談黨校檔案的管理和利用

文/劉麗

談黨校檔案的管理和利用

文/劉麗

黨校檔案是黨校辦學實踐和教學科研中形成的重要文件材料，既是黨校的歷史記載，又是黨校發展可借鑒的重要資料，是一筆寶貴的歷史財富。因此，認真積累、整理有關材料，建立黨校檔案，并加強管理是十分必要的，也是不容忽視的。

一、充分認識黨校檔案的重要性

檔案是黨校的寶貴財富，記錄著黨校不斷發展壯大的足跡，反映了黨校干部教育事業發展的歷史進程和重要作用。黨校檔案是我黨歷史的文化積淀，是黨活動的影像。留住了檔案，就留住了黨的歷史。走進檔案庫房，我們就走進了共產黨歷史的長河之中。通過黨校檔案的利用，不但可以了解黨的過去，再現黨的歷史，還可以規劃我黨的未來，是反觀我黨歷史的一面鏡子。過去，人類及其創造的歷史，都是順時間正向進行的，人們留不住時間。所以，過去的事將永遠過去。但是，檔案可以實現歷史事件發生和演變的時空變換。隨著黨校檔案工作信息化的不斷提高和計算機互聯網的廣泛應用，黨校檔案也打破了歷史事件發生的時間界線，可以在空間坐標的一個點上，了解我黨認識空間范圍內的所有事情。

二、認真加強黨校檔案管理

一是進一步提升檔案工作的留存意識。要做好檔案工作，就必須學習好各類文件歸檔要求，提高檔案工作的規范化和一致性，為黨校進一步提高教學質量、改進教學方法、摸索教學模式提供大量詳實的第一手客觀資料。雖然黨校檔案涉及面較廣，工作資料較多，但只要提高歸檔意識，及時注重對教學檔案的整理歸檔存查工作，就能做好資料保存，以確保今后黨校工作“有案可查”。

二是推進黨校檔案信息化工作。目前，黨校的檔案實體已經發生了明顯的變化。從最初簡單的紙質文件的處理發展到目前紙質文件和電子文件并存，電子文件又分為文本文件、圖像、圖形、影像、聲音文件和超媒體文件等，黨校檔案實體也得到不斷豐富。隨著電子文件的普及，越來越多的電子文件，如多媒體文件、超文本文件等，不可能形成紙質文件，從而無紙質文件可以對應。隨著計算機普及應用，形成大量微觀性電子文件，如業務過程性文件，這些文件對黨校業務活動有較大的利用價值，但一般都未列入紙質文件的歸檔范圍。在黨校檔案保存的過程中，既要保存紙質檔案，又要留存相對應的電子檔案，以提高文檔的查閱方便。為了解決電子文件的可讀性和有效性問題，電子文件歸檔還須包括傳統歸檔范圍未列入的背景信息和結構信息。電子檔案具有查閱便捷、保存可靠、資源耗費小等優點。由于歸檔電子文件存儲的密集性，其保管期限也不能完全參照紙質文件。因此，歸檔電子文件的保管期限可以與紙質檔案一致，也可延長，原則上能保存多長就保存多長。

三是加強對檔案的規范化管理。檔案工作無小事，它是對一個單位、個人歷史沿革的記載，是歷史事件的見證。黨校檔案工作必須嚴格按照我國檔案法，不斷完善自身檔案工作的規范化。目前，黨校檔案管理采用現代信息管理技術，借助計算機硬件以及各種檔案軟件，大大方便了檔案人員的檔案管理工作，黨校檔案也進一步走向規范化、數字化、網絡化和社會化。近年來，黨校檔案管理人員定期參加各級檔案專兼職人員檔案知識講座、專題研討會和培訓班等活動，不斷改善檔案人員的知識結構和學歷結構，提高了業務能力，促進了黨校檔案事業的長足發展。

三、抓好檔案開發利用

加強和改進黨校工作，充分發揮“三個陣地、一個熔爐”的重要作用，有利于全體黨員干部做到對黨忠誠、敢于擔當，把全面從嚴治黨的任務落到實處。應當建立黨校檔案信息共享服務機制，以規范和共享的黨校檔案信息資源為基礎，增強檔案信息的服務能力。加大檔案信息的研發力度，充分利用信息化手段，做好檔案目錄匯編的編輯工作，定期公布庫藏情況，以便教職工及時查閱，做好檔案信息內容的加工和增值服務工作，搞好智能服務，提供信息咨詢，努力提高黨校檔案信息資源開發利用的深度。要充分利用校內網絡優勢，提高電子信息利用率，使黨校的檔案工作不僅能更好地服務于本校的教學、科研等工作，還要增強主動性，擴大服務范圍，充分地發揮黨校檔案工作的社會效益。在黨校檔案信息利用方面，要注意尊重公民的隱私權和保證涉及不能公開的文件不得泄漏。在日常工作中，會碰到有畢業多年的學生來查其丟失的學歷檔案或者失去聯系的其他校友的家庭聯系方式等情況，作為檔案工作人員應當尊重當事人的隱私權。根據國家《保密法》《檔案法》規定，結合工作實際情況，可以對除了涉及國家、黨校秘密的，或涉及個人隱私、未經鑒定、不宜開放以外的檔案進行開發和利用。

（作者單位：公主嶺市委黨校）