關于事業單位檔案管理創新的思考

關鈺千 內蒙古通遼市中心血站

關于事業單位檔案管理創新的思考

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隨著社會的飛速發展，市場經濟體制逐步完善，檔案管理工作也在不斷的發展，作為事業單位的管理過程中的一個重要的組成部分，檔案的管理必須以現階段新時期的發展作為引導和基礎，要正確認識檔案的管理發展方式，要創新檔案的數據管理，信息管理，實現檔案事業的可持續發展。

事業單位 檔案管理 創新

在我國龐大的社會行政體系里，事業單位是其中的主要組成部分，也是我國行政職能得以落實的重要機構。而在事業單位整體的運營過程中，檔案管理作為服務于事業管理的重要工作具有特殊的意義，并且，當下傳統的檔案管理已然不能夠滿足事業單位的實際需求，檔案管理創新改革勢在必行，這也是擺在每個事業單位面前重要的任務之一。本文主要就事業單位檔案管理過程中存在的問題進行分析研究，嘗試探索事業單位檔案管理的創新思路。

一、事業單位檔案管理重要性

一直以來，沒有認清檔案工作的重要性是行政事業單位的工作人員，從單位領導到職工本人普遍存在的現象。對于單位領導來說，因為檔案工作是幕后工作，不能為單位產生直接的經濟效益，而且在年度和任期考核中，上級領導也沒有考慮把檔案工作納入其中，導致領導不重視檔案管理的工作，缺乏強有力的監督，特別是在檔案管理中需要的配備、硬件設施的投入，還有檔案日常管理等方面。再有就是檔案管理工作人員自身的問題。檔案管理不僅能夠保證整個行政事業單位協調、有序、高效的運行，更重要的是對單位自身的科學發展、社會精神文明的建設、人民群眾正當權益的維護都有著重要的作用。當前隨著改革的不斷深入，事業單位檔案管理原本存在的不足，慢慢的顯現出來。事業單位的檔案管理對于事業單位的發展和全社會的信息服務有著非常重要的作用，因此，相關的管理人員要提高認識，完善職責，培養專業的檔案管理人員，在內部建立現代化的檔案管理體系，提高檔案管理的效率。

二、目前事業單位檔案管理存在的問題

（一）檔案管理工作整體發展不均衡

各個事業單位中檔案的管理水平有著很大的差距，發展水平參差不齊，而且有個別的單位檔案管理工作嚴重滯后。甚至有些單位將重要的檔案資料存放在部門或是個人的手中，沒有集中的管理，進而直接的影響到了檔案材料的安全和齊全的整理，還有些單位的檔案保存的方法手段較老化、方法較陳舊等問題，與新形勢下單位檔案的發展存在很大的不協調之處，而且檔案管理中沒有及時的采取相應的解決辦法和措施，并且檔案的深度開發力度不夠，大多數的單位在檔案的管理上還是只停留在簡單的查閱利用這一方式上。

（二）單位檔案的基礎管理不扎實

近年來，有很多的單位檔案管理基礎性的管理工作不扎實，缺乏具體的工作流程、標準規范和管理的制度等。在體系的建立上不夠系統，缺少專門、統一且高效的管理體系。其中一些事業單位的民生檔案和民生檔案較為分散，有些存放在下屬的業務單位，而沒有向綜合的檔案室移交管理，所以導致檔案的完整安全管理沒有根本性的保證。

（三）單位檔案管理人員不專業

事業單位檔案管理人員缺乏專業的知識和工作經驗是很普遍的現象，而在另一方面，檔案管理工作人員還存在不固定的現象，有些經常的變動或調整，檔案管理人員的工作技能和業務水平還有待進一步的提高。所以檔案管理工作的穩定性和連續性以及準確性受到嚴重的影響，這一狀況也是制約事業單位檔案管理進一步發展的重要原因。

三、事業單位檔案管理創新辦法

（一）建立健全檔案管理制度

事業單位的檔案管理制度應該有所完善，所以在建立時應該遵循相應的原則。首先，檔案管理的相關制度的建立應該遵循科學性和合理性的原則，建立的制度應該從自身單位的實際情況出發，滿足自身單位的檔案管理特點，進而更好的進行本單位的檔案管理的相關工作。第二，事業單位檔案管理制度應該秉承實用簡明的原則，管理制度的建立應該將可操作性作為最終的目標，進而使得檔案管理制度能夠更好的發揮其規范和指導性的作用。其次，檔案管理制度的建立應該能夠約束員工也能夠約束領導，這種雙向的約束性可以較好的發揮檔案管理制度的管理性，事業單位中領導起著引導和榜樣的作用，可以促進檔案制度的實施。最后，檔案管理制度的建立中應該將嚴肅性作為原則。為了更好的執行檔案管理制度，在檔案管理的執行中應該將其權威性作為制度的最重要的原則，在制度的施行過程中，應該做到獎罰分明。

（二）提高檔案管理人員的素質和能力。檔案管理人員的素質能力直接關系到檔案管理工作能否順利開展，所以要努力提高檔案管理人員的素質和能力。由于檔案管理是一項綜合性非常強的工作，對管理人員的要求也比較高，檔案管理人員要具有豐富的檔案管理知識和技能。事業單位要定期組織管理人員進行教育培訓。提高他們的檔案管理知識和技能，提高計算機技術和能力。同時要具備較高的職業道德。樹立檔案管理意識，認真、負責地開展工作，確保檔案管理工作的質量。

（三）開展信息化建設，提高檔案管理工作質量

隨著現代科學技術的飛速發展，計算機技術得到了廣泛的應用，檔案管理工作實行信息化管理也是當代社會對檔案信息管理需求日益增強的客觀需求。事業單位檔案管理工作的創新需要最大限度地發揮檔案資源，提高管理效率，采用科學的管理辦法可以滿足新時期社會的需求。首先，事業單位必須利用互聯網高速的信息傳遞功能，實現各級事業單位檔案信息的準確與高效傳遞，保證信息的時效性；然后利用計算機、掃描儀等現代設備，將事業單位的檔案信息錄入電腦，并對信息進行技術處理，將文字、圖片資料轉變成數據資料，將檔案資料數字化；最后充分利用網絡技術進行檔案管理創新，構建檔案管理數據庫系統，為社會各界提供高效的檔案信息服務，實現檔案資源的共享，提高檔案資源的利用率，提高事業單位檔案管理工作的質量。

（四）加強檔案管理保密工作

在事業單位的檔案管理過程中，保密工作是我們必須要實行的一項工作，要求我們在庫房建造和選址過程中必須要嚴格按照我國相關規定來進行建造，做到辦公室和庫房分開建造，閱覽室和庫房分開建造，庫房門窗必須要進行加固，這樣能夠在一定程度上防止盜竊行為的發生，在庫房的管理方面，我們要派遣專門的負責人員進行看管，那些與檔案管理無關緊要的人員必須要禁止其進入，最后，我們要對庫房管理人員進行培訓，使他們能夠正確的對保密檔案和保管檔案進行區分，如果保密檔案泄露出去，一定會對國家利益和安全造成嚴重的危害，因此，筆者認為，在事業單位檔案管理工作中，加強檔案管理的保密工作是十分必要的。

（五）加強檔案管理工作的電子信息化

隨著電子科技的快速發展，利用電子計算機進行系統的檔案管理工作勢在必行，這種高效、準確、快速的管理模式必將為人們提供高質量的檔案服務。為了進一步提高檔案管理工作的電子信息化水平，作為檔案管理人員要探索建立電子檔案管理的新途徑，充分利用網絡形成開放式的共享資源平臺，逐步實現全國聯網或區域聯網的公共檔案管理系統和人事檔案信息查詢系統，以提高檔案管理工作的現代化水平。

我們要從觀念上更新對事業單位檔案管理工作的認識，逐步建立健全檔案管理的規章制度，不斷研究和探索快捷、高效的現代化檔案管理模式，就能夠將事業單位的檔案管理工作水平適應新形勢下的新要求，實現檔案管理工作的跨越式發展，使檔案管理在實際工作中發揮其應有的重要作用。

四、創新中要適應社會形勢的變化

提供服務和材料是檔案管理工作最基本也是最直接的社會作用，而要想提供更好的社會服務，就需要創新檔案管理的服務方式、內容和手段。談到創新服務的方式，首先要做的就是使檔案管理工作由被動服務轉變為主動服務，并在此基礎上提高事業單位檔案的參考價值和利用價值，把死的資料變成活的資源。另一方面，在服務內容上的創新，便是實現工作重心從數量的服務向質量的服務的轉移。檔案的工作人員不應該只局限于將收集檔案，而是要將自身的潛能進行充分的挖掘，不斷的完善并創新事業單位檔案管理的服務內容，加大檔案的編研工作的力度，使得檔案資源的作用得到充分的發揮。

五、結語

總之，檔案管理是事業單位發展中的重要工作，對事業單位的發展影響重大，對社會發展的影響同樣不可忽略。事業單位必須重視檔案管理工作的開展，并且需要在工作實踐中尋求創新，提高檔案管理工作的現代化水平，使其在現代社會的發展競爭中更加適應。并且，加強事業單位領導及員工的積極貢獻，將檔案管理工作做好，促進我國社會經濟的繁榮與發展。

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[2]樂利珍.淺談事業單位檔案管理的現狀及對策[J].科技風，2008（24）：88.

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