事業單位檔案規范化管理探究

文/孟凡秀

事業單位檔案規范化管理探究

文/孟凡秀

隨著我國政治經濟體制改革的推進，信息化時代的到來，干部人事制度改革的深化，傳統的檔案管理工作出現了一些問題，應該采取合理的改革措施，解放思想、更新觀念、與時俱進、開拓創新，使檔案管理工作進一步規范化。

一、事業單位檔案管理的特征

事業單位的檔案管理具有保密性。事業單位是我國的重要信息管理機構，一般是由國家設置的，雖不屬于政府機構，但是其所存放的檔案主要用于為國家各類機關提供檔案管理和信息支持。事業單位進行檔案管理，履行參與社會事務管理的職責，涉及教、科、文、衛等各個方面，包括國家各個行業機密文件的保存，具有保密性。

事業單位的檔案管理具有公共服務的特性。事業單位是由國家出資設置的具有公益性的組織，保存的各類文件檔案，是對社會各行業的信息收集匯總。這些信息因為無法讓社會市場自動參與資源調配，需要借用事業單位進行檔案管理。這些事業單位不具備盈利性質，無條件給國家機構和社會提供相關信息查詢、咨詢和借閱等服務，以為社會服務為宗旨，具有公共服務的特性。

二、事業單位檔案規范化管理的重要性

檔案是過去工作和歷史情況的真實記錄。檔案是在社會實踐活動中直接形成的，而非后人編造的，客觀地記錄了歷史情況，是確鑿的原始材料和歷史證件。對事業單位而言，首先，檔案是檔案人一生的真實記述，是第一手參考材料。其次，它是事業單位本身的成長記錄，是單位信息最基礎、最集中的記錄，完整地反映了單位發展變化的歷程。

檔案可以對事業單位的業績及管理水平進行科學合理地評價。檔案記錄著單位發展的整個歷程，記錄著每一階段單位的業務發展情況和資金運轉情況，記錄著每階段發展的優秀成果。單位管理者可以通過這些檔案資料更好地對過去的工作進行總結，做出科學合理的分析，從而制定出最有利于單位發展的政策。

檔案可以提供便利的查詢服務。這是近年來事業單位檔案的一項重要用途和事業單位登記管理機關的一項新服務內容。主要是為法律部門提供檔案查詢服務，在事業單位涉及各類訴訟情況時會發生，但是檔案查詢業務必須要有嚴格的法定程序，以確保事業單位的合法權益，充分發揮現代技術和管理的作用，始終把做好各種載體檔案的利用服務作為宗旨，加強檔案信息資源建設，才能促進檔案工作的發展。

三、事業單位檔案規范化管理的措施

1.加強領導，提高認識，強化服務。隨著時代的進步，社會各界與檔案管理工作接觸密切，對檔案工作的重視程度愈來愈高。應該加強組織領導、落實管理責任，明確領導分管本單位的檔案管理工作，定期對檔案管理工作進行檢查、指導和督促。結合本單位檔案管理工作實際，建立有效的考核機制，完善管理體系，推進檔案工作制度化、規范化和科學化建設。

2.注重對檔案管理人員進行培訓，建立高素質的檔案管理隊伍。加強檔案管理人員的培訓，具體的培訓內容包括檔案管理理論、檔案管理技巧、檔案修復技巧和檔案管理制度的培訓。有必要加強對檔案管理人員的薪資福利管理，盡可能地提高工資待遇和福利待遇水平，為他們提供良好的晉升空間和發展空間，并做好離職人員的工作交接管理。強化檔案管理從業人員的服務意識及敬業奉獻精神，加強檔案基本專業技能的培養以及相關知識的學習，從根本上提高業務水平。

3.加大資金投入，提升檔案工作保障力度。我國檔案管理已進入電子化時代，實行電子化管理是必然的發展趨勢。檔案管理中應用計算機能夠提高管理水平，加快辦事效率。因此，各單位要配置專門的檔案室、檔案柜、照相機、專用微機、打印機等設備，購置專用檔案整理物品，安裝防盜門，加固窗戶，要防潮，遮光，防鼠，配備防火器等，防止檔案丟失和損壞，維護檔案的完整性和安全性，提高檔案工作保障力度。

4.完善檔案管理制度，推進科學信息化管理。檔案信息是社會信息資源的重要組成部門，有著不可替代的原始性、真實性等特點，充分利用網絡的資源優勢，將信息化、科技化與檔案管理工作相結合，能夠提升檔案管理工作效率，準確、及時地傳遞信息，通過信息化建設，才能達到真正意義上信息共通共享，提高檔案管理工作效率和工作質量，提升檔案工作現代化和信息化程度。檔案信息化建設是檔案工作向現代化邁進的必由之路。要使檔案最大限度地發揮作用，就必須把先進的科學技術手段應用于檔案管理。首先，要加強電子檔案歸檔管理，要通過相應的技術處理，將文字、圖片、聲像等資料轉變成數據資料，實現紙質檔案與電子檔案并存。其次，要充分利用網絡技術進行檔案管理創新。通過網絡，將不屬于保密范圍的檔案信息向社會共享，向社會提供優質高效的檔案信息服務，從而大大提高檔案信息的利用率。

（作者單位：吉林日報社）