淺論街道檔案信息化管理

文/孫英敏

淺論街道檔案信息化管理

文/孫英敏

街道辦事處（以下簡稱“街道辦”）作為城市行政管理體制中一個極其重要的基礎管理層次，承擔著越來越多的工作任務，其檔案管理工作是整體工作的基礎。做好檔案工作，既是街道、社區自身發展的需要，又是檔案工作貼近現實、貼近社會、服務大局、服務轄區、服務群眾的重要保證，是黨和政府聯系居民的紐帶，是踐行黨的群眾路線的具體體現。

一、街道辦檔案管理的基本狀況

一是管理水平低下。街道辦檔案材料的形成從文件的起草、修改、刪減到定稿打印、傳閱、整理、歸檔都是以手工抄寫為主。這大大制約了街道辦檔案的科學管理與有效利用率，無法滿足動態管理的需要，也無法實現信息共享。

二是專業人才缺乏。要實現檔案信息化，必須要有與之相適應的專業人才，檔案信息化管理人員與計算機、電子軟件、網絡等打交道，不僅要有熟練的計算機操作技能，和獲取判斷運用信息的能力，還要精通檔案業務知識。從目前看，街道辦現有的部分檔案干部知識結構和專業水平難以應對新形勢的挑戰，極大地制約了縣級檔案部門檔案信息化建設工作的開展。

二、街道辦檔案信息化的優越性

一是方便快捷。無論是在街道建設中形成的，如衛生、計生、環境和文化建設等方面的內容，還是在街道服務工作中形成的，如服務機構、網絡設施、居民家庭、就業、培訓、救助、家政等方面的文件材料，都可以直接登記進入計算機，形成完整的、準確的街道辦轄區檔案數據庫。原始檔案數據進入計算機后，再利用其強大的分類組合、檢索、調閱、復制功能來建立完整的街道辦檔案管理系統，完全可以滿足社會的各項要求，凸現快捷、準確、方便、易于操作的效率優勢，能夠減少人力、物力和時間的極大浪費，使現代化設備物盡其用，群眾查閱立等可知，辦件事項不再是期盼和無休止的等待。實踐證明，街道辦檔案管理的網絡信息化運行，既提高了城市管理的檔次，又為創建和諧社會提供了服務保障，給社會經濟發展帶來了看得見，摸得著的效益和優越性。

二是標準規范。制定和實施檔案工作標準和規范，是檔案工作現代化的需要，是提高工作質量和效率的需要。實現檔案信息化，應該堅持規范性原則，制定相應的標準、規范和法規及數據交換標準。只有這樣才能使電子文件的歸檔，傳統介質檔案數字化，數字化檔案的保管、傳遞、利用等工作都實現有序化、標準化和規范化，避免出現各自為政、互不兼容、重復建設等現象發生。

三是安全可靠。隨著數字化、網絡化、信息化建設的不斷深入，網絡的脆弱性和潛在威脅也日益顯現出來。為充分保證檔案信息的安全性，應采取物理安全策略；訪問控制策略；信息加密策略；網絡安全管理策略等，以確保系統的安全順利運行。

三、提高街道辦檔案信息化管理水平的有效途徑

一是立足管理手段現代化。應把檔案信息化建設的各項工作納入科學化、規范化的軌道。檔案信息化建設是一盤棋，要統籌規劃，科學分析，有計劃、有步驟地把檔案信息化的各項工作做好。搞好工作規范，確保檔案信息化的各項工作按照國家相關標準、規范有序推進，確保數字檔案資源格式統一、數據規范、長期可讀、便于共享。

二是做好檔案編研工作。從了解的情況看，縣級街道辦檔案管理幾乎沒有編研機構，這就難以提高信息化建設水平。街道辦檔案工作必須按照編研工作的原則要求，以需求為核心，以服務為主體，不斷地、及時地對檔案史料進行選材、鑒別、考證、加工、整理。要根據不同的編研內容，把分散的資料，按照利用規律有機地編制起來，以利于檔案資源的開發利用。比如轄區內的名勝古跡、市街名稱、名人故居等歷史沿革都具有歷史的考查作用，都可以為社會經濟建設提供決策參考。

三是加強管理意識。檔案管理是一門專業性很強的工作，要求管理人員既要有高度的工作責任感，良好的職業道德，辦事細心的工作態度，樂于奉獻的工作精神，又要有扎實的檔案管理的理論知識、科技知識，尤其是運用現代化科技手段和先進的管理方法管理檔案的基本技能。因此，檔案管理工作者只有涉獵廣博的專業知識，開拓視野，優化知識結構，提高綜合素質，才能做好新時期的檔案管理工作。

四是要建立一支高素質的專業人才隊伍。人才是網絡經濟時代的第一資源和首要依托。街道辦檔案管理現代化是不斷完善優化的過程，始終要依賴于檔案人員素質的提高。實現街道辦檔案管理現代化的關鍵，是專業人才建設。因此，各級領導要足夠重視建設一支精通街道辦管理且熟悉計算機基礎知識的專業隊伍。為現職工作人員創造條件鼓勵他們崗位成才。

(作者單位：洮南市團結街道辦事處)