數字化檔案管理與檔案服務工作分析

文/楊靜

數字化檔案管理與檔案服務工作分析

文/楊靜

數字化檔案管理與檔案服務模式是對傳統文本檔案管理與服務形式的提質增效，是通過計算機系統形成一個有序結構的數字檔案資源存儲信息庫，有益于檔案資源原始、完整、持久、便捷、規范、安全、海量性保存，有益于滿足國家對檔案管理和使用的要求，有益于滿足用戶的普遍性和特殊性需要，實現檔案資源的共享。因此，充分認識數字檔案管理與檔案服務工作的特點，探索其規律性是提高檔案管理工作水平，發展我國的檔案事業的必然命題。

一、數字化檔案管理模式的內涵和特點

檔案的內涵。在我國，檔案管理是隸屬于黨和國家管理和受法律法規保護的事業。《中華人民共和國檔案法》對檔案的內涵做出了明確的規定：“本法所稱的檔案，是指過去和現在的國家機構、社會組織以及個人從事政治、軍事、經濟、科學、技術、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲象等不同形式的歷史記錄。”

數字化檔案管理模式的內涵和特點。數字化檔案管理模式區別于傳統檔案管理模式。傳統檔案管理模式下，檔案的歸檔、保護是以手工操作的形式對檔案原件進行收集、整理、鑒定、編碼、歸類、庫存、查閱。對于檔案信息的需求者說來，唯有到檔案館或檔案室實地調閱才能滿足研用需要，很受時間和空間的限制。傳統檔案管理模式下的每一份檔案都是孤本，安全保障系數低，利用效率低，難以實現信息共享。數字化檔案管理模式是建立在應用計算機技術、網絡技術以及現代通信技術基礎上的，采用掃描、壓縮、轉化的方式把檔案原件制成圖片、聲音等文件，可以通過各種比較方便的查詢檢索工具達到查詢檢索目的的。數字檔案管理構建起來的檔案信息存儲和查閱結構是由計算機和網絡設備構成的，數字檔案館將館藏有價值的紙質資料，通過動態的計算機技術加以識別、錄入、分析、整合成電子信息，用網絡形式將信息高度共享，可以集管理、查詢、發布、挖掘信息于一體，能夠將數字檔案館變成一個名副其實的電子化信息平臺和海量資源庫。

二、數字化檔案管理模式下的服務工作

管理檔案信息的目的原則上可概括為兩個方面，一為保存，也即要將必須收集和保管的檔案信息收集全、保存完整、管理到永遠；另一方面為使用，也即滿足用戶對檔案信息的使用需求。本文所談及的第一個論題可以視為如何保存檔案資源，其形式是數字化管理；而在使用這個意義層面說來，所要具體闡述的是檔案管理單位和檔案管理工作者如何基于數字化檔案管理模式來開展好服務工作，這方面的舉措是多維的，以下所闡釋的兩點是多維舉措中的必然。

1.堅持以滿足用戶需要為導向。無論是檔案管理單位還是檔案信息管理工作者都必須加強職業道德建設，堅持以滿足用戶需要為導向的檔案信息服務觀念。數字化檔案管理模式盡管有其固定的實現形式，但是在實際運行中，承擔具體工作職責的檔案管理人員需要在能夠滿足用戶查全、查準、查快的基礎上來完成好所承擔的具體工作任務，不能因為數字化檔案管理模式的“電子信息化”特點，而忽略自身所應該實現的服務效能。鑒于數字化檔案管理模式的科技含量，要求檔案管理人員加強對計算機技術、網絡技術以及現代通信技術的學習，在數字化管理能力上不斷提升個人素質。要求檔案管理單位不斷提高數字化檔案管理水平，提高滿足用戶檔案多種需求的服務水平。

2.充分挖掘檔案信息資源的知識含量。檔案信息資源既具有“本真”性、“增值”性。“本真”性即指每一份檔案資料都是真實的寶貴的歷史遺存。我們要收集和保護好每一份原件。即便是在數字化檔案管理模式下，檔案管理部門也必須保證提供給用戶的檔案信息的真實性，絕不能因為工作過程中的任何疏漏而導致給用戶提供了失真的檔案信息。“增值”性是指檔案信息資源所內蘊的知識可挖掘，從而使之所具有的“以史鑒今”“以史明理”的作用發揮得更明顯、更有力量和效果。譬如日本歪曲史實，欲將我國的國土釣魚島據為己有。我國據理力爭，要就需要檔案信息作為鐵證。我國第一歷史檔案館研究員鞠德源先生以大量檔案史實來論辯，著成《日本國竊土源流釣魚列嶼主權辨》這部100多萬字的力作，給予日本政府以有力的抨擊，這其中體現出的不僅僅是檔案原始信息資源的調用，亦體現出在數字管理模式的云數據中，檔案服務的知識含量應如何充分挖掘的問題。

（作者單位：吉林市豐滿區婦幼保健院）