全州社區檔案管理工作調研報告

延邊朝鮮族自治州檔案局（館）調研組

全州社區檔案管理工作調研報告

延邊朝鮮族自治州檔案局（館）調研組

為深入貫徹落實《城市社區檔案管理辦法》（國家檔案局、民政部第11號令），進一步推進全州社區檔案管理工作，州檔案局組成調研組，通過州縣（市）聯動、聽取匯報、現場查看和座談討論等方式，圍繞社區總體概況、社區檔案工作在社區總體工作中的擺位和組織推進情況，以及社區檔案收集整理、保管利用、信息化、業務監督指導等方面進行了專題調研。

一、社區檔案工作基本情況

全州8縣（市）共有34個街道，1個社區管理委員會，157個社區。社區主要承擔民政、計生、衛生、殘聯、司法、勞動保障、婦聯、老關協等與群眾生活密切相關的工作職能。在推進社區各項工作過程中，形成了大量具有保存價值的文件材料，也就形成了社區檔案，即城市社區黨組織、居民委員會、社區服務機構、社區社會組織（以下簡稱社區各類組織）和居民在社區建設中形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像、電子數據等不同形式和載體的歷史記錄。

全州社區檔案建檔工作，是依據吉林省民政廳、吉林省檔案局聯合印發《吉林省城市社區檔案管理暫行規定》，于2003年啟動實施。州檔案局將其作為一項重要工作，專題研究貫徹落實方案，協調州民政局聯合印發了《關于加強社區檔案管理工作的意見》，在全州積極開展社區檔案建檔工作。同時，以延吉市新興街道民安社區為社區檔案建檔試點，通過社區檔案工作現場會的形式，以點帶面，有力推進了全州社區檔案建檔工作。截止到2004年年底，全州各個社區建檔工作基本完成，社區檔案工作逐漸步入了規范化、標準化軌道。

從2005年開始，各縣（市）檔案局（館）以全面鞏固社區檔案工作階段性成果和進一步提升其管理水平為目標，將其擺在機關、企事業單位檔案工作同等位置，加強組織領導，密切同民政、街道、社區的聯系，形成工作合力；強化業務培訓，提升檔案人員素質；主動提供業務指導，采取集中立卷等方式，保證了全州社區檔案工作健康有序發展。

2015年，國家檔案局、民政部《城市社區檔案管理辦法》出臺后，全州各級檔案部門、街道和社區都非常重視，及時組織相關人員認真學習。通過學習，社區檔案管理人員在原有收集基礎上，能夠將換屆檔案和推進工作類等檔案，放在一個重要位置進行收集整理。《城市社區檔案管理辦法》進一步推動了全州社區檔案工作，社區檔案的收集力度不斷加大，歸檔材料日趨齊全，管理工作進一步規范。社區檔案管理為社區工作的順利開展提供了有力保障。

二、社區檔案工作存在的主要問題及原因

一是檔案收集整理工作不規范。社區業務窗口各自收集、整理、保管分管口形成的檔案，多數社區既沒有安排專人負責，也沒有形成專門的檔案管理制度，為檔案集中統一管理埋下了隱患。二是檔案管理人員變動頻繁。導致檔案工作無法有固定的人員去做，直接影響檔案工作各環節的連續性和規范化。三是檔案工作資金保障不充裕。制約了檔案安全保管、數字化等項工作的開展，嚴重影響檔案工作適應新形勢、新變化、新發展的步伐。四是檔案裝具用具不統一。不利于社區檔案的存放管理，檔案的安全保管存在極大隱患。五是檔案培訓工作延伸不到位。多數社區檔案工作人員未能接受檔案業務知識培訓，對檔案業務掌握不夠，既不熟悉《城市社區檔案管理辦法》，又不熟悉檔案工作的業務流程，造成檔案收集、整理、保管、利用不規范。

社區檔案工作存在問題的原因是多方面的，綜合起來主要有以下幾個方面：一是責任意識較弱。部分社區領導沒有真正認識到檔案工作的重要性，沒有把檔案工作列入重要議事日程和崗位目標責任制，加之社區工作千頭萬緒，人員少、任務重、壓力大，造成檔案工作“說起來重要，干起來次要，忙起來不要”的尷尬局面。二是人員配備缺少硬機制。目前看，全州社區檔案管理人員絕大多數是兼職，加之檔案行政管理部門缺乏經常性培訓和指導，對社區檔案人員配備缺乏有效、規范性要求，導致社區檔案工作隊伍不穩。三是經費保障缺預算。社區檔案工作的正常開展，需要一定的資金投入。特別是檔案工作向電子化、數字化方向邁進的現階段，更需要一定的資金支持。但從目前情況看，各級財政預算安排的社區辦公經費普遍不足，無法安排檔案工作專項經費，直接影響了社區檔案工作的正常開展。四是部門重視程度不夠。盡管近幾年民政、檔案、街道等相關部門都為社區檔案工作做出了各自的努力，但由于編制、財力等方面限制，各部門在忙于自身業務的同時，很難向社區檔案工作傾斜更多的力量。

三、加強社區檔案工作的幾點建議、

社區檔案工作是社區發展的一項重要基礎性工作，已成為社區建設的重要組成部分，社區檔案工作水平將直接影響社區建設的整體水平。社區和各相關部門要充分認識加強社區檔案工作的重要性和緊迫性，本著對歷史負責、為現實服務、替未來著想的態度，提高認識，增強責任感，切實抓好社區檔案工作，更好地為社區全面健康發展服務。

第一，加強領導，納入日程。街道、社區要充分認識檔案工作的重要性，依法將檔案工作列入重要議事日程，并在人、財、物等方面給予檔案工作充分的保障，確保社區檔案工作正常開展。一是要建立檔案工作協調機制。街道、社區要建立與民政、社保、司法等各入駐部門的檔案工作協調機制，明確各部門派出機構工作人員的檔案工作職責，定期分析和解決問題，推動檔案工作順利開展。二是要明確檔案工作人員。按照《檔案法》、《城市社區檔案管理辦法》等法規要求，社區檔案要實行集中統一管理，選派素質高、責任心強，相對穩定的正式職工負責檔案管理工作。如社區因工作人員太緊張無法安排檔案人員，政府要從檔案事業發展大局著想統一給每個社區配備一名檔案協理員，以滿足檔案工作的需要。三是要合理設置檔案庫房。檔案是不可再生的重要信息資源。按照相關規定，各社區都要想方設法設置大小適中且能夠滿足工作需要的檔案庫房，購置檔案柜，落實檔案管理“八防”措施，以確保檔案實體的安全。四是要及時解決檔案工作經費。按照《城市社區檔案管理辦法》的規定，社區檔案工作經費應從社區辦公經費中列支。各社區在安排辦公經費時，一定要保證檔案工作必要的經費，以滿足檔案工作正常開支。有條件的社區還應給檔案工作人員配備計算機，購買檔案管理軟件，建立目錄及全文數據庫和電子查詢系統，開展社區檔案信息化工作，促進社區檔案管理現代化。

第二，加強宣傳，增強意識。開展社區檔案工作要堅持從提高社區干部的思想意識入手，開展形式多樣、廣泛持久的檔案普法教育活動，大力宣傳《檔案法》、《城市社區檔案管理辦法》等檔案法律法規規范，增強社區工作人員對檔案及其法律法規的認知意識，使社區領導和工作人員充分認識社區檔案在社區建設中的重要意義，以及社區檔案在社區發展中的重要地位和作用。要取得社區工作人員對檔案工作的支持，并為社區居民提供多種形式的現行文件和檔案信息服務，使人民群眾了解檔案，支持檔案工作，能夠利用檔案解決工作生活中遇到的問題，營造人人關心支持檔案工作的良好氛圍。要充分利用檔案工作平臺，增強社區各項政策的透明度，維護廣大居民的合法權益。

第三，加強培訓，提高素質。開展社區檔案工作，發揮檔案作用，關鍵在于提高社區檔案人員的業務素質。針對社區檔案管理人員存在層次復雜、受教育程度和能力參差不齊等實際問題。縣（市）檔案局（館）要有計劃、有步驟地對社區專、兼職檔案人員進行業務培訓，提高其檔案工作能力，增強事業心、責任感，完成檔案管理工作；要加強業務指導力量，深入社區，發現問題，及時解決，尤其要指導在社區服務大廳各業務部門（如民政、社保、司法等）的檔案人員及時收集、分類、整理和歸檔，以確保社區檔案的完整性和準確性。

第四，加強指導，提升水平。檔案行政管理部門要加強與街道、社區的聯系、溝通與協調，齊抓共管，形成合力，共同提升社區檔案管理整體水平。一要協助社區建立健全檔案管理各項規章制度，依法管理檔案；二要指導社區檔案的收集、整理、保管，做到統一規范，符合標準；三要督促社區檔案工作人員注重各種文件材料收集的齊全完整，確保檔案的依據和參考作用；四要積極推進檔案管理現代化建設，改革傳統的檔案整理和管理方式，進一步實現社區檔案管理的科學化、規范化；五要對社區建檔情況進行定期檢查，針對問題，及時改進，促進社區檔案工作健康、穩步發展。

第五，服務為本，突出特色。要找準檔案工作為社區建設服務的結合點和切入點，構建新形勢下檔案服務社會新體系，切實突出為社區管理工作服務和為社區居民服務這兩個著力點。只有這樣，社區檔案工作才能得到認可和快速發展。在開展社區檔案工作中要注重突出社區特色，深入調查研究，對有關本社區范圍內的民俗風情、名勝古跡、社區面貌變遷的檔案，發生過的重要事件、重大活動的檔案，出現過的著名人物、新鮮事物的檔案等，要加大收集、整理、歸檔力度，以提高社區檔案的含“金”量，強化利用效果。要著重抓好下崗職工、特困家庭、孤寡老人、殘疾人、居民健康、社區名人等檔案。要根據各社區自身特點，多提供居民最需要的社區信息服務。

課題負責人：秦洪葉

課題組成員：李范俊、高威、王兆偉

執筆人：李范俊、高威