事業單位檔案管理工作中存在的問題與解決措施

萬欣

摘 要：隨著社會的發展，對于事業單位檔案管理工作的要求也逐漸提高，但是當前的檔案管理工作還是存在一些問題，該文就檔案管理工作存在的問題進行了分析，并針對存在的問題提出了對應的解決對策，希望能夠對事業單位檔案管理工作有所幫助。

關鍵詞：事業單位 檔案管理 問題 對策

中圖分類號：G270.7 文獻標識碼：A 文章編號：1674-098X（2016）08（c）-0128-02

現如今，越來越多的事業單位采用信息化的管理模式，形成網絡數據庫，將物質的信息資源實現數據轉化。電子科技化的檔案管理方式可以促進檔案管理的優化，使檔案管理的分類方便快捷，還可以提高多元化檔案資源的運用，推進事業單位檔案管理工作的順利展開。然而，目前很多單位在檔案管理工作中仍然存在很多傳統問題和新問題，集中表現在檔案使用率低、信息化水平低、管理不規范、管理硬件水平低以及工作人員能力和素質較差等幾個方面，接下來筆者就這幾個方面進行集中討論。

1 事業單位檔案管理工作存在的問題

事業單位檔案運用效率不高，工作人員檔案管理的工作意識不強，甚至部分事業單位領導責任人的檔案管理觀念都較為落后。長時間的重運營輕管理，造成了事業單位檔案管理的種種漏洞，使得事業單位的檔案管理部門如同擺設，發揮不了其真正的作用。

（1）缺乏必要的規范化事業單位檔案管理體系。現階段，部分事業單位的檔案管理混亂，缺乏一定的規范的管理體系和管理制度，檔案管理工作雜亂散漫，沒有工作內容的制定標準，甚至沒有進行統一的存檔制度。檔案管理制度的不完善，使得很多優質資料和數據丟失，嚴重阻礙了事業單位的發展，事業單位的信息管理和檔案管理存在嚴重的脫節問題，失去了檔案和信息的統一性，更影響了檔案的完整性，進而阻礙了事業單位跟隨時代發展的需要。

（2）事業單位檔案管理信息化水平較低。據統計，我國目前已存在信息檔案數據庫大約四千余個，其管理也十分成功，但不足之處是內容不夠豐富，重復的情況較多，也就是說信息化資源的質量還有待提高。而且，開放性的綜合檔案資料還不到總量的25%，數量極少。因此，信息化檔案管理質量還較低，還有很多空間和資源可以開發。同時，信息化檔案管理主要依存計算機技術，檢索的效率、速度和精準率都依賴于計算機的檢索技術。可是，大多數的事業單位雖然引進了檔案管理的信息化，可工作人員依舊運用手工檢索式的管理模式，不熟悉或不習慣使用信息技術，導致無法運用計算機檢索技術來提升檢索效率和準確性。

（3）事業單位檔案管理人員素質普遍較低。部分事業單位不重視檔案管理人員素質的提升，有的單位甚至運用一些年紀大的、快退休的老同志進行檔案管理，認為檔案管理是一件無關緊要的工作，還有的單位不任命專門的檔案管理人員，檔案管理工作往往由其他科室的工作人員兼職或代勞，或者有的單位頻繁地更換檔案管理人員。使得檔案管理工作得不到專業的、科學的管理，造成了事業單位檔案管理工作的混亂癱瘓或者丟失文件等事件發生。

（4）事業單位檔案管理硬件水平較低。部分事業單位檔案管理硬件老化，單位不重視相關設備的資金投入，檔案管理工作始終得不到效率上的提高，有的單位甚至沒有運用信息化系統管理，始終依靠工作人員人工地進行搜集查找，實現不了事業單位檔案管理的科學化先進化，阻礙檔案管理工作的發展。

2 解決事業單位檔案管理問題的解決對策

社會的發展變化日新月異，事業單位的檔案管理工作只有不斷完善創新，彌補不足，才能跟上社會發展的腳步，為事業單位的發展推波助瀾，而不是成為事業單位發展的累贅和負擔。

（1）增加事業單位檔案管理工作的使用率。全面實施事業單位檔案管理工作的改革，在傳統的檔案管理方式上揚長避短，不斷完善革新，建立單獨的事業單位檔案管理科室，安排專業的檔案管理人員進行管理工作，同時，實施檔案管理工作的集中化，避免檔案較為分散的不足，使事業單位的檔案管理工作更加順利，促進事業單位檔案管理工作的系統性和完整性，使得事業單位的整個發展歷史記錄更加完整。完成檔案管理工作的信息化構建，在檔案管理中實施先進的科學技術手段，完善事業單位檔案管理的開發和利用。充分重視事業單位的檔案管理工作，讓檔案管理工作更好地為單位服務，推進事業單位發展。

（2）建立嚴格的事業單位檔案管理制度。事業單位為社會主義建設做出了很多重要貢獻，科學的檔案管理能夠促進事業單位的發展，因此，在事業單位的檔案管理中，要建立嚴格完善的檔案管理制度，嚴格遵守國家頒布的檔案管理法則，并根據單位實情增加檔案管理的規章制度，全面約束檔案管理的工作人員，做到依法管理，按章辦事。有效地杜絕管理人員違反規定行為的發生，全面確保事業單位檔案和信息的安全性。

（3）有效提高事業單位信息化檔案管理的水平。隨著科技的發展，信息化技術已經被人們運用到生活的各個領域中，信息化的使用使人們的工作生活更加便捷，事業單位的檔案管理工作也不例外。需要注意的是，事業單位檔案管理工作的信息化建設，要結合自身的工作特點，在單位發展計劃的背景下，科學地實施信息化檔案管理工作，以數字化的管理方式促進事業單位檔案管理的高效。其中，管理人員首先要掌握過硬的技術，處理好網站的管理工作，單位相關部門也要做好設備的維護以及網絡技術的應用，充分利用先進的信息技術手段，提高檔案管理的成效。

（4）事業單位檔案管理工作人員隊伍專業素質的加強。現階段，事業單位管理工作的最大困難就是工作人員的素質低下，檔案管理工作得不到單位重視，檔案管理部門不注意新鮮血液的引進，缺少一定的專業性人才。因此，相關部門應該注重檔案管理人員專業素質的培養，定期進行專業的培訓和學習，提升工作效率，與時俱進。提高其對檔案管理工作的認識，提高其對本職工作的重視和熱愛。提升計算機技術管理能力以及檔案管理工作中的突發事件處理能力，進而提高事業單位檔案管理的工作效率。

（5）全面提升綜合素質。日常工作中，要對事業單位的檔案管理工作加大投入，全面提高檔案管理的硬件水平以及科技含量，在檔案管理工作人員的日常培訓上，要加強其對除了本職工作之外的其他知識學習，比如互聯網、計算機等其他方面的知識培訓，以達到從多個方面完成對事業單位檔案的現代化、科學化管理，為事業單位提供更加詳實有效的工作資料，提高工作水平。

3 結語

綜上所述，當今社會的發展迅速，事業單位也要與時俱進，不斷突破創新，實現和完善事業單位檔案管理的數字化，便捷化，在社會主義建設中實現事業單位的價值和意義。充分利用事業單位檔案管理工作的改革和創新，全面提升事業單位檔案管理效率，為社會的繁榮昌盛做出貢獻。

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