高校學生檔案信息系統建設的思考

文/馮香婷

高校學生檔案信息系統建設的思考

文/馮香婷

高校學生檔案是國家人事檔案的重要組成部分，隨著社會的發展、信息化技術的廣泛應用，高校學生檔案信息化建設越來越受到重視。本文主要從高校學生檔案信息系統的背景和意義進行闡述，分析當前現狀和存在的問題，提出高校學生檔案信息系統建設在新形勢下的應對措施。

一、高校學生檔案信息系統的背景和意義

隨著數據庫、網絡技術的迅猛發展，檔案管理信息系統的應用越來越廣泛，學生檔案信息系統就是最典型的應用之一。學生檔案信息系統和其他信息系統一樣，可以看作是一種特殊的社會資源，具有信息系統的共性特點，可以存儲、檢索和收集，等等。為了更好地規范管理高校學生檔案，多數高校都根據自身實際建立了學生檔案信息系統，目的就是保證檔案集中管理，促進教學科研等各項工作的順利開展。對于高校來說，建立學生檔案信息系統非常必要，能夠充分發揮檔案信息系統的功能，解決人工檔案管理費時耗力、低效率運行的問題，提高了檔案管理的效率。

二、高校學生檔案信息系統的現狀以及存在的問題

高校實施檔案管理已有六十余年，最初僅僅是較為傳統的管理模式，經過不斷改革、發展，現在已經發展到規范化、信息化的管理模式，能夠在全國統一推行，建立了一套較為完整的學生檔案信息系統。現階段，幾乎所有的高校均建立了學生檔案信息系統，促進了學生檔案統一管理。在檔案信息管理的過程中，主要載體是計算機網絡，其貫穿檔案管理的各個階段。隨著國家對檔案信息化建設的高度重視，近幾年也取得了一定的成績。一些高校投入資金建立了專門的信息中心，有自己的檔案管理信息系統，實現了電子歸檔工作等。但是，在取得成績的同時，學生檔案信息系統建設也面臨著一定的問題。大學生普及、招生面擴大等情況，給大學生檔案管理工作帶來一定的挑戰。一是，學校各方面對學生檔案信息化管理工作的認識較為模糊，重視程度不夠，管理缺乏專業性的技術，在使用過程中，遇到問題解決起來較為困難。二是，學校對學生檔案信息化建設的投入資金不夠，所需的硬件設備配備不足。三是，缺乏專業化的人才隊伍，由于高校對檔案信息化工作的重視程度不夠，導致從事相關工作的人員都不是科班出身，對于學生檔案信息系統知識和技能了解掌握得不夠，多數學校還采用以往較為傳統的方式進行管理。四是，檔案信息化系統的數據庫建設限制較多，學生檔案系統的信息化建設發展緩慢。

三、高校學生檔案信息化管理的應對措施

隨著社會信息化程度的不斷提高，高校學生檔案管理信息化建設的需求也將不斷提高。同時，高校學生檔案管理信息化建設，對高校規范化管理學生檔案起著非常重要的作用，為了充分發揮高校學生檔案信息系統的最大效力，實現收集、發布、檢索、利用等方面的功能，各大高校要高度重視學生檔案信息化建設，投入一定的人力，將高校學生檔案信息化水平提高到一個新階段。

1.配齊學生檔案信息化管理的基礎設施。各大高校要大力推進高校信息化建設，就必須投入一定的資金和人員，專門致力于高校信息化的建設工作。學生檔案信息化管理所需的辦公設備，以及設備的更新和維護，都要得到保障。檔案信息化管理需要的人力得到保障，是做好信息化工作的前提。

2.大力推動實現學生檔案信息數字化。實現檔案信息化的管理，最重要的一項就是要實現檔案信息數字化，進而提高學生檔案管理的工作成效。以往傳統的紙質檔案很容易丟失，不易保存，管理和利用也受到限制。高校學生檔案信息化管理不僅容易存儲，查閱方便，而且儲存量大，工作效率高。在建設檔案信息化的過程中，要事先做好謀劃和方案，避免浪費人力、物力和財力。學生檔案數據庫在建設的時候，要關注其可操作性，保證其安全和穩定。

3.健全機制提高管理人員素質。要實現學生檔案信息化，高校必須要有詳細的計劃，明確職責，建立健全檔案管理機制，保障檔案信息安全，能夠被有效利用，進而實現學生檔案的科學管理。同時，檔案管理人員要不斷提高綜合素質，重點提高計算機操作水平和網絡化技能，定期組織各種技能培訓，提高檔案管理人員的檔案管理管理技能。

（作者單位：廣東醫科大學）