電子檔案管理存在的問題與對策

文/楊銘

電子檔案管理存在的問題與對策

文/楊銘

雖然電子文件的出現和發展時間短，但暴露的問題較多，網絡環境下電子檔案管理正面臨非授權訪問、信息泄漏或丟失、數據完整性被破壞、利用網絡傳播病毒的威脅。電子檔案的科學管理，已成為一個全球面臨的急待解決的重要課題。

一、當前電子檔案管理存在的問題

1.領導對電子檔案管理重視不夠。一是缺少人員配備。例如，一個大型單位成立了，沒有配備專業的電子檔案管理工作人員，可以看出領導不夠重視電子檔案管理工作。如果沒有專業人員對檔案進行管理，就很難保證文件材料收集的完整和系統，就會導致整理編目時的不規范，增加利用工作的難度，查找起來很費時費事。二是檔案室設置不合理。有些單位將檔案室設置在最頂樓，無法保證檔案的安全保管，隱患較多。還有檔案室里沒有齊全的檔案設施，沒有配置空調，不能保證室內的溫度。

2.部分職工對檔案管理工作不理解。部分職工不了解檔案在一個單位中所起的作用。檔案有著憑證和提供信息的作用。部分職工向管理人員借用檔案資料，在需要他們簽字辦理借閱手續時，表現得非常不情愿，認為都是一個單位的職工，不用簽字。從這些現象中，可以看出部分人員是不了解檔案的重要性的，從而也淡化了自己所承擔的責任。還有的職工將一些重要的文件隨便放置，等到要用時才到處去翻找，有時就會有找不到的情況，這樣就會使一些重要的檔案或文件資料遺失。

3.電子檔案管理風險大。由于電子檔案管理涉及到網絡信息，受到外界的干擾多，常常會有風險存在，做得不夠好、不夠保密，檔案資料就可能外泄或損失等。

二、當前電子檔案管理的對策

1.領導要高度重視電子檔案管理工作。單位領導要關注電子檔案管理工作，要將此項工作納入單位管理的重要范疇。在人員配置上，一定要配備專人進行管理，保證檔案資料可以隨時查找到，并配齊有利于檔案管理的相關設備、設施。

2.加強電子檔案管理人員的計算機技能培訓。電子檔案管理人員的計算機水平，直接影響著電子檔案的管理情況。因此，電子檔案工作人員要不斷提高自己的技術水平，要讓自己掌握新技術，學會設置密碼保護，還要學會一些先進的防范措施和技術，減少外界因素帶來的干擾。

3.制定電子檔案管理制度。為了保證電子檔案管理信息的安全，單位要根據管理方案制定嚴格的管理章程，做到制度嚴格，預防事故發生、信息機密外泄、檔案程序混亂等。在制定制度的過程中，可以授權給具有檔案管理技能的人員，根據實際情況制定。

4.做好消除風險的準備。一是讓風險及時得到分散。電子檔案信息具有系統性、網絡性和抽象性。在檔案受到風險侵襲時最好及時轉移風險，通過分散法把風險降到最低。二是要保證電子檔案硬件可靠。特別是要與網絡供應商立下可靠協議，讓他們提供的計算機等設備一定要符合電子檔案管理的需要。將歸檔的范圍、元數據、格式標準，置于前端信息生成系統，形成完整、符合標準的SIP（提交信息包），調用Web Service服務，啟動歸檔信息合法性校驗、電子文件格式轉換及歸檔審批流程，確保歸檔信息符合檔案標準，實現真正意義的前端控制與文檔一體化管理，并通過OAIS提供強大的文字編輯及插入圖像、音視頻、Flash技術，結合全文檢索在線提取素材，在線編研發布，減少專題信息整合的時間和難度，提高主動、定向服務的能力，采用Flash 3D技術遠程動態展示庫房全貌、檔案位置、排架空間、批量上架、數量統計、立體瀏覽，從而全面提高工作效率。

5.確保電子檔案的安全。電子文件是社會進步的產物，確保電子檔案的安全是21世紀檔案工作遇到的新課題。加強這方面的工作，不但能夠及時發現計算機操作系統的不足，改進電子技術措施，增加電子文件的安全性，使檔案資源得到安全、可靠的保護，更能加強檔案信息交流，準確、快速地向社會提供有利的信息資源，促進經濟建設的穩步發展。

總之，電子檔案管理是單位建設和其它工作順利完成的有效保障，管理建設單位要順應時代的要求，盡量把電子技術用于檔案管理過程中，為管理單位的信息儲存、查閱等提供方便。同時，作為電子檔案管理工作人員，必須提高電腦掌控技術，加強業務學習，學會分析電子檔案管理中存在的安全風險，并采取有效措施提高電子檔案管理的安全保障。

（作者單位：公主嶺市廣播電視局）