藥企檔案管理存在的問題與對策探討

文/戴蘭珍

藥企檔案管理存在的問題與對策探討

文/戴蘭珍

一、藥企檔案管理存在的問題

1.不重視檔案管理工作。

很多藥企對檔案管理工作缺乏正確認識，認為檔案管理工作僅僅是保存資料、整理資料。不重視檔案對企業發展的作用。一部分藥企與相關主管部門缺乏深度的配合，認識不到位，檔案管理模式不健全，在進行檔案管理工作時，沒有相關的檔案管理制度，沒有嚴格的績效考核制度，在監管、執行力上都“力不從心”。

2.藥企缺乏專業的檔案管理人員，檔案隊伍不穩定。

在檔案人才引進方面不重視，招聘檔案管理工作人員人員的標準和要求低于其他員工，最終造成了企業檔案專業人才缺乏、藥企檔案管理人員工作水平低。由于企業對檔案管理的“不認可”，導致檔案管理人員薪資低于其他員工，或沒有激勵機制調動檔案人員的積極性，導致檔案隊伍人員出入頻繁，隊伍極不穩定。

3.藥企檔案的管理不規范，阻礙檔案工作的開展。

一些企業因沒有一套完善的檔案收集、歸檔、管理等制度，使得檔案管理人員無所遵循，難以完整、準確、系統地收集歸檔。由于藥企的特殊性，其科研成果、新產品定型或試劑都將決定企業在市場中的競爭力，如果沒有完善的、科學的、規范化的檔案管理體系，企業檔案工作很難做好。檔案的另一個價值，就是為企業的發展提供決策參考，如果沒有進行科學的、規范化的收集、歸檔必將阻礙了企業生產營銷的健康發展。

二、對策

1.加強宣傳教育，和相關部門深度配合，促進企業檔案工作開展。

藥企的檔案形成于企業各項活動，真實記錄了企業的發展過程，是企業發展的重要資源。因此，藥企應該重視檔案的管理，應該通過宣傳教育、培訓、講座等方式，讓檔案工作深入到每個部門，讓他們充分認識檔案管理對企業發展的重要意義；應與相關主管部門深度配合，接受主管部門的業務指導，做好檔案管理工作，逐步完善企業檔案管理的各項條件，不斷提升企業檔案管理的規范化、科學化及現代化管理水平。

2.適應發展，追求效率，加強檔案工作。

藥企需要一整套健全的檔案管理機制與完善的檔案管理體系。要建立檔案室，由專人負責，以檔案室為中心，管理各個部門形成的檔案。要統一制度，“依法治檔”，制定一套符合藥企實際情況的檔案收集、歸檔、整理、保管、銷毀、保密等檔案管理制度。要明確檔案管理人員及各部門檔案工作人員的責任。要強化檔案人才隊伍建設，注重人員整體素質提升。要依靠科學技術，建設過硬的專業化檔案管理隊伍。要用科學的技術和先進的理念來武裝檔案工作人員，提高檔案隊伍政治素質、文化素質、專業素質。要加大資金投入，購置檔案相關的設備、擴展檔案庫房的面積，使檔案管理條件不斷改善。

3.加快檔案信息化建設。

企業要推動檔案管理由傳統單純的“保管”模式，向“再利用”模式轉變。面對日益凸顯的檔案管理問題，藥品的研發，需要利用原始的檔案和已有產品的研究成果。特別是一些百年企業，他們保存有相當豐富的檔案資源，這些藥企檔案歷史悠久，相當珍貴，如果因檔案老化而遭受損失，將給企業帶來嚴重的損失。所以，藥企務必重視檔案信息化建設，這不僅能實現企業檔案管理模式的轉變，而且還可以改進企業檔案利用方式的更新。

4.加強檔案整理，重視檔案安全。

檔案管理的健康發展，離不開檔案的整理，這是基礎，是前提。對藥企而言，檔案的利用不可忽視，要保證所有檔案編目明確，管理規范，利用方便，要杜絕因管理不善而造成的檔案損壞情況的發生，這是檔案工作健康發展的基礎。藥企有別于其他行業，它的科研成果、技術成果、試驗結果被泄露可能給企業帶來的損失是巨大的。因此，企業要保證檔案的完整和安全，保證檔案的絕對安全。檔案管理科學化是適應社會對企業發展的需求，也是提升企業軟實力的表現，它是一個漫長的過程，除了人員、技術要跟上科學化技術外，企業的規章制度建設和文化建設也要與時俱進，實現現代技術科學化。

（作者單位：信達生物制藥（蘇州）有限公司）