淺談少年宮會計(jì)檔案管理

文/潘宇赤

淺談少年宮會計(jì)檔案管理

文/潘宇赤

作為基礎(chǔ)教育中校外教育一個重要環(huán)節(jié)的少年宮，近幾年獲得了國家的高度重視和扶持，投入彩票公益金和各種專項(xiàng)資金，支持未成年人校外活動保障和能力提升項(xiàng)目。會計(jì)檔案是記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)，會計(jì)檔案管理是會計(jì)工作的重要組成部分。所以，進(jìn)一步加強(qiáng)少年宮會計(jì)檔案管理勢在必行。

一、會計(jì)檔案的收集與整理

會計(jì)檔案的收集范圍，一般包括會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿、會計(jì)報表以及其他會計(jì)核算資料四個部分。它是記錄和反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要?dú)v史資料和證據(jù)，是形成會計(jì)檔案的前提和基礎(chǔ)。因此，必須熟悉和掌握會計(jì)檔案的收集范圍。下列會計(jì)資料應(yīng)當(dāng)進(jìn)行歸檔。

1.會計(jì)憑證。包括原始憑證、記賬憑證。原始憑證粘貼時，張與張之間要均勻、整齊。會計(jì)憑證裝訂要整齊、牢固，不壓字、不掉頁、不串頁，便于查閱。

2.會計(jì)賬簿。包括總賬、明細(xì)帳、日記賬、固定資產(chǎn)卡片及其他輔助性賬簿。計(jì)算機(jī)財(cái)務(wù)軟件生成的紙質(zhì)總帳、明細(xì)賬等賬簿應(yīng)單獨(dú)立卷，加裝封面和扉頁，填全封面和扉頁的各項(xiàng)內(nèi)容。賬簿裝訂后應(yīng)依次在每頁裝訂線一側(cè)上角編頁號，每冊賬簿單獨(dú)編一個案卷號，編號可用號碼機(jī)打印，也可用碳素或藍(lán)黑鋼筆編寫。

3.財(cái)務(wù)會計(jì)報告。包括月度、季度、半年度、年度財(cái)務(wù)會計(jì)報告。每類報表包括資產(chǎn)負(fù)債表、余額表、現(xiàn)金流量表及各種附表、報表附注和決算說明等。會計(jì)報表按月、季、半年、年分別整理，報表附注和決算說明應(yīng)與報表一并組卷裝訂。各類會計(jì)報表應(yīng)編寫頁碼，其方法與賬簿相同。

4.其他會計(jì)資料。包括銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、納稅申報表、會計(jì)檔案移交清冊、會計(jì)檔案保管清冊、會計(jì)檔案銷毀清冊、會計(jì)檔案鑒定意見書，及其他具有保留價值的會計(jì)資料，如經(jīng)濟(jì)合同、政府采購招投標(biāo)及中標(biāo)資料、基建維修工程決算資料、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)資料、財(cái)產(chǎn)清查匯總資料等。單位利用計(jì)算機(jī)財(cái)務(wù)軟件內(nèi)部形成的屬于歸檔范圍的電子會計(jì)資料，可以以電子形式保存，形成電子會計(jì)檔案。

二、會計(jì)檔案的形成與保管

少年宮會計(jì)管理機(jī)構(gòu)應(yīng)按照歸檔范圍和歸檔要求定期將應(yīng)當(dāng)歸檔的會計(jì)資料整理立卷，編制會計(jì)檔案保管清冊。上述會計(jì)檔案均應(yīng)整理裝盒，并按要求填齊盒上各項(xiàng)內(nèi)容。當(dāng)年形成的會計(jì)檔案，在會計(jì)年度終了后，可由單位會計(jì)機(jī)構(gòu)臨時保管一年，期滿之后，應(yīng)當(dāng)由會計(jì)機(jī)構(gòu)編制移交清冊，移交本單位檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管。因工作需要確需推遲移交的，應(yīng)當(dāng)經(jīng)單位檔案管理機(jī)構(gòu)同意。單位會計(jì)機(jī)構(gòu)臨時保管會計(jì)檔案最長不超過三年。會計(jì)檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限一般分為10年和30年。會計(jì)檔案的保管期限，從會計(jì)年度終了后的第一天算起。保管到期的會計(jì)檔案，單位應(yīng)進(jìn)行鑒定，形成《會計(jì)檔案鑒定意見書》。會計(jì)檔案鑒定工作應(yīng)當(dāng)由單位檔案管理機(jī)構(gòu)牽頭，組織單位會計(jì)、審計(jì)、紀(jì)檢監(jiān)察等機(jī)構(gòu)或人員共同進(jìn)行，對保管期滿，確無保存價值的會計(jì)檔案，可以銷毀。

三、如何做好會計(jì)檔案管理工作

1.規(guī)范會計(jì)檔案立卷。裝訂會計(jì)憑證，必須使用會計(jì)憑證裝訂封皮，封皮表面的有關(guān)內(nèi)容必須逐項(xiàng)填寫齊全。裝訂完畢后必須按月份的先后順序放入會計(jì)檔案（憑證）盒中，必須認(rèn)真填寫檔案盒面上的內(nèi)容。年度終了必須封賬，必須按賬頁編號順序填寫“目錄”及“賬簿使用登記表”，與賬簿一并裝訂。年度終了必須將會計(jì)報表逐頁編制序號，分別填寫“會計(jì)檔案卷內(nèi)目錄”和“會計(jì)備考表”。加強(qiáng)會計(jì)檔案管理，應(yīng)嚴(yán)格按照《檔案法》《會計(jì)法》《會計(jì)檔案管理辦法》等有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

2.規(guī)范會計(jì)檔案保管。明確會計(jì)檔案的保管是單位的檔案管理部門、財(cái)會部門應(yīng)按檔案管理部門的要求，辦理相關(guān)手續(xù)，將會計(jì)檔案移交檔案管理部門保管。未建立檔案管理部門的單位，會計(jì)檔案暫由財(cái)會部門妥善保管，但要由專人負(fù)責(zé)。

3.加強(qiáng)會計(jì)人員崗位培訓(xùn)，提高會計(jì)檔案的案卷質(zhì)量。會計(jì)人員是會計(jì)檔案整理的第一責(zé)任人，必須將會計(jì)檔案管理及操作技能的培訓(xùn)納入會計(jì)人員上崗前的培訓(xùn)中，從會計(jì)檔案整理的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)學(xué)起，使其熟練掌握會計(jì)檔案管理的基本知識與操作技能，進(jìn)而從源頭上做好會計(jì)檔案的整理規(guī)范工作。

4.加大會計(jì)檔案的監(jiān)管力度。結(jié)合實(shí)際，進(jìn)一步細(xì)化會計(jì)檔案的分類、組卷、排列、編頁、案卷目錄、裝訂、移交等操作規(guī)程。在各項(xiàng)會計(jì)業(yè)務(wù)檢查中，將會計(jì)檔案的規(guī)范化管理納入其中，以加大對會計(jì)工作的整體性和連續(xù)性的檢查與監(jiān)督。

總之，加強(qiáng)會計(jì)檔案管理工作是我們當(dāng)前財(cái)務(wù)管理中急待改進(jìn)和加強(qiáng)的重要工作，單位要高度重視、積極行動，從基礎(chǔ)工作做起，切實(shí)提高財(cái)務(wù)管理工作水平，更好地為少年兒童校外教育的建設(shè)和健康發(fā)展服務(wù)。

（作者單位：長春市朝陽區(qū)少年宮）