信息時代下檔案管理工作的創新

徐頻 四川職業技術學院

信息時代下檔案管理工作的創新

徐頻 四川職業技術學院

隨著網絡信息技術的不斷發展，檔案管理工作要不斷進行創新，才能適應社會的發展。在檔案管理工作中，運用網絡信息技術，能夠有效提高檔案管理工作的效率，使其保證檔案管理工作開展的高效性與準確性。

信息時代 檔案管理 創新工作

檔案資料作為社會重要的信息資源，記錄了個人、用人單位的相關信息。在信息時代下，傳統的檔案管理模式已經無法滿足社會的發展，只有將檔案管理工作不斷的創新，運用先進的管理手段，學習高效的檔案管理經驗，使其有效推動用人單位在經濟市場中的長久發展。

一、信息時代下檔案管理相關概述

（一）信息化檔案管理概念。信息化檔案管理便是在實際檔案管理工作中，融入現代信息技術，通過網絡信息技術，對檔案的信息進行收集、整理、保存，并為用人單位及社會提供檔案新信息服務功能。當下，很多用人單位在檔案管理工作中都在積極的將傳統的管理模式向現代化、信息化的管理模式轉變。

（二）信息化檔案管理特征。

1.在信息時代下，開展檔案管理工作一定要遵守相關的法律法規、政策制度，而這必須要由檔案管理有關的行政部門進行統一的制定。

2.信息化檔案管理是一種電子文件與電子檔案重要的社會信息化的表現形式，檔案管理信息化的產生，標志了政府以及用人單位已經走向了信息化。

3.信息化的檔案管理工作在很大程度上發揮了現代信息技術所具有的優勢，有效實現了檔案管理工作的數字化、現代化、信息化、網絡化，這對檔案管理工作的質量有積極地促進作用。

二、信息時代下檔案管理工作存在的問題

隨著我國網絡信息技術的快速發展，信息技術已經被廣泛的應用。充分運用信息資源已經是當代社會發展的主要形勢。但是，在信息時代背景下，單位在開展檔案管理工作中，采用信息技術進行管理，依然存在很多問題。很多單位在開展檔案管理工作中，依然存在工作理念滯后的現象。傳統的管理理念注重對檔案的收藏，卻忽略了檔案的實用性。由于在信息環境下，檔案管理工作信息量過大，并且要求要具備一定的實用性，要注重樹立檔案人員服務意識。另外，傳統檔案管理模式對信息存檔是員工進行手工編輯的，這樣存在一定的不足，不能對檔案信息進行有效的整理，檢索信息效率低，并不能有效發揮檔案信息應有的作用。另外，檔案管理工作規劃滯后，檔案管理工作在開展中受地域等因素的影響，在發展中存在一定的約束。

三、信息時代下檔案管理工作的創新實踐

1.創新檔案管理工作的理念。在信息時代下，創新檔案管理工作，首先就是要創新檔案管理工作理念，將檔案管理工作注重對信息收藏的理念轉為注重檔案信息的使用價值，為個人、用人單位以及社會提供資良好的檔案信息服務。因此，各單位在開展檔案管理中，保證能夠意識到檔案管理工作的重要性，相關管理人員組織檔案工作人員進行培訓，不斷培養檔案管理工作人員的創新思想理念，使檔案管理工作人員更加符合社會的發展，滿足個人及用人單位的實際需求，不斷學習國外先進的檔案管理工作經驗，使其不斷加強自身的專業能力，做好檔案管理相關工作。

2.創新檔案管理工作的服務。在信息時代下開展檔案管理工作，首先要創建檔案管理網絡服務平臺。傳統的管理模式已經不能適用社會的發展，無法有效提高檔案管理工作效率。創建統一的檔案信息網絡服務臺，能夠不受時間、地點、空間等客觀因素的影響，可以及時利用相關的驗證信息對檔案信息進行查詢。各單位可以加強對電子檔案信息采取自動化的管理模式，電子信息能夠進行自動化上傳并進行整理，上傳的電子檔案信息通過自主下載便能有效實現檔案管理的實際作用。檔案管理的實施，主要目的便是為社會、單位以及個人提供較好的服務，實現信息資源共享，使其能夠及時查詢相關信息，這樣才能夠更好的實現檔案管理工作的服務目的。

3.完善檔案信息數據庫的建設。我國當下在很多時候處理文件都是在運用信息技術管理的過渡時期，想要更好的完善檔案的信息化管理，最重要的便是更好的完善檔案信息數據庫的建設。但是創建完善的檔案信息數據庫并不是一件容易的事情，在實際建設中需要經歷一個長期的工程才能更好的形成。所以，在實際建設中，要保證檔案信息數據庫在建設中遵守由低到高的原則，并且要將檔案管理工作與網絡信息技術進行有效結合，還要加強協調兩者之間的工作，并且還要將單獨的每個檔案目錄庫與綜合數據庫的進行結合，使其能夠形成一種分布形式與網絡開發的數據庫，使其能夠在很大程度上提高其檔案管理工作效率。

4.有效實現檔案管理工作的數字化與現代化。在信息時代下，開展檔案管理工作中，要根據社會的發展情況，以及單位的實際需求，將檔案信息以及電子文件進行較好的保存，最重要的便是檔案管理信息系統、CAD系統、CAM系統與信息管理系統，并且將這些現代化的、數字化的先進的信息化的設備技術融入到實際檔案管理工作中，并且要不斷的創新管理思想理念。

創建專業化的、數字化以及現代化的網絡檔案管理信息化平臺，將檔案管理信息服務與網絡信息技術系統進行有效的融合，使其能夠在互聯網信息平臺上實行公開的、透明的服務模式，主要目的是為了能夠更好的拓寬各個單位檔案管理信息工作的視野，不斷完善與創新檔案管理工作的思維，并創建符合自身發展的數據庫信息管理系統，保證檔案管理工作能夠較好的發揮社會價值與實際功能，不斷開拓新的管理局面。時代在不斷的發展進步，社會在不斷的變化，在開展檔案管理工作中，只有順應時代的發展才能更好的生存。

四、結語

綜上所述，檔案對個人、用人單位以及社會具有重要的作用。隨著科技的發展，網絡信息技術也在快速發展，互聯網被廣泛應用，檔案管理工作也在隨著社會的變化產生變化，傳統的檔案管理模式已經不能滿足與當代的社會發展需求。在信息時代下，開展檔案管理工作，能夠有效提高檔案管理工作效率。

[1]王麗麗.淺析信息時代下檔案管理工作的創新[J].黑龍江科技信息,2017,(16):293.

[2]孟艷麗.信息時代下檔案管理工作的創新探究[J].辦公室業務,2017,(03):147.

徐頻，女，四川職業技術學院，副研究館員，研究方向：檔案管理。