談民族高等院校照片檔案的現狀和設想

文//杜鋒銳

談民族高等院校照片檔案的現狀和設想

文//杜鋒銳

照片檔案是指國家機構、社會組織或個人在社會活動中直接形成的以靜止攝影影像為主要反映方式的有保存價值的歷史記錄。高校檔案中，照片檔案是一個重要組成部分，它以其特有的載體形式，獨特地反映了學校的歷史、重大變革、重要人物和事件的面貌。通過照片檔案可以進行歷史編著、人物志編寫、德育教育、對外宣傳等。照片檔案不僅可以使后人了解學校的悠久歷史，還能給人們留下直觀生動的印象。隨著現代社會信息化的不斷發展，人們對其利用度和重視度越來越高。對于民族高等院校而言，照片檔案工作和紙質檔案工作比較滯后，加之檔案歸檔程序和制度尚不完善，從某種意義上來說，制約了照片檔案的收集和利用發展步伐。筆者結合自身實際工作，提出以下幾點思考。

一、照片檔案的特點及意義

照片檔案大致可以分為兩類：傳統照片檔案、電子照片檔案。傳統照片檔案是指以感光材料為載體，以影像為反映方式的有保存價值的歷史記錄。它由底片、照片和說明三部分組成。電子照片檔案是指運用現代數碼影像技術和計算機技術形成的照片檔案，其屬于電子檔案。電子照片檔案的形成、傳輸、存儲都離不開計算機設備，也是目前最主要的照片檔案形成途徑。相比文書檔案，兩者又有其共性，都是在實際活動中形成的，具有保存價值的歷史記錄，可起到歷史憑證的作用。照片檔案又有其自身特點：直觀性強；包含信息量豐富。由于照片檔案直觀、形象地反映了客觀事物及其存在的周圍環境，使人們從實體影像中獲得了豐富的信息。它既是文書檔案的補充，又區別于文書檔案。所以，做好民族高校照片檔案的收集、管理和利用工作，對規范民族高校檔案管理工作有重要的現實意義。

二、照片檔案收集工作現狀及瓶頸

隨著近幾年全球信息化的發展，特別是新媒體的產生和飛速發展。高等院校的檔案管理工作已進入了一個新的歷史時期。但是，作為民族高等院校的檔案工作卻顯現了“收集困難、來源零散”的滯后狀態。具體體現在以下幾個方面。

1.照片檔案整體意識薄弱。檔案意識反映了人們對檔案的重視認知程度。由于照片檔案起步相對滯后，加之民族高校照片檔案起步較晚，校園活動更是呈多樣化趨勢，人們對照片檔案的了解不及紙質檔案，對電子照片拍攝、收集和保存意識觀念陳舊，歸檔意識模糊，認為照片檔案無關緊要；有些機關單位或個人更是不重視照片檔案的積累，無專人保管或長期零散存放，甚至管理人員崗位變動時造成照片無交接，成堆存放或丟棄；民族高校照片檔案收集工作由于范圍廣、人員變化大，部分單位或個人敷衍了事；為方便單位和個人使用，找各種借口不歸檔，檔案意識嚴重缺乏等等。這些因素嚴重影響了照片檔案收集工作的開展。

2.照片檔案管理制度不完善。依據國家《照片檔案管理規范》和《高校電子文件歸檔管理辦法》，很多高校制定了照片檔案管理制度，但還不夠健全、不完善，導致對照片檔案的收集、保管和利用不夠具體、不夠規范，不能夠形成一個有機整體，無章可循。上級檔案管理部門，對照片檔案的監督指導也缺乏直接性和具體性。這些直接影響了照片檔案的管理。

3.照片檔案來源零散。由于民族高校人員編制的限制，很多檔案館（室）無專門人員有計劃、有目的地跟蹤拍攝學校重大活動、重要會議及其他重要事件，包括具有重要保存價值的各項學生活動。絕大部分還是由高校宣傳部門或各個院、系、科研院所等單位直接參與拍攝。隨著先進攝錄設備的普及，照片分散化拍攝的現象愈加明顯，這就使得照片的數量增多、來源渠道增多、涉及歸檔的單位和個人分散，加之民族高校歸檔意識本身就不強，勢必造成了照片檔案收集困難、來源分散的現象。

4.照片整理不及時，存在缺失遺漏現象。數碼照片一般零散存儲于計算機上，一個簡單的文件夾保存，歸檔時才稍加整理，不經篩選整個拷貝到檔案館（室），對每張照片的形成背景也沒有具體批注，整理不及時情況嚴重。數碼照片的形成和存儲主要依賴現代計算機設備、攝錄設備和各種存儲設備，這些硬件設備條件的好壞直接影響著數碼照片的安全，加之各種計算機病毒的侵入，非常容易導致數碼照片的損壞和丟失。

5.照片檔案保存基礎設施簡陋。當前，由于民族高校檔案工作發展比較滯后，學校對檔案工作的重視度不夠，普遍存在檔案經費嚴重不足現象，檔案庫房條件差，基礎設施簡陋，辦公區域和庫房沒有做到“三分開”，庫房達不到“八防”要求，庫房內部溫濕度達不到規范標準，照片檔案保管更是沒有專業保管設備，導致照片檔案容易變質、損壞。

三、做好民族高校照片檔案工作的幾點設想

1.加強檔案知識宣傳，強化民族高校照片檔案收集意識。沒有收集，檔案的管理和利用就無從談起。針對民族高校師生對照片檔案收集、管理意識薄弱的現狀，檔案館（室）應加大照片檔案重要價值的宣傳，通過網站、微博和微信等新媒體方式提高照片檔案認知度。通過舉辦展覽，編研畫冊和利用效果展示等方法，結合《檔案法》《照片檔案管理規范》等法律法規，向師生宣傳照片檔案價值，逐步促使他們充分了解照片檔案在高校教育、科學研究及社會宣傳中的重要地位和作用，擴大照片檔案在民族高校中的影響力，爭取得到全校師生乃至校外各界的支持。

2.完善照片檔案規章制度，制定民族高校照片檔案歸檔實施細則。民族高校要結合學校民族多、工作環境復雜等特點，制定照片檔案規章制度，特別是照片檔案歸檔實施細則。目前，大多數高校制定了多類檔案規章制度，但相比較而言，照片檔案制度還不完善，可操作性不強，對實際工作指導性不強，遠不如黨群、行政等文書檔案詳細可行。照片檔案歸檔實施細則應對照片檔案的歸檔時間、歸檔范圍、照片背景信息備注、保管條件等都做出詳細規定，重點是對照片檔案歸檔時的歸檔規范作出詳細說明。

3.開展多形式照片檔案收集工作，加強民族高校照片檔案規范化管理。照片檔案的收集是整個照片檔案工作的重中之重，根據照片檔案特有的性質，應采取多種措施和多種方式開展收集工作。

把握重點，分別管理。首先，對日常產生照片較多和利用價值較高的機關單位，如宣傳部、學生處等單位重點幫扶。除采取每個單位設置一名專任兼職檔案管理員以外，還應對重點單位分發檔案相冊，保證可以隨時對歸檔的照片標注時間、地點、人物事件及其背景，并及時放入檔案冊。及時送交檔案館（室）。對于其他照片產生數量較少的單位，檔案館（室）應根據歸檔通知，加強和兼職檔案員的聯系，必要時可以上門協助照片檔案收集工作。

開展民族特色照片檔案的收集。民族特色照片檔案是指反映民族高校某一專題內容的一系列照片，包括校容、校貌、重大歷史事件、畢業生畢業風采等。為更好地做好特色照片檔案的收集工作，可以采取本單位收集和社會征集相結合的方式，特別是一些老舊且具有重要歷史價值的照片，以本單位收集為主，社會征集為輔，既可以豐富館藏，又可以為民族高校建設添磚加瓦。

加強高校重大事件照片的跟蹤收集。針對高校一些重大事件形成的照片，檔案館（室）還應該主動跟蹤收集，必要時應該參與到重大事件過程當中去，以便更加清楚照片形成的背景，保證照片檔案的完整。

4.建立檔案收集工作監督機制，保證檔案工作合理、規范化和科學化發展。檔案工作應形成統一領導、分級管理，責任到位、專人負責，依法依規、嚴格落實的管理制度。加強檔案收集、管理監督機制的建設，尤為重要。檔案監督體制建設可以將校屬各單位全部納入其中，建立起一整套自上而下的檔案工作網絡體系，實行檔案工作目標管理責任制，對校屬各單位檔案工作形成硬性約束，對學校依法治檔以及檔案收集、歸檔、整理、開發利用、數字化、信息化及網絡交互共享工作的順利有序開展起到巨大推動作用。

綜上,民族高校檔案館（室）應積極主動地加強照片檔案工作的宣傳力度，推進照片檔案收集、管理和利用制度的建立，加快檔案工作監督機制建立的步伐，積極開展并加大照片檔案信息資源的開發利用，為民族高校的基礎建設和跨越式發展提供助力。

（作者單位：西北民族大學檔案館）