淺談廣播電視檔案信息的電子化管理

文/林晶 馮海霞

淺談廣播電視檔案信息的電子化管理

文/林晶 馮海霞

檔案信息電子化管理是信息化時代現代工作方式的必然發展趨勢，作為廣播電視行業的檔案管理更需要加強電子信息化的升級換代，這對于具體的廣播電視節目制作而言是提高工作效率和效益十分現實的優化舉措，對整個傳媒行業則是提升行業整體現代化水平的極其重要和關鍵的渠道與途徑。

一、檔案信息電子化管理常見問題

1.認知度偏低

檔案信息的電子化管理是檔案管理專業發展歷史上一次劃時代的進步與飛躍，傳統檔案管理形式結合現代化計算機與網絡技術形成綜合性、一體化的電子信息檔案管理系統，將使檔案的使用效率與便捷性得到成倍提高。然而，傳統管理模式與固有的業務操作理念使大多數檔案管理人員仍然習慣于既有的檔案管理手法，對于電子信息化體系的功效與作用認識程度偏低，了解不深。傳媒行業管理層對于檔案管理現代化發展也不夠了解和重視，滿足于現有的檔案管理與應用程度，沒有從根本上認識到電子信息化對提高企業行業工作效率和效能的重要促進作用。傳統檔案管理方式的低效率又使現有的工作人員面臨著較大的工作量無眠顧及新知識、新技能的學習與更新，由此造成檔案信息電子化管理推廣程度不足。

2.缺乏科學完整的體系

作為新時代經濟發展與改革的產物，檔案管理的電子信息化在當前的中國還沒有健全的行業標準進行完備、全面的指導和約束。因此，不同地區和單位在推行廣播電視檔案信息電子化體系過程中不僅發展速度各有快慢，而且出現了分類不一、標準各異的問題。缺乏科學完整體系的問題不僅使檔案信息電子化發展缺乏統一標準，更嚴重阻礙了在全國范圍內推行標準體系的構建。科學完整的體系不僅有利于實現檔案信息電子化的高質與高效，改變傳統檔案管理模式耗費大量人、財、物和潛在諸多不安全因素的缺陷，而且能夠提高檔案使用效率與便捷性，提高檔案資料對行業發展的參考與指導作用，幫助行業在未來發展中作出正確決策。

二、優化措施

1.根據檔案的類別與級別區別管理

做好檔案信息電子化管理的前提在于分類和分級，不同類別和級別的檔案信息采取不同的管理手段。隨著傳媒業的發展與擴大，檔案資料的發展趨勢必然是數量越來越多，規模越來越龐大。沒有分類和分級的檔案信息電子化最終也必將落入臃腫和混亂的困境，這對于檔案的儲存與使用而言將是降低工作效率甚至導致失誤與錯誤的災難。

一般來說，檔案基本可以分為兩大類：重要、關鍵類；相對次要、普通類。重要和關鍵的檔案信息在數量可以承受的范圍內可以采取在本地存貯和使用的模式，尤其是數字化檔案資料。此時較適宜使用雙備份策略。檔案的存貯介質一般是本地服務器，要求做好存貯前的殺毒處理并定期升級病毒庫、打補丁以及安全檢測等。檔案資料所在單位應安排專業的網絡技術管理人員負責這些檔案信息的電子化管理工作。

相對次要和普通檔案信息則可充分利用云存貯技術，在盡量降低存貯成本的基礎上實現檔案的大批量保存與便捷的調用。云存貯的優勢在于費用極其低廉，客戶不再需要自行投入巨額資金準備大量存貯設備，也不需要為維護和管理在云端的存貯設備另外花費金錢，只需要支付少量的上網費用便可享受幾乎無止境的存貯容量。劣勢在于安全性相對不足，一旦將數據存放于“云”上，等于喪失了對數據的絕對控制權，無論出于何種目的，云儲存服務提供商或其他個人或集團都有機會偷窺或竊取這些數據。這再次凸顯了檔案分類與分級的重要性，在尚未足夠確保信息安全性的前提下，應當只將相對次要、普通的檔案信息通過“云”存貯和使用，從而避免造成不必要的損失。

2.定期梳理檔案重要程度，調整安全級別

隨著時間推移和行業發展，檔案信息的數量增長是無法回避的現實問題。數據量的激增不僅使企業面臨著購置存貯終端的巨額成本消耗，更重要的是，即使將所有數據全數采用在企業本地存貯的方式也不能完全保證數據的安全性。數據量的增加、存貯設備的增加、數據管理人員的增加都會加大產生安全漏洞的潛在風險。因此，廣播電視檔案必須根據時間變化定期進行梳理和篩選，將那些因為時間推移而使重要程度降低的檔案信息從重要、關鍵類劃分到相對次要、普通類的群落中，根據重新調整后的安全級別重新選擇管理介質，以便本地存貯設備減輕負擔、減少由于購置存貯終端產生過于沉重的經濟負擔。

另外，加強監督與檢測也是做好檔案信息電子化管理不可或缺的步驟。各級直屬與分管領導應加強檔案信息電子化管理的重視程度，通過定期或不定期的抽查了解所轄部門檔案管理的完整性、規范性、系統性，并將具體分管人員的績效考核與檔案監督與檢測結果相結合，通過制定一一對應的獎懲機制進一步強化檔案信息電子化管理效果。

（作者單位：吉林電視臺）