基于門戶網絡的高校檔案信息管理

文/魯達志 辛玉明

基于門戶網絡的高校檔案信息管理

文/魯達志 辛玉明

門戶網站(簡稱門戶)是指通向某類綜合性互聯網信息資源并提供有關信息服務的應用系統，主要分為索引式門戶、綜合性門戶、地方生活門戶以及校園綜合性門戶四類。門戶技術和檔案管理系統的結合，通過對普通門戶和專業門戶的權限分級設置及信息反饋，能良好地對個人信息、公共信息及機密信息進行管理，極大地提高工作效能。

一、建立檔案管理系統門戶的必要性

傳統手工歸檔工作以及現行的計算機輔助手工檔案管理工作不足以滿足當前快速發展的高校，出現了很多亟待解決的問題。

1.檔案收集、歸檔的延時性。傳統的歸檔工作中，專職檔案員與各個歸檔單位常需面對面地溝通，降低了檔案標準及建檔立卷的溝通時效性、統一性。歸檔單位對歸檔進度把握的不準確性，導致專職人員對歸檔進度的把握，缺乏實時監督性，歸檔細節問題頻發，歸檔進度松散，歸檔堆積問題嚴重，復審耗時、耗力。

2.特殊檔案材料保管的繁瑣性。聲像、實物類檔案由于自身特性，需要獨立的保存空間。例如，存儲聲像檔案的光盤、磁盤等要放到防潮、防磁的空間。實物檔案要根據其特定形狀單獨包裝，增加了檔案利用時查找、驗對、拆除保護、拿取的繁瑣性，同時極大增加了特殊檔案材料的破損率。

3.檔案利用的低效性。檔案最終目的是利用，傳統檔案利用要經過利用者提出需求，檔案館工作人員核對案卷目錄，入庫查找相應的檔案卷宗。如果發生偏差，就要反復進行查找。有的高校還涉及跨校區查檔，再通過傳真或是掃描電子傳輸的方式進行傳遞，工作量大，效率低下。

二、檔案管理系統門戶的功能與結構

1.檔案收集歸檔。基于門戶的高校檔案管理系統弱化歸檔單位的兼職檔案員概念，通過劃分系統管理員、管理員、錄入員、游客等相關權限，在檔案管理系統進行賬號權限設置。通過門戶檔案管理系統的查檔及歸檔系統，完成學籍信息網絡立卷、歸檔、查找、利用；財務與檔案系統歸檔互聯；機密檔案電子文件保存等工作。做到網絡關聯性強，管理便捷，錄入系統制度準則統一化、網絡立卷獨立性及實物檔案歸檔同一性。弱化各歸檔單位兼職檔案員的工作時間、地點，做到隨時可立卷，實時可歸檔，歸檔標準統一。

2.檔案保管。網絡監管工作需要專職檔案員通過檔案管理系統行使專職檔案員的操作監管權。專職檔案員可在系統上同時管理多個歸檔單位，并且進行監督檢查；通過網絡建檔信息審核及不合格信息反饋、問題答疑平臺在線答疑等途徑，及時有效地做好建檔立卷的監管審核工作。

實物檔案歸檔保管工作需要各單位與專職檔案員協調配合完成。學籍檔案歸檔，由個人網絡建檔，打印相關附件，由各培養單位統一送至檔案館；財務系統，與檔案系統聯網，在財務報賬的同時即完成財務建檔立卷工作，再由財務統一收集送至檔案館；機關單位及個人，實行特殊檔案建檔工作，網絡自行建檔及信息錄入，再由個人報送至檔案館，由專職檔案員進行各類檔案的入庫、保管工作。

3.檔案利用。一是公對公檔案業務。這是指來檔案館查借閱檔案的是具有行政職能的單位，查閱檔案前要提供單位開具的介紹信等證明材料。這類業務要查看的檔案相對來說要廣，查看的內容有一定的隱秘性，多數與本單位的行政活動有關或進行一些信息認證。二是個人對公檔案業務。這是指以個人身份查閱行政文件，一般是查閱與個人有關的行政批文，包括任免、獎勵、處罰、派遣等。三是個人對個人檔案業務。這是指查閱的是自己在高校學習過程中產生與自己有關的學籍檔案。查詢這類檔案時，只需要提供查閱者的個人信息即可，涉及到其他人信息的部分要遮擋覆蓋。

三、基于門戶檔案管理系統的擴展及優勢

檔案管理工作在門戶管理中的應用，在原有的手工管理模式基礎上，以檔案信息載體為核心，工作對象由紙張、塑膠等載體材料變為檔案信息，不僅可輔助檔案管理、利用，更可開發對接擴展應用。與學校的信息辦公和其他檔案管理系統的對接擴展應用，是高校建設數字化檔案管理系統門戶發展的必由之路，也是今后發展的目標。

建立高校數字化檔案管理系統門戶，需要構建和完善數字信息檔案管理的局域網，有效提高高校檔案管理門戶的普及率及應用水平。結合校內網絡系統局域網及校外廣域網和互聯網絡，充分發揮門戶網站的多渠道、多領域、多端口優勢，提高高校檔案管理系統的涵蓋面和普及率。

基于門戶檔案管理系統的優勢主要體現在建檔立卷更加科學規范和人性化、查詢檢索功能強大和方便快捷。降低實物檔案使用頻率，延長檔案保存時間及現實利用價值。

（作者單位：吉林大學檔案館）