論檔案管理的信息化建設

石砂石

黑龍江省農墾牡丹江管理局辦公室

論檔案管理的信息化建設

石砂石

黑龍江省農墾牡丹江管理局辦公室

檔案信息化，就是在國家檔案行政管理部門的統一規劃與組織下，在檔案管理活動中全面應用現代信息技術，對檔案信息資源進行處理、管理和提供利用服務。換言之，檔案信息化是指檔案管理模式從過去的以檔案實體保管為重點向以檔案實體這種主要形式向社會提供服務為重點的轉變過程。

檔案；管理；信息化

1、業檔案信息化建設的主要內容

檔案信息化建設的主要內容是通過運用終端設備的信息化采集(收集)工具，以數據中心的存儲為載體，以數據庫建立起來的檔案信息庫為系統核心，采用檔案信息管理軟件系統為應用管理的平臺，進而實現信息化信息在終端與數據中心之間進行互聯，以達到管理人員或一般用戶對檔案相關資源進行Internet/LAN的應用管理的目的，以實現信息化管理模式和輔助實體管理模式的最優結合。積極推進各類檔案的數據庫建設，加速局域網建設，將檔案數據庫作為重要信息。將傳統的檔案信息通過計算機、系統等軟硬件的處理，轉化為相對應的數字信息，并存儲于檔案館數據信息中心，管理人員或者一般人員可以根據相應的權限在客戶端對其進行信息的調用、借閱及處理等，使檔案資源得到了最大功能的發揮。造就一支高素質的檔案信息化人才隊伍。人才是最寶貴的資源，是檔案信息化建設成功與持續發展的關鍵。

2、檔案信息化建設的重要性

隨著互聯網應用的廣泛普及和深入，網絡化工作模式已經滲入到當今社會各行各業，人們必須以網絡的高效率來適應社會的發展需要。但是由于種種原因，我國的檔案管理在信息化和信息化的進程中普遍處于相對滯后的階段。隨著我國企業各項管理工作向信息化發展，企業檔案信息在企業日常管理中的地位越來越重要。為了更有效、更快捷地開發和應用檔案信息資源，充分發揮企業檔案在企業管理工作中的作用，就必須實現檔案管理的信息化來逐漸替代和優化傳統的檔案管理模式。這其中包括運用網絡信息檢索技術實現檔案檢索的自動化、運用縮微技術實現檔案存貯的縮微化、運用現代通訊技術實現檔案信息的網絡化等。檔案工作的信息化已經成為檔案人員不得不面對的新課題，企業檔案工作的信息化建設己成為企業檔案的發展趨勢。

3、檔案管理信息化的現狀

3.1 社會的現代化發展管理軟件缺乏統一性

檔案部門使用的計算機型號不一，規格各異，各自開發的軟件不能互用，并且沒有一個既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計算機管理軟件系統，由于不能互調，就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地出版信息編輯成果，這制約了檔案信息電子化的進程。

3.2 檔案管理基礎工作標準化規范化仍需改進

檔案信息管理電于化的前提是基礎工作的規范化和標準化。但由于歷史原因，館藏檔案業務基礎差。案卷質量不高，特別是各類檔案的著錄細則相容性不強，系統軟件移植性差；檔案自動化工作尚無統一標準，僅著眼于某一個館或某個專業系統，無法全面實施、推廣統一標準，這也制約了檔案信息工作電子化。

3.3 檔案管理的技術標準

組織工作程序標準未從計算機信息處理技術特點和發展考慮，越來越多的歸檔“文件資料”是磁盤、光盤，現行的檔案整理、分類方法、著錄標準及有關規定已不能完全適應。

3.4 檔案信息管理人員的素質有待提高

實現檔案信息電于化。首先要有現代化的人，管理人員要有較高的知識層次和先進技術水平，不能僅僅滿足于一般的計算機操作。從目前看，許多檔案部門缺乏現代高技術人才，其中檔案、信息處理復合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現代技術水平偏低。甚至有現代文盲現象。盡管引進了現代化設備，仍不能充分發揮作用，就談不上檔案信息電子化了。

4、檔案信息化的建設

4.1 建立檔案網絡系統

檔案網站是檔案機構在互聯網上建立的站點，是發布各類檔案信息并提供檔案利用服務，構成信息網絡的一個節點，在檔案系統內建設數字化綜合應用平臺。建立健全內部服務網和公眾服務網，發揮網站的作用，使檔案網站成為宣傳檔案工作、探討檔案業務交流、開展檔案信息服務的窗口，這項工作，極大地促進了檔案信息化的建設。在此基礎上，根據系統建設需求，采購必要的硬件設備，為系統提供硬件基礎。提高檔案管理軟件的技術和應用水平，為保證檔案信息交換、實現檔案信息資源共享創造條件。制定相應的策略、保障檔案資源的原始性、安全性、可靠性。

4.2 加強電子文件的管理

一是隨著計算機信息管理網的建立與發展，越來越多的重要文件被傳輸上網。上網前，又按照信息管理部門的統一要求進行了文件格式的轉換，在一定程度上保證了數據的可靠性和通用性。對那些未輸送到計算機信息管理網上的具有保存價值的電子文檔，應由電子文件形成部門編目整理，也利用網絡技術向檔案部門傳輸，也可以借助信息管理網絡在各業務管理機構與檔案部門之間開通電子文件歸檔專遞網線，建立依附在信息管理網上的歸檔專用子系統。將上網與未上網的具有保存價值的電子文件通過此系統傳輸給檔案部門。

4.3 強化檔案隊伍建設，提高業務素質

檔案人員必須從雜業型轉向專業型。保證檔案系統現代化管理工作有序、正常、持續的發展，人的因素是主要的。檔案管理領域缺乏懂軟件開發又精通檔案專業知識的復合型人才；提高整個檔案隊伍素質，創造條件有針對性適合不同的工作崗位。進行知識更新，適應對外指導工作和內部基礎管理工作；建立競爭機制，克服人的惰性，充分發揮人的主觀能動性，有他們的用武之地和舒展才能的場所；建立激勵機制，合理設置崗位。工作科學量化，體現一個單位內工作量大與小不一樣、專與不專不一樣，有利于工作人員的積極性和創造性充分發揮。

結束語：

總之，為了適應國家信息化建設和檔案工作可持續發展要求，各企業應以網絡建設為基礎，以檔案信息資源開發為中心，以提高檔案利用率為目的，把檔案信息建設納入到公司信息化建設的總格局，把網絡技術應用于檔案信息管理工作中。因此，我們必須加快檔案的現代化管理進程，逐步實現企業檔案的信息化建設。

[1]姚小娟.檔案信息化管理探討[J].廣東水利水電；2006年04期

[2]李妍.淺談我國檔案信息化建設與管理[J].黑龍江科技信息；2011年11期