一些專職教師認為，在教學過程中的教學和科研成果應自己保存，擔心移交到綜合檔案室備案，使用起來不方便。長期以來，在教學檔案的收集中檔案部門始終處于被動地位，表面上看教學部門和檔案管理部門溝通和協調工作都不錯，實際上教學部門在具體實施過程中卻很延時，造成檔案部門整個整理工作延后。當然，在日常收集工作中，教學檔案收集呈現嚴重缺失現象，如JX11-2、JX11-5、JXl2、JX12-2、JX12-5、JX15、JX15-4、JX15-5、JX17-2、JX17-3、JX17-4、JX17-5、JX17-6等都存在著收集不全或收不上來的現象，勢必造成教學檔案的嚴重丟失現象，對教學的質量評價與評估等教學方面造成不可估量的影響。

（3）對新增的內容如何分類問題。按照《高等學校檔案實體分類法》可以看出教學檔案管理工作還存在著諸多弊端，大量的高職院校的人才培養水平評估材料、骨干院校建設項目材料、示范性院校建設項目、實驗室建設、國家助學貸款、職教聯盟等一系列材料，無從下手，造成大量檔案的流失，從而不能滿足文獻資料在教學檔案分類和管理過程中的要求，造成了大量有價值的文獻丟失。在一定程度上，存在一定程度的隨意性，缺乏科學性，直接影響到綜合檔案的審查、信息的開發和利用。

3 針對教學檔案存在不足的解決辦法

3.1 針對教學檔案的形成者因素，建立健全教學檔案歸檔制度

形成者因素可以使管理者明確教學檔案的主要來源，便于科學地組織教學檔案的平時積累和集中歸檔工作。目前高校的教學檔案主要是由各級各類學校的教學管理機構和教師本人形成的。首先，各部門兼職檔案員要明確教學檔案收集范圍，掌握各類目歸屬部門的具體崗位指標。實踐證明，教學管理必須制定大量的制度進行約束，否則，就會使有關學校的教學檔案管理人員的管理工作陷入被動。良好的教學檔案歸檔制度，雖然可以為教學文件的集中和篩選提供有效的業務指導，但是如果執行不力，也會變成一紙空文。為此，制度的建立和制度的執行，對于順利實現教學文件集中歸檔的目標，都是非常重要的。另外，有些教學單位的教學文件歸檔制度條款粗陋，缺乏細化性要求，也會給實際工作帶來不便，甚至會起到消極作用。還有一些單位的歸檔制度之中只是規定了教學文件材料的歸檔范圍、歸檔時間、歸檔手續和歸檔份數等方面的內容，但卻缺乏諸如歸檔要求、獎勵與懲罰措施等方面的保障性規定。這樣做的目的，是便于開展教學檔案的目標管理。教學文件歸檔責任的明確，為各個學校的教學檔案管理機構和人員及時了解教學文件的形成情況和歸檔情況等，提供了良好的前提條件。

3.2 針對教學檔案的形成領域因素，明確收集教學檔案責任者

針對教學檔案來源的相對分散性、內容的豐富性、形成過程中的周期性、種類的多樣性等幾個特點，抓住這幾個特性進行分析。通過對這一因素進行全面詮釋，教學檔案管理部門可針對具體因素，制定明確的計劃和目標管理政策，對平時所積累的教學檔案進行系統化的處理工作，同時，也便于教學部門兼職檔案員和學校綜合檔案室工作人員有針對性地開展教學檔案的收集工作。因此，除了“兼職檔案員”外，各個學校負責教學管理的機構和人員，也應當積極參與教學文件的形成、積累、整理和歸檔工作，歸檔實際上就是篩選有保存價值的教學文件的一道關口，所以也沒必要將所形成的全部教學文件都收集起來。

3.3 針對教學檔案的價值因素，做好教學檔案的開發利用工作

教學檔案利用服務工作一般包括經常性利用服務和特殊性利用服務兩種類型。只有兩者有機結合才能體現其價值，主要是指在教學檔案利用實踐中周期性的、穩定性的利用服務和在教學檔案利用實踐中非經常性的、隨機性的利用服務。前者如教師科研業績考評，職稱評定等，后者是為教學改革提供教學檔案信息的佐證，為分析教學工作質量和找出教學難點等提供依據，為編寫教學大綱和教材提供素材信息等。為了充分實現教學檔案在教學和科研工作中的使用價值，各學校領導和各部門兼職檔案員必須更加重視教學檔案工作，分析對教學檔案的各種影響，教學檔案只有通過利用才能體現出其價值。各個院校應當努力通過各種有效的途徑和方式，滿足教學檔案的信息用戶的合理利用需要，在一定程度上也大幅度地提高了教學檔案的利用率。

綜上所述，不論是在學校的升級，還是各大院校的各項評估以及骨干院校建設和校史館建設過程中都需要大量的教學檔案作為佐證材料。可見，高校教學檔案的開發利用是一個系統工程，需要廣大教職員工特別是教學管理部門的同仁們通力合作，從多視角、全方位地去關注教學檔案的形成過程，把握教學管理、教學實踐和教學研究活動的特性和規律，保持教學文件之間的有機聯系，區分價值，方便教學工作及其他各項工作的利用，進一步提高教學檔案的整體質量，提高教學檔案的利用率，使之達到預期的目的。

參考文獻

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