水利檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀及對策

文/胡晶

水利檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀及對策

文/胡晶

水利檔案是水利設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等活動的重要依據(jù)，它真實(shí)記錄了水利工程從設(shè)計(jì)、施工以及后期運(yùn)營管理的全過程。水利檔案信息化建設(shè)，包括檔案信息的有序整理、數(shù)據(jù)庫和信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，以及信息資源的開發(fā)利用。現(xiàn)代信息技術(shù)的運(yùn)用，能夠提升水利檔案歸檔質(zhì)量和利用效率。

一、水利檔案信息化建設(shè)特點(diǎn)分析

隨著社會信息化發(fā)展進(jìn)程的加快及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展，水利檔案的信息化建設(shè)朝著以計(jì)算機(jī)管理為手段、以信息網(wǎng)絡(luò)傳遞為載體的數(shù)字化管理模式轉(zhuǎn)變。水利檔案信息化建設(shè)呈現(xiàn)出以下特點(diǎn)：一是信息載體電子化。從水利檔案的保存介質(zhì)來看，容量大、占用空間小的硬盤、光盤等為水利檔案保存提供了便利條件，水利檔案的存儲介質(zhì)已經(jīng)由傳統(tǒng)的紙質(zhì)媒介向電磁介質(zhì)轉(zhuǎn)變。水利檔案從設(shè)計(jì)到施工和監(jiān)理所形成的各種文本、表格、圖片、聲像資料等基本都實(shí)現(xiàn)了以電子文檔形式保存。二是信息檢索自動化。水利檔案信息化建設(shè)的最終目標(biāo)，是要將水利檔案中所承載的知識、技術(shù)和成果及時有效地實(shí)現(xiàn)開發(fā)和利用，為水利行業(yè)發(fā)展提供經(jīng)驗(yàn)參考和技術(shù)支持。信息化建設(shè)能夠?yàn)樗麢n案的自動化檢索提供技術(shù)支持，建立水利檔案的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)管理后，檔案管理人員可以直接輸入關(guān)鍵詞、主題字等方式實(shí)現(xiàn)快速檢索，還可以將需要檢索的多種條件組合起來查詢，進(jìn)一步提升了檔案查詢利用效率。三是信息傳遞網(wǎng)絡(luò)化。傳統(tǒng)的水利檔案管理大多采取人工方式，檔案管理呈現(xiàn)更多的是封閉式、靜態(tài)化和相對獨(dú)立性特點(diǎn)。將信息技術(shù)應(yīng)用到水利檔案的管理中，使檔案管理與網(wǎng)絡(luò)環(huán)境深度融合，利用信息網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行檔案借閱、信息發(fā)布成為一種常態(tài)，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)促進(jìn)了水利信息在不同主體之間的傳遞，實(shí)現(xiàn)了水利檔案傳遞的網(wǎng)絡(luò)化和信息資源共享。

二、水利檔案信息化建設(shè)存在的問題

1.信息意識淡薄。受傳統(tǒng)水利檔案建設(shè)服務(wù)理念的制約，部分水利檔案人員現(xiàn)代信息意識淡薄，面對信息化檔案建設(shè)常常束手無策。偏重于防汛抗旱、水利工程建設(shè)等信息化建設(shè)，對服務(wù)水利業(yè)務(wù)的綜合檔案管理工作的信息化建設(shè)重視程度不夠，推進(jìn)緩慢，制約了水利檔案信息化建設(shè)進(jìn)程。

2.信息技能不強(qiáng)。水利檔案管理人員雖然能夠在日常的檔案管理中使用計(jì)算機(jī)，但大多是登記、檢索，缺少系統(tǒng)的電子檔案歸檔、檢索、編研等信息化技能。多數(shù)水利檔案工作人員兼職較多，缺少既懂檔案又懂信息技術(shù)管理的復(fù)合型人員，檔案人員的信息化專業(yè)知識和操作技能較為薄弱。

3.信息管理較弱。水利部門檔案信息化管理制度不完善，缺少檔案數(shù)字化專業(yè)庫房，在水質(zhì)監(jiān)測以及水資源管理系統(tǒng)開發(fā)應(yīng)用方面，沒有及時與水利綜合檔案管理系統(tǒng)相連接，基層水利部門仍然偏重于紙質(zhì)檔案的收集、依靠人員的手工操作。電子、聲像以及專業(yè)技術(shù)檔案的收集不夠齊全完整，沒有開通專門的水利檔案信息管理系統(tǒng)，缺少水利檔案信息化建設(shè)規(guī)劃，缺少統(tǒng)一的數(shù)據(jù)格式和標(biāo)準(zhǔn)。

三、水利檔案信息化建設(shè)對策

1.與時俱進(jìn)，加強(qiáng)信息化建設(shè)領(lǐng)導(dǎo)。推進(jìn)水利檔案信息化建設(shè)，領(lǐng)導(dǎo)重視是關(guān)鍵。在水利系統(tǒng)大力營造與水利電子政務(wù)和水利信息化建設(shè)同步發(fā)展理念，增加資金投入和復(fù)合型人才引進(jìn)，把信息化納入日常工作目標(biāo)考核體系，成立專門的信息化檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，定期聽取工作匯報，從宏觀上制定符合本單位實(shí)際需要的信息化建設(shè)發(fā)展規(guī)劃，循序漸進(jìn)地推動檔案信息化建設(shè)。

2.注重培訓(xùn)，提升信息化隊(duì)伍素質(zhì)。要培養(yǎng)一支高素質(zhì)的信息化專業(yè)隊(duì)伍。當(dāng)前要堅(jiān)持管理型人才為基礎(chǔ)，以檔案復(fù)合型人才培育為重點(diǎn)，鼓勵檔案管理人員參加各級理論培訓(xùn)、業(yè)余進(jìn)修等，強(qiáng)化檔案管理人員信息化建設(shè)所需的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，具備一定的信息技術(shù)應(yīng)用和處理能力，學(xué)會一定的檔案信息數(shù)據(jù)采集、數(shù)字化處理、信息分析、研究和運(yùn)行等知識，為水利檔案信息化建設(shè)提供智力支持和人才保障。

3.加強(qiáng)管理，加快信息化資源整合。水利檔案專業(yè)性、技術(shù)性強(qiáng)，涉及的門類眾多，通過加強(qiáng)信息化管理，整合信息資源，才能有效保障信息化建設(shè)的科學(xué)和規(guī)范。一是要完善信息化建設(shè)規(guī)章制度。二是要強(qiáng)化信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，整合水利檔案的網(wǎng)絡(luò)、硬件以及系統(tǒng)軟件資源。要做好水利檔案內(nèi)網(wǎng)、政務(wù)網(wǎng)和Internet網(wǎng)的有效銜接，添置網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、檔案數(shù)字加工設(shè)備以及分布式資源數(shù)據(jù)庫。三是完善水利檔案互通兼容系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享。四是要構(gòu)建水利檔案信息安全保障體系，可通過設(shè)置身份認(rèn)證、數(shù)據(jù)備份、訪問控制等舉措，嚴(yán)格網(wǎng)上檔案信息查閱、發(fā)布和網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行管理，確保信息安全。

（作者單位：杭州市林業(yè)水利信息中心）