工程項目管理中電子文件管理的探討

潘磊1.董萌然2.

1.成都生物制品研究所有限責任公司； 2.成都九洲迪飛科技有限責任公司

工程項目管理中電子文件管理的探討

潘磊1.董萌然2.

1.成都生物制品研究所有限責任公司； 2.成都九洲迪飛科技有限責任公司

電子文件管理屬于工程項目管理的重要組成，其直接影響著工程的完整竣工，基于此，本文就工程項目管理中電子文件管理存在的問題展開分析，并圍繞建立健全電子文件歸檔制度、充分利用綜合辦公信息管理系統、建立完善的電子文件利用制度、加強電子文件流程管理四方面提升電子文件管理的策略進行了詳細論述，希望由此能夠為相關業內人士帶來一定啟發。

工程項目管理 電子文件 歸檔制度

前言

隨著科學技術的快速發展，電子文件在工程項目管理中所占據的地位日漸提升，但在筆者的實際調查中發現，我國當下很多工程項目管理中的電子文件管理往往存在著多方面問題，而為了設法解決相關問題并提升電子文件的效用，正是本文就工程項目管理中電子文件管理展開具體研究的原因所在。

一、工程項目管理中電子文件管理存在的問題

（一）電子文件歸檔不齊

電子文件歸檔不齊問題在工程項目管理中較為常見，很多設計與建設周期較長的工程往往較為頻繁出現該問題，這主要是由于設計等圖紙反復修改往往導致電子文件的歸檔不及時，設計等人員未按照規定充分利用信息系統也與該問題的出現存在較強關聯，由此引發的原始CAD電子圖大量流失往往會對工程項目建設帶來較為負面影響[1]。

（二）手工方法處理電子文件

雖然電子文件管理信息系統在我國已經實現了初步普及，但很多系統天然存在的缺陷，往往使得管理人員仍舊使用手工方法進行電子文件的處理，設計圖紙的拆分、標識、編目、分類、鑒定等環節的完全手工化便是該問題的直觀展現，電子文件的準確性、完整性、有效性、安全性很容易因此受到較為嚴重的威脅。

（三）電子文件有效利用率低

雖然電子文件已經成為工程項目的重要組成部分，但很多工程人員仍舊存在著過分依賴紙質文件的問題，這就使得電子文件管理信息系統的查詢、在線瀏覽、下載等功能形同虛設，這對于系統的利用與工程項目施工的開展都將帶來較為負面影響。

（四）電子文件失真、泄密

電子文件本身具備易改、易復制等特性，而這些特性就使得電子文件在管理中很容易出現失真、泄密等問題，電子文件鑒定環節、電子文件利用制度等方面存在不足往往與該問題存在較強聯系。

二、提升工程項目管理中電子文件管理水平的策略

（一）建立健全電子文件歸檔制度

為了根除工程項目管理中存在的電子文件歸檔不齊問題，電子文件歸檔制度的建立與健全必須得到重視，該制度需要實現電子文件歸檔時間、范圍、格式、路徑等要求的明確，并真正將電子文件歸檔與日常工作實現融合，而為了最大化電子文件歸檔制度效用發揮，相關單位與企業還需要做好該制度的宣傳工作，并將電子文件歸檔制度與新員工崗前教育實現深入融合，這樣電子文件歸檔的重要性就能夠真正貫徹于各個角落，工程項目管理中的電子文件歸檔管理水平由此就將實現大幅提升[2]。

（二）充分利用綜合辦公信息管理系統

綜合辦公管理信息系統早已在我國大部分企業與單位實現了普及，而如果能夠將電子文件管理與該系統實現深入一定融合，工程項目管理與電子文件管理聯系緊密性就將大大提升，而為了能夠真正根除手工處理電子文件帶來的負面影響，企業與單位還需要同時加強自身電子文件管理系統的完善，由此實現電子文件管理系統與辦公信息管理系統的充分結合、甚至融合，工程項目中的來往文件、設計成果、設計修改通知單等電子文件內容的管理水平就將實現大幅度提升。值得注意的是，通過信息系統支持實現的電子文件審核與歸檔還將實現其原始性與安全性提升，工程項目建設由此就將獲得較為有力的支持。

（三）建立完善的電子文件利用制度

結合工程項目管理中電子文件利用程度較低的現狀，電子文件利用制度的建立與完善必須得到重視，只有保證電子文件的借閱、瀏覽、下載的規范化，電子文件的利用率與安全性才能夠得到較好保障。在電子文件利用制度中，下載的申請需要通過多層審批，并設置好本機瀏覽的規定天數，同時還需要保證下載文件數據的自動失效、無法打印與復制，工程項目管理中電子文件管理的效率由此就將得到妥善保障。

（四）加強電子文件流程管理

在電子文件失真、泄密問題的解決中，電子文件流程管理的加強必須得到重視，這里的流程管理必須考慮電子文件原件難以區分、容易被修改等特點，并通過完善的流程管理制度建設保證電子文件的歷史憑證價值與原始性，實現紙質文件管理與電子文件管理的有機結合屬于不錯的選擇，雙軌歸檔就將真正保證電子文件的法律效力與真實性。

三、結論

綜上所述，我國當下工程項目管理中的電子文件管理現狀不容樂觀。而在此基礎上，筆者圍繞電子文件歸檔不齊、手工方法處理電子文件、電子文件有效利用率低、電子文件失真與泄密四方面問題提出的針對性解決措施，則直觀證明了研究價值。因此，在具體的工程項目電力文件管理中，本文便具備較高參考價值。

[1]趙海瓊,李貴富.工程項目管理中電子文件管理的探討[J].電子測試,2015,02：129-131.

[2]周敏,陳秀芬.建設工程電子文件管理的實踐與探討[J].檔案與建設,2013,09：67-68.