事業單位檔案管理工作的優化路徑

陳 云 （東莞市文化綜合服務中心 523000）

事業單位檔案管理工作的優化路徑

陳 云 （東莞市文化綜合服務中心 523000）

檔案管理工作是事業單位管理重要內容，檔案管理質量對事業單位工作效率及未來發展具有非常重要的作用。我國事業單位要正視當前檔案管理工作在制度、管理模式及人員方面存在的問題，采取積極措施實現檔案管理工作規范化、專業化和現代化發展，為事業單位管理體制改革奠定良好的基礎。

事業單位；檔案；優化；制度

檔案管理工作在事業單位日常管理中起著非常重要的作用，檔案管理工作規范化、科學化與否直接決定著事業單位的工作效率及管理水平。然而隨著網絡信息技術的不斷普及，事業單位體制、機構、人事及管理制度等改革的不斷深入，現行檔案管理工作中制度不健全、技術手段匱乏、人員素質較差等問題逐漸暴露，不僅嚴重影響了事業單位的工作效率，而且還制約了我國事業單位未來的良性發展。因此要想促進我國各類事業單位長久健康發展，就必須對事業單位的檔案管理工作進行優化創新，適應信息時代的需求。

一、事業單位檔案管理工作優化的重要性

事業單位的檔案管理工作主要指通過對事業單位檔案信息的搜集、整理和歸納而為單位提供信息服務的工作，是衡量管理水平與業績最重要尺度之一。檔案管理的優化創新對我國事業單位深入發展具有非常重要的意義：首先，事業單位檔案管理工作優化創新通過對相關人員的培訓與系統教育，可以極大提高其管理技巧，提升事業單位檔案管理的效率。其次，檔案管理工作優化創新可幫助事業單位實行網絡信息化管理，讓單位能獲得更準確及時的數據檔案，提升事業單位系統化、科學化及網絡化管理水平。最后，事業單位通過對檔案管理人員和手段的優化，有利于單位及時發現及解決管理過程中出現的相關問題，在理論與實踐上完善檔案管理體制，推進事業單位管理的體制化建設進程。

二、事業單位檔案管理工作中存在的主要問題

隨著我國事業單位管理模式及服務模式的不斷創新，檔案管理工作已經取得了顯著發展，但是其在制度、管理方式、人員素質等方面還是存在一定的問題，具體來說主要表現為：首先，管理制度不規范。當前絕大多數事業單位已經建立了檔案管理制度，但是在實際工作中卻在檔案搜集、整理、歸納、借閱、歸檔等方面缺乏規范性，導致檔案丟失、破損等現象比比皆是，嚴重影響了檔案信息的后續使用。其次，檔案管理方式落后。當前我國事業單位檔案信息量日漸龐大，然而很多管理部門卻仍遵循賬目記錄的方式，導致大量信息無法有效快速存入檔案庫，同時由于缺乏信息化檔案管理設備，在一定程度上也影響了檔案的查找與查閱效率。第三，檔案管理人員專業素養較低。當前很多事業單位檔案管理人員大都缺乏檔案管理專業學習背景，導致其在建檔、檔案管理、歸檔等方面的專業技能與事業單位管理需要存在嚴重的矛盾。同時部分管理人員缺乏必要的信息素養，無法充分利用網絡及信息管理平臺提升工作效率。

三、事業單位檔案管理工作的優化路徑

檔案管理工作是事業單位歷史面貌重要原始記錄，同時也是事業單位工作、總結教訓經驗，探討未來發展重要依據和參考。因此，事業單位必須著眼于未來發展，根據當前存在的問題，對檔案管理工作進行優化創新以滿足其未來發展需求。

(一) 樹立檔案管理意識

檔案管理在事業單位中屬于服務性工作范疇，因此檔案管理必須要充分體現出以人為本的服務理念，滿足新時期事業單位檔案管理的發展訴求。而為提升事業單位內檔案管理工作效率，管理者應在做好管理本職工作基礎上，重視并保證單位內檔案工作重要地位，同時提升管理者自身服務意識，對檔案管理工作進行精確定位，充分保證檔案的有效利用效率。另外，檔案管理者要加強對檔案管理的宣傳，通過單位公告欄、局域網、講座等方式讓檔案使用者、檔案室專兼職工作人員及單位領導對檔案及檔案管理形成全方位的科學認識，明確檔案管理的各項要求，從而在事業單位內建立“服務性、人本性、公共性”的檔案管理意識，為檔案管理后續發展奠定基礎。

（二）健全落實檔案管理機制

完善的檔案管理機制是事業單位檔案管理的基本保障，事業單位應根據其實際情況和發展需求，健立更為科學的管理制度，在檔案管理實踐中實現有章可循、有法可依。與此同時，事業單位要健全檔案管理人員的崗位責任制度。主管領導承擔總責，而各級分管領導應制定專職人員做好部門檔案搜集、歸檔的工作，單位檔案部門應定期檢查驗收、總結評比，開展集中統一的管理。除了要制定制度外，事業單位也要重視檔案管理制度落實情況，根據具體的檔案管理規范制定內部考核細則，將檔案管理納入部門、責任人員考核范圍，讓檔案工作實現具體化，真正融入事業單位管理各個環節，滿足信息時代對事業單位管理的要求，向著制度化、科學化和規范化方向發展。

（三）改革傳統檔案管理模式

隨著信息技術發展及普遍應用，事業單位檔案管理工作也必須根據技術發展，對現有管理模式進行改善，實現由傳統手工檔案管理向著信息化檔案管理模式發展，實現檔案信息資源的共享，以便更高效、更快捷地為單位決策提供數據參考，為單位內員工提供檔案服務。而要想實現管理模式的改革，一方面事業單位要加大對檔案管理基礎設施的投入，尤其是要建立檔案管理平臺，通過檔案系統平臺實現檔案資源共享、管理及利用。在檔案管理平臺構建中，事業單位要逐步提升其應用深度，采取條形碼等方式，提高檔案歸檔與借閱效率。另一方面，事業單位要做好檔案的信息化資源轉化或開發。事業單位要根據工作重點，分析單位檔案內容特點、需求特點、借閱方式特點，編制適合單位改革與發展的檔案電子資料，實現被動式檔案服務向主動式的轉變。

（四）提高檔案管理人員專業素養

事業單位管理工作的優化創新離不開高素質的專業管理人員，只有充分發揮檔案專業管理人才優勢，才能讓事業單位檔案管理更具活力和動力，實現有效持久的發展。首先，加速事業單位檔案管理人員的業務拓展和知識更新。 事業單位要根據檔案管理工作發展需要對內部管理人員進行檔案理論及業務基礎培訓，同時在培訓基礎上加強對檔案管理人員信息技術、辦公自動化、數字檔案管理等現代化檔案及相關管理知識的培養，豐富管理人員的知識結構以適應管理體制改革對其綜合素質的要求。其次，重視加強檔案專兼職人才隊伍建設。在事業單位管理實踐中，一方面管理者要積極推進檔案管理專職隊伍的建設，提升管理的穩定性。管理者應該積極引入檔案管理專業人才，讓其承擔檔案管理的主要工作，提升檔案管理專業水平。另一方面，管理者應該根據檔案管理工作的變化，適時、適量挑選兼職人員對檔案管理隊伍進行補充，適當減輕專職檔案管理人員工作壓力，實現檔案管理人員的合理利用。

四、結語

總而言之，檔案管理工作的優化創新，是我國事業單位管理效率和管理水平提高的重要保障。事業單位要根據當前管理中存在的問題，從制度、管理方式、人員素質等方面采取積極措施，打造更為規范、科學、現代化的管理體系，充分發揮檔案管理工作在事業單位管理中的作用。

[1]李海珠.試論事業單位檔案管理的創新思路[J].今日中國論壇，2013（10）：185-186.

[2]孫長美. 淺談事業單位檔案管理的現狀及對策[J].中國市場，2015（01）：88-89.