大數(shù)據(jù)時代高校檔案利用模式探討

文/馬宏正

大數(shù)據(jù)時代高校檔案利用模式探討

文/馬宏正

隨著大數(shù)據(jù)時代的到來，民眾對高校檔案利用服務要求越來越高，高校檔案作為重要信息資源，如何發(fā)揮其最大價值，成為檔案利用工作的目標與努力方向。

一、大數(shù)據(jù)時代為檔案資源管理與信息利用服務的創(chuàng)新提供有了力條件

1.檔案數(shù)據(jù)資源整體數(shù)量龐大且增長迅猛。隨著信息化的迅速發(fā)展,檔案資源總和海量增長，特別是OA、MBD、ERP等辦公、設(shè)計、制造管理軟件的廣泛應用，檔案部門的工作方式也由傳統(tǒng)手工為主轉(zhuǎn)向電子檔案工作模式。隨著對館（室）藏檔案數(shù)字化、接收各類電子檔案增加，檔案數(shù)據(jù)資源數(shù)量快速增長。

2.檔案數(shù)據(jù)資源利用價值得到提升。提供利用服務始終是檔案工作的終極方向和目標。與圖書、網(wǎng)絡(luò)資源相比，檔案信息資源具有真實性、客觀性，在現(xiàn)代大數(shù)據(jù)條件下檔案占有重要地位。

3.檔案利用服務方式要跟上時代步伐。社會需求對檔案利用工作提出了很高的要求，在利用過程中，提供知識等高層次服務要求開始顯現(xiàn)。如何快速找到利用者需要的檔案信息并傳送到相關(guān)人員面前，已成為擺在檔案工作人員面前的重大課題。

二、充分發(fā)揮大數(shù)據(jù)時代優(yōu)勢，創(chuàng)新檔案管理機制，改進檔案利用服務手段，加大檔案開發(fā)利用力度

1.創(chuàng)新高校檔案利用服務模式，彰現(xiàn)檔案價值。一是，創(chuàng)新高校檔案服務內(nèi)容，加大檔案開發(fā)力度，從檔案量的需求轉(zhuǎn)變?yōu)橘|(zhì)的提升。單純的檔案實體管理模式要逐步向全面的信息管理和信息服務方向轉(zhuǎn)換。檔案工作要將提供利用服務作為自己的工作方向，要不斷分析高校工作的變化，加大檔案編研力度，以服務方式主動、提供信息及時、編研成果新穎等特點，為學校教學、科研、管理服務，充分發(fā)揮檔案信息資源作用，服務學校中心工作，從而將檔案價值最大化。二是，創(chuàng)新高校檔案服務方式，大力促進檔案資源共享，由過去被動提供轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃臃铡８咝n案部門要改變過去等人上門的模式，主動大膽參與學校工作，將工作重點轉(zhuǎn)向檔案利用，加大檔案資源開發(fā)力度，努力實現(xiàn)檔案利用服務社會化、高效化、多元化。檔案利用服務緊跟大局，圍繞學校中心工作開展，主動爭取參與學校大型活動，關(guān)注學校發(fā)展熱點，熟悉教學、科研、管理工作的流程和具體內(nèi)容，傾聽教職員工和廣大學生訴求，及時了解利用需求，有針對性地開展利用服務工作，并在工作中積極宣傳檔案的價值。如為學校校慶提供學校辦學歷程相關(guān)編研材料、為歷年畢業(yè)生提供優(yōu)秀畢業(yè)生及杰出校友編研材料、為科研工作提供歷年課題編研材料等，使檔案價值深入人心。以筆者所在高校學籍檔案利用情況為例，2014年提供檔案利用224人、561卷，2015年提供檔案利用509人、983卷，2016年截至10月份提供檔案利用724人、1659卷，呈逐年成倍增長趨勢，而且主要是以個人、單位為主，事由則呈現(xiàn)多元化，如補充個人檔案、核查學歷、升職、就業(yè)、晉升職稱、提升學歷、積分入學、入戶、專業(yè)資格核查、私企注冊、工作轉(zhuǎn)正、退休、核查個人信息、晉升工資、核實學生入學就讀類別、國外就職公證等。充分體現(xiàn)了檔案利用已經(jīng)深入社會各層面。

2.加強檔案人員業(yè)務培訓，提高綜合素質(zhì)。要想檔案利用服務開展得好，首先要有一支精通業(yè)務并具有現(xiàn)代服務意識的檔案干部隊伍。在大數(shù)據(jù)時代，檔案工作不能只是停留在收藏管用的舊模式，要求檔案工作人員掌握先進的現(xiàn)代信息技術(shù)，才能將處于靜止狀態(tài)的檔案實體，轉(zhuǎn)換為富有價值的檔案信息，為社會作出貢獻。作為檔案工作者要不斷學習，參與各種培訓，優(yōu)化自己知識結(jié)構(gòu)，不斷提升自身的綜合素質(zhì)，使檔案利用不再只是提供簡單的復印、咨詢，而是成為高校檔案信息的“管家”，提供高層次的數(shù)據(jù)分析、為學校決策提供依據(jù)，真正使檔案利用服務由幕后走到臺前。

3.強化安全意識，重視檔案數(shù)據(jù)信息安全管理。大數(shù)據(jù)時代給檔案工作帶來了機遇，同時也給檔案信息安全管理帶來了風險。我們要建立健全人防、物防、技防“三位一體”的檔案安全防范體系，完善檔案安全應急管理規(guī)章制度，使大數(shù)據(jù)技術(shù)應用有章可循。要切實完善檔案保管條件，重要檔案實行異地、異質(zhì)備份保管，區(qū)分檔案內(nèi)容上網(wǎng)并嚴格審查，嚴防將涉密檔案傳輸?shù)椒巧婷芫W(wǎng)絡(luò)上。要建立反黑客、反病毒等信息安全保護技術(shù)，重視數(shù)據(jù)信息安全，逐步完善數(shù)據(jù)信息安全保障體系，確保數(shù)據(jù)信息資源的共享、利用安全。

（作者單位：廣東開放大學檔案室）