大數(shù)據(jù)背景下檔案編研工作發(fā)展途徑分析

文/賈聚權(quán)

大數(shù)據(jù)背景下檔案編研工作發(fā)展途徑分析

文/賈聚權(quán)

以往檔案編研工作多以紙質(zhì)材料為基礎(chǔ)，輔以人工分析，并在一定范圍內(nèi)傳播利用。多年來，檔案編研較好地支撐了相關(guān)工作。隨著大數(shù)據(jù)時代的到來，數(shù)據(jù)挖掘、數(shù)據(jù)分析、大數(shù)據(jù)開發(fā)等多項技術(shù)手段不斷涌現(xiàn)，給檔案編研工作帶來了新的發(fā)展機遇。同時也對檔案編研的開發(fā)和利用提出了更高的要求。值此歷史契機，應順應大數(shù)據(jù)時代和檔案工作發(fā)展趨勢，提出檔案編研多種發(fā)展途徑，促進檔案編研逐漸走向“大編研”，充分挖掘其潛在價值并提供更優(yōu)質(zhì)更廣泛的服務。

一、檔案編研工作存在的問題

1.人員素質(zhì)和技術(shù)手段相對落后。當前主要是檔案館原工作人員在從事檔案編研工作，這些人員年齡結(jié)構(gòu)偏大，相對來說學歷水平不高，接納新鮮事物意愿不強。就日常工作而言，這些人員技術(shù)水平有限，基本上通過原始檔案材料的積累和匯聚等手段，形成簡單的匯編工作成果，以這種方式進行檔案編研，很難凸顯大數(shù)據(jù)背景下信息技術(shù)的優(yōu)勢，很難去深度開展檔案信息挖掘和開發(fā)工作。

2.應用范圍窄。檔案編研工作者基本上只是滿足于編研任務的完成，對編研成果的利用、傳播、推廣普遍重視不夠。例如，目前大部分單位每年都編輯出版年鑒，但是這些年鑒基本上都存放在單位中，而學校網(wǎng)站、招生就業(yè)宣講等對外宣傳活動很少會利用年鑒資料，社會外界也很少會想到通過查閱年鑒來了解一個單位的基本情況。總體來說，檔案編研成果大多不為人所知，傳播范圍也相當有限。

3.時效性差。檔案工作的重點主要集中在保管和利用上，基本上是在檔案收集到一定程度后才有精力著手開展編研工作。在這種情況下，整理出來的編研成果時效性不強，嚴重滯后于檔案信息利用的需求。以對外經(jīng)濟貿(mào)易大學年鑒出版工作為例，一般上半年收集上一年度的資料，下半年進行編輯整理，要到年底才能出版完成。這樣的編研成果滯后了近一年的時間，很難滿足年底工作總結(jié)的需要。

二、檔案編研工作的發(fā)展途徑

1.根據(jù)利用需求，主動開展檔案編研。檔案利用需求不僅僅局限于對原始檔案的借閱、復制等，而是希望檔案館把自己需要的信息直接從檔案中提煉出來，直接獲得檔案信息的二次開發(fā)成果。檔案編研工作應關(guān)注利用者的這種需求，努力提供多種形式的服務。例如，通過收集各種檔案借閱利用信息、利用頻率等，整理出利用規(guī)律、區(qū)域、趨勢等，進而確定編研選題。

2.通過分類編目，形成專題索引。可在原有著錄信息的基礎(chǔ)上，通過增加主題詞、關(guān)鍵字等標引，形成多種類型的分類檢索。例如，在照片整理過程中，可以增加對內(nèi)容的主題標識，即將每張照片按照校園風光、人才培養(yǎng)、學科建設(shè)、校友風采等進行分類標注，這樣后期可根據(jù)需要進行相關(guān)專題的提取，為照片檔案編研加工提供有力的支持。

3.提高信息化水平，形成數(shù)字資源。在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，檔案館應加大信息化建設(shè)，在掌握龐大數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)上，努力實現(xiàn)館藏數(shù)字化，并以此為基礎(chǔ)開展檔案編研。首先，搭建信息管理系統(tǒng)。這主要包括構(gòu)建基于海量數(shù)據(jù)的檔案管理系統(tǒng)，確保對海量信息的管理；特別是要搭建基于內(nèi)容的檢索方式，確保管理系統(tǒng)具備良好的檢索功能。其次，開展數(shù)字化加工。全面開展館藏檔案數(shù)字化加工，努力實現(xiàn)“存量檔案數(shù)字化”目標，這是一段時期內(nèi)檔案工作的重點。這其中包括對紙質(zhì)檔案、照片檔案進行掃描，轉(zhuǎn)化為便于利用的電子檔案；對實物檔案進行數(shù)碼拍照，轉(zhuǎn)化為數(shù)字資源，總之應盡快完成全部館藏檔案的數(shù)字化工作，為檔案數(shù)據(jù)的信息化加工處理提供基礎(chǔ)。最后，要加大對現(xiàn)行數(shù)字資源的收集力度。特別要關(guān)注重大活動，不僅收集相關(guān)文件等紙質(zhì)材料，而且要注重照片、錄音、錄像等多種載體和形式的檔案資源，并及時轉(zhuǎn)化為圖文一體化的數(shù)字資源，為后期檔案編研打下基礎(chǔ)。

4.開展專業(yè)合作，形成學術(shù)成果。檔案編研應向?qū)W術(shù)化、專業(yè)化方向發(fā)展。檔案部門應積極與相關(guān)單位展開合作，通過與專業(yè)人員開展廣泛合作，提升研究水平，使檔案工作人員既熟悉檔案管理知識，又了解相關(guān)專業(yè)的學術(shù)背景、動態(tài)和最新成果，形成多樣化的編研成果。以書本為主要載體的成果形式早已不能滿足社會公眾的需求，大數(shù)據(jù)時代隨著手機、數(shù)字電視、網(wǎng)絡(luò)媒體等新型媒體的飛速發(fā)展，數(shù)字型檔案文獻編研出版物將成為編研成果發(fā)布的主要形式，比如電子圖書、網(wǎng)絡(luò)報紙、數(shù)字期刊、手機出版物（微信、手機報紙、手機期刊）等，這都能夠大幅度提高編研成果的傳播范圍和速度，擴大其影響力。

（作者單位：汪清縣檔案局）