提高縣級檔案館檔案信息利用率的對策

文/徐振業

提高縣級檔案館檔案信息利用率的對策

文/徐振業

長期以來受傳統觀念的影響，檔案工作固有的保密性與封閉性，使得縣級檔案館檔案信息得不到充分利用。如何適應社會發展需要，實現檔案信息資源的有效利用，便成為擺在檔案部門和檔案工作者面前的議題。

一、縣級檔案館檔案信息利用存在的問題

1.檔案信息資源陳舊匱乏。這是縣級檔案館普遍存在的問題，甚至出現專業檔案信息資源的空白和真空。有些縣級檔案館除了館藏的文書檔案，幾乎沒有別的檔案，涉及民生的檔案信息經常是無法找到的，各類檔案信息資源自上傳后很少或者幾乎沒有更新。

2.利用技術服務形式單一。各縣級檔案館較少涉及高級網絡技術，一般只提供信息瀏覽服務、電子郵件服務和少量的信息咨詢和接待服務。電子郵件服務沒有大型網站穩定、全面和及時；少量信息咨詢和接待服務大多“走馬觀花”，流于形式；很少有網站提供遠程登陸、文件傳輸、電子公告牌等服務。

3.檔案提供利用途徑有限。目前，縣級檔案館網站缺少工具對檔案信息資源進行整合、導航、檢索和定位，即缺少先進的信息分類檢索與導航系統及信息傳播與利用的平臺。檢索軟件比較落后，檔案信息分類還很粗糙，缺乏多角度反映檔案卷宗內容和多種邏輯組合信息檢索方式，影響用戶查閱效率，檔案信息資源共享困難。

二、提高縣級檔案館檔案信息利用率的對策

1.采取有效方式整合檔案資源。一是優化館藏。有效改變檔案館、室館藏結構單一的現狀，廣泛收集多種載體的優質檔案信息資源，明確電子檔案為今后收藏的主要方向，積極積累和保存大容量、高密度、聯機聯網能力強的電子檔案。這樣既能讓檔案信息直接聯機上網，又可以節約存放空間，緩解或消除庫房緊張的狀況。二是分析統計。縣級檔案館要對館藏的檔案信息資源進行統計，查閱各檔案館的館藏介紹、全宗指南，了解和掌握檔案信息資源的分布狀態和流向，分析各檔案部門所藏檔案的系統性、配套性和特色性。三是數字化轉換。必須調整檔案信息資源的庫存狀況，進行必要的數字化處理，使之轉換成可聯機上網的數字資源。有些文件本身就是某種文本、圖形等格式的電子文件，其數字化工作需要做的只是將這類數據按規定轉化成規范格式，然后按一定的管理方式存儲；對于文件是傳統載體的文字或圖像來說，按照統一規范采用文本方式、掃描錄入方式或文本方式存儲掛接掃描圖文等方式進行。

2.采取有效方法優化信息技術。一是建立技術應用原則。建立標準化原則，建立、健全整合與共享的標準體系，確保其技術上的協調統一和整體效能的實現。建立安全化的原則，既要維護數字化檔案信息的真實與完整，又要保證數字化檔案信息的長期保存與可讀，防范數字化檔案信息在傳播過程中泄密。建立開發與引進相結合的原則，開放新檔，采用結盟、吸納、外包的形式，以開放的思想觀念來看待檔案信息資源共享的技術建設，從而創造性地運用信息技術。

二是完善技術建設。首先，對檔案信息資源共享的技術設備和基礎設施進行廣泛的市場調查和考察論證，再根據檔案部門工作的實際，以高起點、高標準、一次到位、不搞重復建設為原則，購置相關設施設備，為檔案信息資源共享創造一定的物質基礎。其次，在軟件環境建設上必須堅持開發與引進相結合的原則。在軟件的選擇上堅持既經濟又實用的原則，注重考慮先進性和兼容性。最后，對網絡建設進行整體規劃設計，既要堅持長遠計劃、超前先進，又要全面兼容、安全有效、方便利用，搭建起機關辦公自動化網和外部連接的因特網。

3.采取有效途徑深化檔案服務。一是建立檔案信息服務系統。檔案信息服務系統應集成以下重要服務功能：檔案信息檢索功能；數字參考咨詢功能；檔案信息推送功能；個性化定制功能；館際互借與檔案文獻傳遞功能；導航功能；檔案信息用戶在線學習功能等。讓檔案信息用戶只需面對一臺計算機，就能享受到從咨詢、查找到打印、下載、傳遞等全過程的動態檔案信息應用服務。二是創新檔案信息服務方式。首先，要開展檔案館主頁服務。設計制作友好、簡潔、大方的主頁界面，主頁上除了檔案館簡介、服務項目、館藏檔案目錄、光盤檔案信息資源、網上檔案信息資源等基本信息外，還要提供各種檔案信息資源的使用方法和網絡導航等服務。第二，要開展檔案信息檢索服務。為了便于用戶查找所需要的信息，要建立一個科學、系統、結構合理及相互配套的檔案信息檢索網絡，實現檔案業務工作的自動化。最后，要開展檔案信息數字咨詢服務。用戶可通過電子方式提交問題，并可以限時得到檔案部門的檔案咨詢人員同樣方式的解答。

（作者單位：通榆縣檔案館）