淺談如何做好事業單位檔案管理工作

于 磊

洮南市社會保險事業管理局

淺談如何做好事業單位檔案管理工作

于 磊

洮南市社會保險事業管理局

對于事業單位來講，檔案管理工作是管理系統當中的重要組成部分，也是事業單位開展各項社會實踐活動的真實記錄，因此作為管理者來講必須要重視這一工作。本文就以此為中心，結合工作實際，對當前如何做好事業單位的檔案管理工作進行分析論述。

事業單位；檔案管理工作；檔案管理人員

檔案具有一定的憑證作用和參考作用，且這些作用隨著文明程度的提高不斷加強。事業單位的檔案管理工作是一項系統性的工程，必須要采取有效的措施加強管理，才能夠更好的發揮檔案的作用。下面本文就對當前事業單位檔案管理工作中存在的問題進行分析，并指出具體的解決對策。

1 領導重視支持是做好檔案管理工作的基礎

要向讓領導重視和支持，在實際的工作中首先就是要做到愛崗敬業，同時在工作中要認真的做好本職工作的內容，檔案人員在工作中還要調動起自己的工作積極性，同時還要在實際的工作中不斷的提高自身的業務能力和業務水平，工作人員要熱愛自己的職業，做出非常好的工作業績，從而給領導留下深刻的印象。

其次是要增加請示和匯報的頻率。有些事業單位的領導在工作中本身就對檔案工作不是十分的重視，同時還容易出現檔案管理工作可有可無的思想，所以檔案管理人員一定要時常向領導匯報檔案工作的最新進展，從而使得領導更加關注和支持檔案工作，這也是檔案管理人員應該十分重視的一個部分。

再次就是要樹立完整的全局意識，同時還要主動提供高質量的服務。檔案管理人員在工作的過程中要有高度的服務意識，將最為核心的工作做好，及時的向相關的科室和部門提供他們需要的信息資源，這樣就會使得檔案工作能夠收到領導部門或者是領導者的高度重視。

2 提高檔案人員業務素質是做好檔案管理工作的條件

2.1 提高檔案工作人員的政治素質

檔案工作人員在實際的工作中必須要堅持熱愛中國共產黨，熱愛社會主義，熱愛祖國和人民，同時還要在實際的工作中大力的去推行黨和國家建設過程中提出的各項政策和方針。因為檔案工作在實際的工作中有非常強的機密性，同時還有一定的政治傾向，隨意檔案工作人員針對這樣的工作，相關的人員一定要守住秘密，同時還應該在實際的工作中充分的體現出高度的為人民服務的意識。

2.2 提高檔案工作人員的專業素質

檔案工作人員在實際的工作中應該按照工作的相關標準和要求去履行好自己的職責，同時在工作中要有高度的責任感，懂得文書學和管理學一級檔案保護技術學等多項學科，同時還要在工作的過程中充分的了解國家關于檔案管理的相關政策和措施，對自己需要完成的業務也要進行不斷的發展和完善，在工作中還要靈活的運用自己所掌握的知識和技能，只有這樣才能更好的保證工作人員可以保質保量的完成相關的工作內容。

2.3 提高工作人員的知識素質

檔案人員在工作的過程中必須要具備中等或者是中等以上的文化水平，在能夠熟練掌握和相關業務知識的基礎上還要掌握和工作相關的各類知識，檔案管理人員在工作中應該具備一些歷史、檔案內容有關的科學技術知識。檔案行政管理人員在工作中應該對管理學和圖書館學有更加深入和透徹的了解，只有這樣，才能更好的保證工作的質量。

3 掌握事業單位檔案管理工作的基本內容

檔案管理工作各個業務環節都有不同的內容，每項工作都不可或缺，十分重要。因此，要全面掌握檔案工作各個環節，根據每個環節開展工作。檔案管理工作基本內容包括檔案的收集、整理、鑒定、保管、統計、檢索、利用、編研八項工作，通常稱為檔案工作的八個業務環節，各業務環節都是在平時的工作中形成的。

3.1 檔案收集工作

在日常的工作中，單位各部門收發的文件都是分散的，如果需要歸檔，那么，就要在這些分散的文件中挑選出有價值的文件進行歸檔，這就形成了檔案收集工作，是檔案管理工作的第一步。

3.2 檔案整理工作

收集來的檔案數量大、內容多、類別復雜，顯得非常亂。為了便于保管和查找，就需要把收集來的檔案進行分門別類，逐項進行歸檔，讓無序的文件變得有序，檔案整理工作是檔案管理工作中關鍵性的工作。

3.3 檔案鑒定工作

隨著時間的推移，每個單位的檔案越來越多，但是有些檔案顯現出它的珍貴性，但有些檔案材料卻失去了它的價值。這時，檔案的鑒定工作就尤為重要，剔除檔案中失去保存價值的資料，將檔案進行分級保管，就是檔案的鑒定工作。

3.4 檔案的保管工作

受到環境和人為因素的影響，檔案會出現紙張變質、字跡褪色等現象，甚至可能由于突發事件而導致不可逆轉的損失。因此，想要更長遠的利用檔案，就必須采取各種保護措施，讓檔案完整、齊全，盡力延長其使用壽命。

3.5 檔案的統計工作

檔案的統計工作就是對檔案進行登記、記錄和統計，為了全面掌握本單位檔案工作，把握檔案工作狀態和規律，并對檔案和檔案工作進行數量的統計、質量的分析和規律的研究。

3.6 檔案的檢索工作

面對數量龐大的檔案，如何在其中找出有利用價值的材料，為了滿足特定的查找、利用要求，需要通過多種途徑和形式揭示檔案的內容和成分，提供查找檔案的手段，由此便形成了檔案的檢索工作。

3.7 檔案的利用工作

利用是檔案的直接目的，也是為了達到這個目的而進行的具體工作，檔案的收集、整理、鑒定等工作，都是為了發揮檔案的作用，為單位的各項工作更好的服務。

3.8 檔案的編研工作

為了滿足更多利用者的不同要求，也為了保護檔案的原件，就需要對檔案中的史料進行研究，能夠在更大的范圍內發揮其作用。

結束語

檔案對于事業單位來講具有重要的作用，因此檔案管理者必須要根據事業單位的需求做好管理工作。本文針對當前管理中存在的問題進行了分析，并結合自身工作經驗對如何做好檔案管理工作提出幾點建議，希望能夠對今后的工作起到一定的幫助作用，以保證事業單位檔案管理工作高效有序的進行。

[1]于玲霞.如何做好事業單位檔案管理工作.檔案管理，2012年第01期.

[2]王文霞.如何做好事業單位檔案管理工作.企業文化(下旬刊)，2014年第5期.

[3]張偉.淺談做好事業單位檔案管理工作的方法.檔案與建設，2013年第S1期.